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政府公文常見辭彙和用語
absent
缺席；缺席者
absent
with apologies
因事缺席；因事缺席者
absolute majority
絕對多數
abstain from
voting
放棄投票
abstention vote
棄權票
acknowledge
receipt
認收
acknowledgement
認收；簡覆；認收書
acting
chairman
代主席
action [minutes of meeting]
負責人；負責部門；執行人員；經辦人
action by
由……辦理；負責人：……；經辦人：……
action plan
工作計劃；
工作方案；
行動計劃；行動方案
action required
待辦；公事待辦
action
taken
辦妥；公事已辦
adjournment debate
休會辯論
adjournment
of meeting
休會；散會
advice sought
請示的問題；徵詢意見；徵求意見
affirmative vote
贊成票
agenda
議程；議事日程
agenda
item
議程項目
agreed
同意；贊成
all present
各與會者；全體與會人士
alternative
不同方案；其他方案
amend
修訂；修改
amendment
修訂；修改
annex
附件
announce
公布；宣布
Any Other
Business [A.O.B.] [minutes of meeting]
其他事項〔會議記錄〕
appendix
附錄
appointed member
委任委員；委任成員
approval sought
請求通過；請求批准
approved
批准；照准
as agreed
按前所議定；前已談妥
as
discussed
我們已討論過；前已商談
as far as we are aware
據我們所知；就我們所知
as
from the date of this letter
由本信發出日期起計
as
instructed
按指示；依照指示
as requested
應……要求；按……要求
as
soon as possible [a.s.a.p.]
盡快；盡速；從速
as
spoken
我們已談過此事；前已商談；前已談妥
assumption paper
徵求同意書；徵求同意文件
assure
保證
as you are aware
相信你已經知道；相信你也知道
as
you may be aware
或許你也知道；你大概已知道；
相信你也曾聽聞
at
discretion
酌情決定；酌情處理
at float
暫附；暫附檔首
attach
付上；隨信付上；隨信夾附；夾附於後
attached sheet
附頁
attend the meeting by invitation
應邀出席會議
attention
[attn.]
經辦人：……；請交……；煩交
……；請交……辦理；煩交……辦理
at your request
應你的要求
aye
表示贊成
background
information
背景資料
bearer memorandum
持來便箋；來人便箋
blank
vote
空白票
blind
carbon copy [b.c.c.]
特別副本送（正本並無註錄）
briefing
簡報；簡報會
bring up [b.u.]
按時呈閱；依期再提交本檔
bring up one week [b.u. one week]
一星期後再提交本檔
by copy
of this memo
收到本便箋副本後，請……
by dispatch
派送文件；派遞文件
by fax
傳真；傳真文件；傳真信件
by
hand
專人送交；專人送遞；專遞文件；面呈
by registered mail
掛號郵件
call
circular
邀請提名通告；申請通告
call to order
要求遵守規定；宣布開會
captioned subject
標題所述事項
carbon
copy [c.c.]
副本送；副本存；副本分送；副本送／存
carbon
copy … for information [c.c.
f.i.]
副本送……備考
care
of [c/o]
轉交；本信由……轉交；經：……
casting vote
決定票；決定性一票
chairman
’
s brief
主席備忘錄
chair the
meeting
主持會議
circular
通告
circular memorandum
通函
Circular No.
... is hereby cancelled
通告第……號現予取消
circulate
傳閱
circulate regularly
定期傳閱
circulation list
傳閱名單
circulation
paper
傳閱文件
clarify
澄清；解釋
classified document
機密文件
closed file
封存檔案
closing date
截止日期
closing
remarks
散會詞
closure of meeting
會議結束
conclude
總結；作結
concluding
remarks
散會詞
conclusion
總結
conclusion of meeting
會議結束
concur
同意
confidential
機密
confidential
paper
機密文件
confidential session
機密會議
confirm
證實
confirmation
of minutes of the last
meeting
通過上次會議記錄
consensus
共識；一致意見；共同意見
consider
認為
consideration
審議；考慮；考慮因素；考慮事項
consideration is now being given
現正考慮
consultation
諮詢；徵詢意見
consultation paper
諮詢文件
convene a
meeting
召開會議
convenor
召集人
co-opted member
增選委員；增補委員
copied
from
抄錄自……
corrigendum
勘誤；補遺
counterpart
對等機構；對等人員
countersign
加簽；副署
covering memorandum
隨文便箋
criterion
標準；準則
cross
membership
共同成員；共同會員
cut-off date
截算日期
date-back
追溯至……生效
date of next meeting
下次會議日期；下次開會日期
declaration of interest
申報利益關係；表明立場
declare
宣稱；聲稱
delegation of authority
轉授權力
detailed
reply
詳細答覆
determined by a majority of votes
以多數票取決
disagreed
不同意
disclose an
interest
公開利益關係；申報利益
discussion item
討論項目；討論事項
discussion paper
討論文件
display
張貼；展示
distribute
分發
distribution
list
分發名單
distribution scale
分發級別
done
已照辦；已辦妥
draft
擬稿；初稿；草擬本
draft
reply
覆信擬稿；覆文擬稿
draw attention to
請……留意
duly
elected
正式當選
effective date
生效日期
elaborate
詳細解釋；闡述；闡釋
elected member
選任成員；選任委員
elected
uncontested
在無對手情況下當選；
由於沒有對
手而自動當選；自動當選
elected unopposed
在無對手情況下當選；
由於沒有對手而
自動當選；自動當選
emergency meeting
緊急會議
enclosed
夾附；隨信夾附；隨文夾附
enclosure [encl.]
附件；存件；連附件
endorse
批注；批簽；簽認；承認；贊同；通過
equal prominence should be given to
both the Chinese and English versions
中英文本必須張貼在同樣顯眼的地方
existing arrangement
現行安排；現有安排
ex
officio member
當然成員；當然委員
express concern
表示關注
extract of
…
is attached
現把……摘錄於後
extraordinary meeting
特別會議；臨時會議
file
minute
檔案錄事
file
note
檔案紀要
financial implication
財政影響；財政負擔；財政收益
financial situation
財政狀況
floater
暫附文件；檔首附件
floating
暫附；暫附檔首
follow up
跟進
follow-up action
跟進工作
for action
請辦理
for approval
請批核；請審批；提交批准
for
comment
請審閱；請提意見
for consideration
以供考慮；請考慮
for
decision
提交決定；請批示
for deliberation
以供研究；請詳加研究
for
discussion
提交討論；討論文件
for ease of reference
以便參考；方便參考
for
further action
請繼續辦理；請續辦
for information [f.i.]
以供參閱；提交參考；備考
formal adoption
正式通過
for
necessary action [f.n.a.]
請辦理：請依例辦理；請酌情辦
理
for noting
提交省覽
for ratification
提交考慮通過；提交通過
for
reference
以供參考；以供參閱
for retention
以供存案；以供存照；以供保存
for signature
請簽署
for your advice
請批示；請提意見
for your
perusal
請審閱
from
…
to
…
inclusive
由……至……（包括首末兩天）
frontline staff
直接為市民服務的人員；前線人員
further to my letter to you on
…
…
…
給你的信，
相信已經
收到；
我曾在…
…
發信給你，
相信已經收到
further to
my memo dated
…
繼…
…
發出的便箋；
…
…
發出的便箋，相信已經收到
general discussion
全體討論
…
has asked me to reply to your letter
dated …
現遵照……的囑咐，回覆你……的來信
…
has directed me
to reply on his behalf
…囑咐我代為回覆
highlight
扼要介紹；特別提到；特別指出
high priority
優先考慮；優先處理
I am
sorry that I cannot be more helpful
未能給予協助，謹此
致歉
if you have any queries
如有疑問；如有查詢
in
accordance with
根據；按照
in attendance
列席；列席者
in
attendance as observer
以觀察員身分列席
in
attendance by invitation
應邀列席
in camera
閉門；禁止旁聽
inconclusive vote
表決並無結果
in
connection with
有關；關於
index
索引
indicate
表示
in due course [i.d.c.]
稍後；稍後時間；適當時間
information item
報告事項
information
paper
參考文件；資料文件
inform the meeting
告知與會者
initial
簡簽
in regard to
有關；關於
in respect
of
有關；關於
interested party
有關方面
interim
reply
簡覆；初步答覆
interpellate
質詢
in this connection
關於這一點；在這方面；為此；就此而言
invalidated vote
廢票
in view of
由於；鑑於
I refer to
your letter dated
…
< br>…來信已經收到
；
……來信收悉
I refer to your letter of … addressed to …which
has been
referred to me for reply
……給……的來信，已轉交本人回覆
I regret that
…
十分抱歉；謹此致歉
irregularity
違例事項；
不當情況；
不符合規定
的情況
issuing
department
簽發部門；供應部門
item deleted
此項目刪去
it has come
to my notice that
…
我得知……；我注意到……
it
was agreed that … [minutes of
meeting]<
/p>
與會人士同
意……；大會同意……
it was noted that
…
[minutes of
meeting]
與會人士注意
到…
…
；
與會人士知悉……；與會人士得悉……
it was suggested that … [minutes
of
meeting]
與會人士提議……
I write
to inform you that
…
謹此通知；特此通知
join
the meeting
到席
joint meeting
聯席會議
keep in view
[k.i.v.]
留意事態發展
kept for reference
存查；備考
lapse
失效
leave the
meeting
離席；退席
legal advice
法律意見
letter of intent
意向書