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外贸英语函电书写
格式要求
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篇一：外贸英语函电写作技巧
外贸英语函电写作技巧
英文信函的信头也称信端，其内容
包括发件公司的名称、标志、通信地址、
电话号码、传真号、电
子邮箱等。书写
信头的目的是为了方便收件人了解信函
来自何处
，并为回复提供联系方式。
很多公司都会印制带信头的信纸。
一般来说，人们喜欢将简单的信头放在
信纸上端居中，将复杂的
信头放在信纸
的右侧或上下两端。在使用这种信纸打
印信函时，
一定要注意为信头留出足够
的空间。
对于私
人商务信函，如求职信等，
信头通常写在信纸的右上方。
如果信函的长度超过两页，那么从
第
2
页开始就不再需要信头了，只需写
.
.
上页码、收件人姓名及日期。
英文地
址的书写和中文地址的书写
有很大区别，应遵循从小到大的原则。
特别值得注意的是，地址中的标点符号
需正确使用。当前的习惯做法是，行末
一般不加标点符号，但行中间该加标点
的地方，还是不应省略。门牌号码
与街
道名称之间不加标点，但是在城市与国
家名称之间必须用逗
号分开。
英文商务信函中称呼的书写有讲究
在英文
信函书写中称呼是对收信人
的尊称语。一般位于信内地址下方空一
行；
有
Attention
时也一样
，
位于
Attention
下面空一行
。称呼后面一般用逗号（英
式）
，也可以用冒号（美式）
。
如果信是写给公司的，并没有直接
的
联系人，称呼应为：
“Dear
Sirs,”
（英
式）或
“Gentlemen:”
（美式）
。在不能确
定收信人性别的情况下，还可以使
用
To
Whom It May
Concern
或
Dear Madam or
Sir
。不过这两种称呼应尽量避免使用，
因为人们
觉得它们不能显示足够的友
.
.
好
。在写信给特定的组织时，更愿意使
用
Dear
Member,Dear
Customer,
和
Dear
Human Resources
Manager
这样的称呼。
如果知
道收件人的姓名，就应该直
接把姓名用入称呼里。
1
．
商
务
信
函
一
般
用
Dear
Miss
Brown
，
Dear
。
Dear
纯属公务上往来的
客气形式。
2
．写给亲人、亲戚和关系密切的朋
友时，用
Dear
或
< br>Mydear
再加上表示亲
属关系的称呼或直称其名。例
如：
My
dear
father
，
Dear
Tom
等。
另外，
称呼中还可以出现头衔、职
位
、
职
称
、
学
位
等
，
例
如
：
Dear
Schiller,Dear
Smith
。
商务信函中主题不能忽略
书写商
务信函的
Subject
能便于收件
人
迅速了解信的主要内容。一般来说如
果信内有
Reference
Number
，就不一定再写
Subject
。
Subject
< br>位于
Salutation
下空一行。
< br>.
.
一般有三种书写形式：
直接书写、
Subject:
和
Re:
。为了突出还可以加底线、加粗、
全大写等，例如：
INVOICE 12345
Re:Invoice 12345
Subject:Invoice 12345
写出恰当的结尾敬辞
几乎所
有的商务信函都会用到结尾
敬辞。它写在正文下面，第一个字母要
大写，最后一个词的后面有逗号。
至于要
选用怎样的字句，通常由作
者自行决定，一般来说结尾敬辞和开头
的称呼有较强的关联关系，例如：
1
．如果不知到收件人的姓名，开头
的称呼是
Dear Sirs
，
（
英式）
或
Gentelmen:
（
< br>美
式
）
，
则
结
尾
敬
辞
采
用
Yours
faithfully
，
（英式）
或
Yours truly
，
（美式）
；
2
．如果
知到收件人的姓名，开头的
称呼是
Dear
，则结尾敬辞采用
Yours
sin
cerely
，
（英式）或
Since
rely
，
（美式）
。
当然，结尾敬辞还有很多形式，下
面
是常用结尾敬辞一览表：
.
.
1
．最正式（表示敬意）
Respectfully,
Respectfully
yours,
Very respectfully yours,
2
．正式
Yours truly,
Very truly
yours,
Yours faithfully,
3
．个人的，最普通的方式
Yours sincerely,
Sincerely yours,
Very sincerely yours,
Sincerely,
4
．简略式（表示亲密）
Cordially,
Cordially
yours,
Best regards,
Warmest regards,
不要忽略了英文商务信函中的签名
签名就
是发信人所签署的姓名。无
论亲自手书还是用计算机、打字机或是
由秘书打印的信函，均应在信函结束词
.
.
下留出的
4
行间距处签上名字。正式信
函若无签字不仅严重失礼，而且不具法
律效力。
签名代表了写信人，所以其形体和
写法应保持固定。签名最好用钢笔
。署
名既要难以模仿又要清晰易解。为便于
辨认，一般商务书信
，还应在签名下方
将发信人的姓名用打字形式打出。
签名格
式和规则有以下一些约定
()
：
1
．
签名者代表公司、
某单位名义时，
应在结束词下方打出全部大写的单位名
称，
然后再签名。
2
．女性
签名时，为便于回信人正确
使
用
称
呼
，
应
在
打
字
的
姓
名
前
加
注
< br>（
Miss
）或（
Mrs.
）
。
3
．
当负责人不在而由经办人员代签
名时，要加上
by,for,perpro
或字样。
篇二：浅谈外贸英语函电写作技巧
浅谈外贸英语函电写作技巧：我们
在书写外贸英语函电时
,
一定要把握好
外贸函电的特点规律
,
遵循外贸英语函
电的写作原则
,
只有这样
,
我们才能书
.
.
写出完美的外贸英语函电
,
从而促进交
易的顺利进行。
随着经济全球化进程的进一步加快
和我国对外贸易的不断扩大
,
我国的对
外贸易活动日益频繁。作为国际
贸易的
重要沟通手段
,
外贸英语函电
在对外贸
易中的地位越来越重要。外贸英语函电
指在国际贸易交
往中应用的信函、传真
和电子邮件
,
是
国际贸易买卖双方用于联
系业务、沟通商情、咨询答复的主要途
径和通讯手段。它反映了买卖双方所处
的不同的文化、
社会背景
,
代表了双方各
自的利益。外贸英语
函电的撰写看似简
单
,
实则不易。
它不同于私人信函
,
具有
更为正式的格式特点和要求
, <
/p>
且有英式
和美式的差别。外贸英语函电的质量好
< br>坏直接影响到收信人对写信人的第一印
象
,
甚至影响到生意是否成功。
一、
外贸英语函电的特点
(
一
)
语言规范化
随着对外贸易的日益频繁
,
外贸函
电的语言越来越规范化
,
不仅要求词、
造
.
.
句、语法、拼写和标点符号规范且合乎
习惯
,
而且用于约束各种商务活动的法
律、法规和惯例的使用
,
也更为明确。
（二）内容简明化
外贸函电要写得生动、具体和明确
,
特别是要求对方做出明确反映的信函
,
或是答复对方提出的要求和问题的信函
,
或是报盘、
承诺
,
< br>都要写得清清楚楚、
明
明白白
,
毫无艰涩难懂之处
,
使收信人
看后不会误解写信人所要表达的意思
,
用尽
可能少的文字完整、清楚地表达需
要表明的意思。
(
三
)
态度礼貌化
写信要有理有节
,
注意礼貌
,
不要
盛气凌人
,
避免命令和粗鲁做到不卑不
亢、得体脱俗
,
既尊重国际贸易的习惯
,
又维护本国利益
,
同时还要体谅对方
,
要顾及对方的要求、
愿望和感情等
,
着重
正面地、
肯定地谈问题
,
尽量避免否定地
谈问题。
（四）格式规范化
外贸在长期的发展中
,
逐步形成了
.
.
< br>许多约定俗成的同时规范化的国际惯
例。外贸函电以其独特的格式、惯用的
商务词汇、丰富的贸易术语、固定的句
式和缩写形成了独特的
函电文体
,
具有强烈的商业色彩。其
生命力在于与实际
商务活动联系在一起
,
其语言形式、语言规范等都必须为具体
的业务服务
,
用词用语约定俗成
,
符合
国际惯例
,
规范化，
为世界各国商务人员
所公认与接受。
二、
外贸英语函电的写作技巧
众所周知
,
写好外贸英语函电必须
遵循
4
项原则：简洁，准确，得体，礼
貌。这也是和外贸函电的特点相吻合的
,
具体来说：
（一）
把握简洁原则
在国际贸易竞争愈加激烈的当今世
界
,
简洁在外贸函电写作中显得尤为重
要
,
要用尽量少的词来表达完整的意思
,
同时内容要完整、准确
,
语气礼貌。
（
1)
句子结构应该简洁
,
用单词替
换词组和定语从句。
如
: require
TV which
.
.
is
of
the
new
require
new
type
TV
.
第二
句更加讲究简洁
,
第一句显得烦冗累赘。
(2)
适当使用缩略语。
在长期的发展
中
,
外贸行业逐步形成了许多既定的专
业缩
略语
,
准确使用缩略语可减少信件
的篇幅
,
节省读者的阅读时间。
如
:A.
国
际经济贸易组织缩略语。如
:WTO(
世界
贸易组织
),EEC(
欧洲经济共同体
),
等
等。
B.
常用外贸英语缩略语。
如
:D/P(
付
款交单
),(
离岸价
),L/C(
信用证
),
等等。
C.
常用信函缩略语。
如
:CC(
抄送
),PS(
附言
),
等等。
(3)
内容简明化
,
也就是说英语函
电的内容应简洁明了。函电的主题应当
开门见山地提出
,
无需罗列一些繁琐的
客套
,
让人感觉转弯抹角。例如
,
给国外
客户去函抱怨货物短量
,
这时可首先直
截了当地告诉对方写此信的目的
,
然后
列举重要事实、
数字证明<
/p>
,
最后在信中阐
明你希望收信人为你做
些什么。
（二）
把握准确的原则
在经济贸易往来中
,
交易各方处于
.
.
不同的国家和地区
,
由于语言文化的差
异
,
极易产生误解
,
而根据国际贸易惯
例和法规
,
交易双方往来的函电是交易
的一部分
,
具有法律上的效力
,
因此要
行文严谨
,
措辞准确无误。
书写外贸函电
,
在词汇选择上
,
要遵循选择词义相对
单
一的词来替代词义灵活丰富的词这一原
则。
< br>
（三）
把握得体的原则
外贸英
语函电是一种以国际商务为
目的的书面语言交际工具
,
除了词汇、
语
法上需要准确无误外
,
还要注意表达恰
当、得体。
(1)
重视文化背景。
在跨文化的实际
商务活
动中
,
由于各国的政治、
经济环境<
/p>
及传统习俗的不同
,
人们的商业价值观
、
消费心理、
经营习惯有很大的差异
,
不同
国家、不同民族、不同地区间的商务交
往
,
涉及到不同的文化心理和风俗习惯。
这些细节在书写外贸英语函电中要加以
注意。
(2)
注意写作的对象。
写外贸信函时
,
.
.
除了注意对方的文化背景外
,
还要留
意
对方是潜在客户、
新客户还是老客户
,
根
据环境、对象
,
选用最恰当的言语体式
,
以营造和谐的言语氛围
,
取得最佳的交
际效果。
（四）把握礼貌原则
明智的外贸函电写作会尊敬贸易伙
伴
,
会从对方的角度看问题
,
理解对方<
/p>
的困难。在尊敬对方感情和利益的同时
,
获得对方的好感
,
促进交易的成功。
即使
双方在贸易中产生分歧
,
甚至提出索赔
,
在外贸函电中也要有礼貌
,
为今后合作
打下基础。
(1)
尽量少用否定句。
否定往往产
生
消极的后果。
在面对面的商务谈判中
,
尚
有解释余地。
但在写信时
,
我们就必须逐
字逐句
,
认真对待。
因此
,
我们在写信过
程中
,
要尽量使语气积极肯定
,
避免消
极否定。
(2)
使用祈使句和疑问句表达礼貌
的语气。写信人在表达自己的观点或向
对方提建议时
,
常有三种选择
:
即陈述
.
.
句、带
please
的祈使句和疑问句。其中
,
陈述句过于直白、生硬而不宜使用
,
带
please
的祈使句语气比较礼
貌。疑问句
的语气最客气、委婉
,
并
给对方留有余
地。
因此
,
在语气的使用上尽量使对方感
受到尊重
,
这样才能赢得对方的尊重
,
营造良好的交际氛围。
结语
我们在书写外贸英语函电时
,
一定
要把握好外贸函电的特点规律
,
遵循外
贸英语函电的写作原则
,
只有这样
,
我
们才能书写出完美的外贸英语函电
,
从
而促进交易的顺利进行。
篇三：外贸函电格式
-
初学者
（
1
）建立业务关系
1
、
与出口商建立业务关系的思路及
信的结构安排
在
与出口商建立业务关系时，应明
确出口商的产品与本公司所需要的产品
< br>是否相吻合，然后提出自己针对产品的
要求和贸易条件，同时也可以做简单的
自我介绍，让出口商更了解本公司的情
.
.
况及信誉。要特别明示交易内容、条件，
< br>信用保证，
并希望对方也告知这些条件，
同时表示强烈交
易愿望。
1. Dear sirs,
We
owe
your
name
to
the
First
Commercial
Bank
at
your
end,
through
whom
we
understand
that
you
are
well
experienced
in
the
export
of
engineering
equipment with
service.
We take this opportunity to introduce
ourselves
as
one
of
the
importers
buying
various
kinds
of
machines.
Upon
receipt
of , we shall see
what items are of interest
to us and
pass our enquiries to you.
We anticipate the pleasure
of hearing
from you in the near future.
2.
We
have
obtained
your
address
from
the
Commercial
Counselor
of
your
Embassy
in
London
and
are
now
writing
you
for
the
establishment
of
business
relations.
2
。
发送正式邀请函的思路和信的结
.
.
构安排
发送建立合作商务关系应说明本公
司产品的优良品质、市场潜力及获利情
况。还应介绍公司经营的
具体内容和产
品的优势，同时附寄公司的简介、价目
表、目录等
，以表示本公司合作的诚意。
最后表示强烈交易愿望。
Gentlemen,
We are one of the leading
exporters of
First
class
cotton
goods
and
enjoying
an
excellent
reputation
through
fifty
years’
business experience.
We are sure that you
will be quite
satisfied with our service and
the
excellent
quality
of
our
goods.
We
enclose herewith......
We
are looking forward to your early
and
favorable reply.
3.
接受邀请函的思路及信的结构安
排
接受并
答复对方邀请信函时，必须
有礼貌地及时给对方完整的答复，以便
树立信誉和给读者留下良好的印象，这
.