发邮件的礼貌

2021年2月28日发(作者：去死的英文)

发邮件的礼仪汇总

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让优秀成为习惯

关于主题

主题要提纲挈领

，

< br>添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之处，

在主题栏里用短短的几

个字概括出整个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理。

1

． 一定不要空白标题，这是最失礼的。

2

．标题要简短，不宜冗长，不要让

outlook

用?才能显 示完你的标题。

3..

< p>
最好写上来自

**

公司的邮件，以便对方一目了然 又便于留存，时间可以不用注明，因为

一般的邮箱会自动生成，写了反而累赘

< p>
。

4.

标题要能真 反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如

“王 先生收”。也

不要用

胡乱无实际内容的主题，例如：

< p>
“

嘿！

”

或是

< p>
“

收着！

”

< p>
5

．一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日 后整理

6

．可适当用使用大写字母或 特殊字符（如“

* !

”等）来突出标题，引起收件人注意，但 应

适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。

7

．回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要

< p>
RE RE

一大串。

8

、最最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出

前忘记检查主题。主题是给别人的第一印象，一定要慎之又慎。

关于称呼与问候

1

．

恰当地称呼收件者，拿捏尺度

邮件的 开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，

要求其给 出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、

ALL

。

如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“

< br>x

经理”；如果不清楚职务，则应按通常的

“

< p>
x

先生”、“

x

小姐”称 呼，但要把性别先搞清楚。

不熟悉的人不宜直接称呼英文名，

对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。

称呼全名也

< p>
是不礼貌的，不要逮谁都用个“

Dear xxx

”，显得很熟络。

关于格式，称呼是第一行顶格写。

2

．

Email

开头结尾最好要有问候语

最简单的开头写一个“

HI

”，中文的写个”你好”或者“您好 ”，开头问候语是称

呼换行空两格写。

结尾常见的写个

Best Regards

，中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了，若是尊

长应使用“此致敬礼”。注意 ，在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此

致”为紧接上一行结尾或换 行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。

俗话 说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对

方也能平 静的看待

正文

1. Email

正文要简明扼要，行文通顺

若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名是必须

通 报的以示对对方的尊重，

点名身份应当简洁扼要，

最好是和本邮 件以及对方有关，

主要功

能是为了收件人能够顺利地理解邮件来 意。

不可没头没脑就是正事，

别人不知道你是谁还得

< p>
拉到最后看。但也不可过多，有些联系方式之类与正文无关的信息应在签名档中表明。

Email

正文应简明扼要的说清楚事情；如果 具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，

然后单独写个文件作为附件进行详细描述。< /p>

正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要 出现让人晦涩难懂的

语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧 。

2.

注意

Email

的论述语气

< p>

根据收件人与自己的熟络程度、

等级关系；

邮件是对内还是对外性质的不同，

选择恰当

的语气进行论述，以免引起对方不适。

尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。

电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。

“邮件门”就

是深刻的教训！

3. Email

正文多用

1234

之类的列表，以清晰明确。

如果事情复杂，最好

1

、

2

、

3

、

4

的列几个段落进行清晰明确的说明 。保持你的每个段

落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。

4.

一次邮件交待完整信息

最好在一次邮 件中把相关信息全部说清楚，

说准确。

不要过两分钟之后再发一 封什么

“补

充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。< /p>

5.

尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查

这是对别人的尊重，

也是自己态度的 体现。如果是英文

Email

，最好把拼写检查功能打

开

;

如果是中文

Em ail

，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。

< p>
在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。

< br>

6.

合理提示重要信息

不要动不动就用大 写字母、

粗体斜体、

颜色字体、

加大字 号等手段对一些信息进行提示。

合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点 ，影响阅度。

7.

合理利用图片，表格等形式来辅助阐述

对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，

单纯以文字形式很难描述清楚。

< p>
如果配合图

表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。

8.

不要动不动使用

:)

之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻

Business Email

不是你的情书，所以

:)

之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出

一定的轻松气氛的场合，比如现在－

:)

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