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外企电子邮件的游戏规则
从国企到外企的“电邮冲击”
小王刚从国企跳到了外企，
一进入外
企，
他发现外企大多数工作都是在电邮上展开的，
甚至同事之间
70%
的交往是在电邮上进行的，经过两个月的工作，他总结了
三条经验：
邮件多过公文
小王过去在国企，曾经当过领导的
秘书，国企盛行的是文本公文，公文都要打成小四
号字的仿宋体。
而现在任职的外企除了合约以外，
基本是无纸办公。
绝大多数
对领导的请示、
汇报都通过电邮，
与同事的沟通也都要写电邮。
外企的电邮也有规范，
邮件主体尽量不要出
现汉字，汉字只能在附件中出现。邮件字体一般要求英文用
Verdana
，汉字用细等线简体。
汇报，口头不如电邮
在国企的时候，小王经常去处长的办公室口头汇报工作，而且
谁去汇报得越频繁，谁
就越被同事认为是领导的红人。
可是现在
到了外企，
老板从来没有叫他去汇报工作。
过了两
周，小王还在纳闷，被老板叫去问话：
“你怎么从来不用邮件向我和同事汇报
工作进度和反
馈执行情况？”
这一问，
小王才知道外企不流行口头汇报工作，
他才意识到外企一天的工作
量可能是国企的
4-5
倍，领导没有那么多时间面对面听取工
作汇报，而且领导也更健忘，需
要邮件提醒。
抄送还是不抄送
小王在国企的时候，通常是对外才
会使用邮箱，邮箱里面一周能收到
4-5
封电邮；而
他来外企之后，
一天就能收到
15-30
封电邮。
经常同事会把一些与小王无关的邮件抄送到小
< br>王的邮箱里面来，一开始，小王还会诧异同事是不是发错了。
有一天，同事终于忍不住问小王：
“小王，
你怎么从来不把你的邮件抄送给我们呀，
我
们都是快销组的呀！
”小王原来以为一个客户既然
由自己负责，就没必要事无巨细抄送其他
同事，
无故增加他人的
邮件浏览量。
而事实是，同一个团队的同事需要知道他在做什么，更
需要知道客户在做什么，
这样整个团队才能协同前进。
于是
，
小王开始了向团队和老板抄送，
过了一段时间，老板又找小王
麻烦了，
“你怎么什么鸡毛蒜皮都抄送给我呀？”经过了一个
半
月，小王才掌握到了邮件抄送的尺度。
外企电邮门道多
很难想象，外企的电邮系统如果瘫痪上几天，公司的运营和管理会出现为什么样的状
况。
据统计，
80%
的
外企职场人每天上班要做的第一件事，
就是打开电子邮箱收发邮件。
70%
的职场人，
下班前的最后一件事是查看邮箱，
确认没有尚未处理的紧急邮件。
30%
的职场
人，
即使下班或周末在家休息，也要强迫症式地登录公司邮箱，查有没有漏掉紧要的任务
。
电邮与每个白领的职业发展关系也是如此紧密，
不要把电邮简单地理解为一封信，
应该把电
邮理解
成为一种最重要的职场沟通方式。别小看了电邮功能中的抄送、暗送、转发等功能，
简单
的几个词，里面大有玄机。
面对面抄送是为了明晰责任
非外企人士经常会嘲笑，外企白领写电邮写到痴迷的程度，无
论大事小事都写电邮，
即使面对面坐着也要写电邮。
对此，
外企白领
Emily
的答复是：
如果当面说或者在电话里讲，
对方左耳听右耳也许就忘了，许多事情从此“
死无对证”
。电邮存在公司服务器上，白纸黑
字，
谁也赖不掉。
最近有同事不按规矩出牌，
用即时通讯
工具给
Emily
传重要公文，
结果<
/p>
Emily
漏掉了。现在
Emily
即时通讯工具签名上多了一条，
“请不要通过
QQ
和
MSN
传文件！
”
施压用抄送
相信大家看过宫廷剧，
宫廷剧上大臣最喜欢说的是：
“明儿个我参他一本，
让他好看！
”
最先上奏折的是低级官员，
然后双方阵营逐级往上添奏折，
最后丞相和太师才露脸
“互
掐”
。
职场的电邮世界也经常上演古
老的宫廷剧，白领们也在跟帖上奏折
“参”对方阵营一本。有
的
电邮被反复
Reward(
回复
)
，拖着长长的尾巴。逐条看下去，像是看一场没有硝烟的战争。
记者
曾经看一个邮件在短短
30
分钟，这封邮件被外企同事
RE(
回复
)20
次。
原来是
A
部门的
项目没有得到
B
部门的支持，
给搞砸了，
客户很生气，
不仅不准备付款，
而且不打算再与他
们合作了。第一封电邮是客户发给
A
部门总监的
，是一封拒绝付款的投诉信。但是，这封
信却并没有被
A
部门的总监转发，而是由
A
部门的一个小小的
项目经理“开球”
，把邮件群
发给了
A
部门
4
个小组的成员，希望大家找出责
任人。然后小组成员接二连三地
RE
这个邮
件，开始有
A
部门组员开始说
B<
/p>
组坏话，还附上了证人与证词。后来，
A
部门总监写了一封
悔过书并连同那封被
RE(
< br>回复
)
了
20
< br>次的电邮一并抄送给了大老板。从此
B
部门总监知道了<
/p>
A
部门总监的威力，不敢再拆台。
邀功也用抄送
外企不流行口头汇报，发电邮是回
报业绩的主要方式。这个场面在许多职场小说上都
屡见不鲜，比如《米娅，快跑》上，<
/p>
David
写了一个洋洋洒洒的
Emai
l
，发给了包括亚太区甚
至是美国总部在内的相关团队，狠狠地
吹了一把。他甚至用了这样的语句：
“请原谅我的这
个邮件写得
如此之长，因为我担心任何的一点删减都会影响到整个项目的辉煌。
”不止是邀
功，连自恋都溢于言表。
通常，
相关被抄送人不能沉默，要表示祝贺。于是，大家真心实意地、虚情假意地都
RE(
回复
)
上
Cong
ratulations!(
祝贺！
)
，邮件越滚越大，大家周而复始地玩这个模式化的游戏。
记着用秘密抄送
小雯在外企是公关专员，
她有一次因为抄送方面的不太注意，
被主管严厉批评。
有一次
很重要的公关活动，
小雯将一份媒体统稿发给了
8
家媒体，
而且
8
家媒体记者的邮箱都没有
加密，
记者之间都互相看得到。
主管教训小雯
她犯了两个错误：一个是针对不同的媒体，要
写不同风格、题材和体裁的稿件，不能用通
稿；另一个是，每个媒体都希望相关单位只请了
他们这一家媒体，
而发给他们的消息是独家消息。
当一个记者看到一篇统稿被抄送给
8
个人
时，他甚至连这篇文章都不想看了。
还有一次，小雯因为对主管没有秘密抄送也被批评，主管说：
“给客户的
邮件一定得抄送给我，这
样我才能监控全局的工作。但是，你发给我的时候，
一定要用密送
功能。否则，在客户面前，我张口打哈哈装不知道就玩不转了。
”
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