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关于主题
主题是接收者了解邮件的第一信息,因此要提纲挈领,使用有
意义的主题行,这样可以
让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。
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1
.一定不要空白标题,这是最失礼的
2
.标题要简短,不宜冗长,要不阅读的时候显示不完整
3.
标题要能真反映文章的内容和重要性
,切忌使用含义不清的标题,如
“王先生收”。也
不要在标题里直接填写信件内容,
这个平时遇到好多这样的情况,
但是总体而言,
和不书写
标题的来比,还是好的
。但是两者都不提倡
4
.一封信尽可
能只针对一个主题,不在一封信内谈及多件事情,以便于日后整理
5
.可适当用使用大写字母或特殊字符(如“
* !
”等)来突出标题,引起收件人注意,但应
适度,特别是不要随便就用
“紧急”之类的字眼
6
.回复对方邮
件时,可以根据回复内容需要更改标题,不要
RE
RE
一大串
关于称呼与问候
1
.
恰当地称呼收件者,拿捏尺度
邮件的开头要称呼收件人。
这既显得
礼貌,
也明确提醒某收件人,
此邮件是面向他的,
要求其给出必要的回应;在多个收件人的情况下可以称呼大家、
ALL
。
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如果对方有职务,应按职务尊称对方,如“
x
经理”;如果不清楚职务,则应按通常
的“
x
先生”、“
x
小姐”称呼,但要把性别先搞清楚。
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不熟悉的人不宜直接称呼英文名,
对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名
也是不礼貌的,不要逮谁都用个“
p>
Dear xxx
”,显得很熟络。
2
.
Email
开头结尾最好要有问候语
1.
Email
正文要简明扼要,行文通顺
p>
Email
正文应简明扼要的说清楚事情;如果具体内容确实很多,
正文应只作摘要介
绍,然后单独写个文件作为附件进行详细描述。
正文行文应通顺,多用简单词汇和短句,准确清晰的表达
2.
注意
Email
的论述语气
根据收件人与自己的熟络程度、
等级
关系;
邮件是对内还是对外性质的不同,
选择恰
当的语气进行论述,以免引起对方不适。
尊重对方,请、谢谢之类的语句要经常出现。
电子邮件可轻易地转给他人,
p>
因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。
转发邮件时候,
如果涉及到较多人的邮件地址,一定记得删除原始发件人信息。
3. Email
正文多用
1234
之类的列表,以清晰明确。保持你的每个段落简短不冗长。
p>
4.
一次邮件交待完整信息
5.
尽可能避免拼写错误和错别字,注意使用拼写检查
p>
在邮件发送之前,务必自己仔细阅读一遍,检查行文是否通顺,拼写是否有错误。
6.
合理提示重要信息
不要动
不动就用大写字母、
粗体斜体、
颜色字体、
加大字号等手段对一些信息进行提示
7.
合理利用图片,表格等形式来辅助阐述
8.
不要动不动使用
:)
之类的笑脸字符,在商务信函里面这样显得比较轻佻
关于附件
1.
如果邮件带有附件,应在正文里面提示收件人查看附件
2.
附件文件应按有意义的名字命名,不可用外星人才看懂的文件名
3.
正文中应对附件内容做简要说明,特别是带有多个附件时
4.
附件数目不宜超过
4
个,数目较多时应打包压缩成一个文件
5. <
/p>
如果附件是特殊格式文件,因在正文中说明打开方式,以免影响使用
6.
如果附件过大(不宜超过
2
MB
),应分割成几个小文件分别发送,
语言的选择和汉字编码
1.
只在必要的时候才使用英文邮件
2.
尊重对方的习惯,不主动发起英文邮件
3.
对于一些信息量丰富或重要的
邮件,建议使用中文。你很难保证你的英文表达水平或收
件人中某人的英文理解水平存在
问题,而影响邮件所涉及问题的解决。
4.
选择便于阅度的字号和字体
中文老
实点用宋体或新宋体,
英文就用
Verdana
或
Arial
字型,
字号用五号或
10
号字即<
/p>
可。这是经研究证明最适合在线阅度的字号和字体。
结尾签名
1.
签名信息不宜过多
电子邮
件消息末尾加上签名档是必要的。你只需将一些必要信息放在上面,对方如果需
要更详细
的信息,自然会与你联系。
2.
不要只用一个签名档
对内、
对
私、
对熟悉的客户等群体的邮件往来,
签名档应该进行简化。<
/p>
你可以在
OUTLOOK
中设置多个签名
档,灵活调用。
3.
签名档文字应选择与正文文字匹配,简体、繁体或英文,以免成出现乱码。字号一般应
选择比正文字体小一些。
回复技巧
1.
及时回复
Email
收到他
人的重要电子邮件后,
即刻回复对方一下,
往往还是必不可少的
,
这是对他
人
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