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有
章
节
主
题
1
目的
限<
/p>
公
Q4.2.3/E4.4.5
文件控制
文件控制程序
司
文件编号
版
本
号
生效日期
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FCOT--QEP-0101
2.0
第
0
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2010
年
1
月
1
日
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页
对公司质量和环境管理体系所有相
关文件进行控制，
确保相关部门及时得到并使用有效
的版本；为
保证产品和体系符合规定要求，体系有效运行以及可追溯性并采取纠正预防和改
进措施提
供依据。
2
适用范围
适用于与质量和环境管理体
系有关的文件（包括外来文件）的控制。
3
职责
3.1
总经理负责组织人员编写和批准质量手册，公司级管理文件。
3.2
生产部经理负责审核质量手册和程序文件。
3.3
管理者代表负责组织相关部门编写和批准程序文件、质量计划和内审
计划。
3.4
生产制造部负责所有受
控文件的发放、回收、销毁及原稿的保存。
3.5
各部门负责部门级文件的编写和使用保管，部门负责人负责相关文件的批准。
3.6
各部门负责本部门外来文件的收发、保管。
4
定义
4.1
文件：
是指本公司指导生产和管理活动的依
据和证明材料，包括质量手册、程序文件、
作业指导书、技术标准、检验规范、工艺文件
以及顾客提供的文件等。
4.2
有效
文件：
是指经过相关主管批准并正式发布的，且未被新版本替代的公司文件。
4.3
无效文件：
是指
未经过主管批准而发布或已通知作废的文件。
4.4
受控文件：
是指凡是涉及公司机密、公司管理制度、公司的智慧资源的文
件。
5
工作程序
5.1
文件分类
A
类：
《质量和环境手册》
B
类：
《程序文件》
C
类：生产工艺文件，图纸，质量计划，生产设备、检验设
备操作规程，原材料、半成
品及成品的检验标准，合同，空白表格，有关材料采购、生产
安装、销售及服务的工作指引
等。
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D
类：有关质量和环境记录。
E
类：相关管理制度。
F
类：外来文件，如
国家和行业标准、客户图纸等。
其中
A
类属
于第一层级文件，
B
类属于第二层级文件，
C
、
E
、
F
属于第三层级文件，
D
类属于第四层
级文件。
5.2
文件的编号：
5.2.1
《质量和环境手册》编号：
FCOT--
QEM-01
FCOT
：公司代号
QEM
：质量和环境手册
01
：序号
5.2.2
《程序文件》编号：
FCOT--
QEP-01
□□
FCOT
：公司代号
QEP
：程序文件
01
□□
：
序号，从
01
到
99
5.2.3
作业指导书编号
: FCO
T
－
SOP
－
□□
/
□
FCOT
：公司代号
SOP
：作业指导书
□□：
代表系列号，从
01
到
99
□：
版本号，从
A
到
Z
如：
FCOT
－
SOP
－
01/A
为
01
号作业
标准文件
A
版
。
5.2.4
记录文件编号：
FCOT-REC-
□
□
-
◇◇
/
□
FCOT
：公司代号
REC
：记录文件
□□：
部门代号
生产制造部：
SZ
商务部：
SW
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综合管理部：
ZH
◇◇：
系列号，从
01
到
99
□：
版本号，从
A
到
Z
5.2.5
销售合同文件编
号：
FCOT-
◇◇
－
XXXX XX XX-
□□
FCOT
：公司代号
◇◇：
销售员编号
XXXX XX XX
：当天日期代号
□□
：当日合同系列
(
流水
)
号，从
01
到
99
，如果顾客有合同号，则可用顾客合同号<
/p>
如：
FCOT-23-20090705-01
5.2.6
采购合同文件编号
:
FCOT-CG
－
XXXX XX
XX-
□□
FCOT
：公司代号
CG
：采购
XXXX XX XX
：日期代号
<
/p>
□□：
当日合同系列
(
< br>流水
)
号，如果对方有合同号，则可用供方合同号。
5.2.7
外来文件编号：直接使用外来
文件原编号。如没有编号，各部门自行规定和分类管理。
5.
2.8
图纸（
DRAW
）文件编号：可
以根据不同项目规定进行编号。
5.3
文件的编写
5.3.1
A
类《质量和环境手册》由总经理组织认证小组组织编写；
5.3.2 B
类、
C
类、
E
类质量体系文件由相关质量和环境活动的主管部
门组织编写；
5.3.3
文件编写以
正确、全面、清晰、简单为原则，以保证文件的正确性和可操作性。
5.4
文件审核
5.4.1
生产部经理负责审核质量和环境手册以及程序文件；
5.4.2
C
类的质量和环境体系文件由编写主管部门负责人组织审核；
5.4.3
文件审核工作以该文件的上层文件或有关国家标准、
法令为依据，
审核人员由负责审核
工作
的领导人决定。
5.5
文件批准