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如何写商务信函
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下面
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侵删。<
/p>
您的努力
学习是为了更美好的未来！
(
一
)
结构
国际商贸信函较私人社交信和一般公事信复杂，
一封完整的英文商贸信函可
以包括
13
个部分：
1
、信头
(The Letter
Head);
2
、案号和日期
(The
Reference and Date);
3
、封内地址
(The Inside
Address);
4
、经办者行
(The
Attention Line);
5
、称呼
(The
Salutation);
6
、事由行
(The Subject
Line);
7
、信的正文
(The Body
of Letter);
8
、结束礼词
(The
Complimentary Close);
9
、签名
(The
Signature);
10<
/p>
、拟稿人和打字员姓名首写字母
(Initials);
11
、附件
(Enclosure);
12
、抄送
(Carbon Copy
Notation);
13
、附言
(Postscript)
(
二
)
格式
国际商贸信函是从事国际商务活动
的重要联系工具，
在打字、
书写时应遵循
国际上往来信函的通用格式，
不可按自己的习惯任意为之。
现
在国际商业书信通
用的排列格式主要有三种：齐列式
(The
Block Style)
、缩行式
(The
Indented
Style)
、混合式
(The
Modified Block Style)
。
1
、
齐列式
。除信笺上部已印好的信头外，
2
、
凡用打字机打出的部分均自
信笺的左线边缘向右打出，
各行左缘
起始处完全排齐，
因而称为齐列式，
采
取这种格式既便于打字，又整齐美观，是现今最通用、最流行的英文书信格式。
1
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2
、缩行式。用缩行式排列的信函，其主要特点是：日期排在信
笺的右上方
;
封内地址，
按昔日习惯，
下一行要比上一行往右缩进
2~3
个字
母，
但现代书信也
常按齐列式沿左线边缘排齐
< br>;
信的正文，每段开头大约向后缩进
3~5
个字母，一
般与称呼行
Dear
后称呼排齐。
3
、混合式。混合式兼有齐列式和缩行式的特点，大部分项目按齐列式
格式排列，<
/p>
但日期和结束礼词的排列同于缩行式，
即日期可置于信笺右上方，
结束礼词放在正文下的右边或居中，事由行多与左线边缘排齐，但也可居中。
(
三
)
信封的写法
在寄往国外信函的信封上，
书写收信人和收信人地址以及寄信人和寄信人地
址的位置，都不同于国
内信封的写法，其主要特点是
|
：
1<
/p>
、寄信人姓名、地址写
在信封的左上角，
商贸机构所用的信封，
通常已在左上角印好寄信人地址
;2
、
收
信人姓名地址写在信封中央偏下位置，
现在的流行写法，
除缩略语外，
已不用
标
点符号
;3
、
邮票贴在信封右上角，
现国外来函大多已在右上角印妥邮资
;
4
、
寄信
人和收信人姓名、地址现多用
齐列式，也可用缩行式。其排列顺序与汉语相反，
先写姓名，后写地址，写地址应由小至
大，即先写机构名称，依次写门牌、街道
城市名、州
(
省
)
名及邮区代号，最后写国名
;5
、关于信件类别，投递方式及其他
事项说明，写在
信封左边寄信人地址下，或写在左下角。
如怀疑信件能否送交收件人，
可在信封最下缘标明“IF
UNDELIVERED
PLEASE
RETURN TO...”,
意为“无法投递，请退交......”
(
四
)
具体内容
建立贸易关系
建立贸易关系
(Establishing
Business
Relations)
是双方业务往来的基础，
要扩大贸易往来，
就必须在巩固发
展已有的业务的基础上，
不断物色新的贸易对
象，不断拓展业务
关系。
建立贸易关系的方法大体
(
如广告、
函
电等
)
来建立联系。
在现代经济生活中
，
后者由于传播速度快，
扩散面广而被广泛采用。
无论采用哪种方法，
都必须事先
做好市场调研，市场
调研一般着重这几个方面：
1
、该市场的商业习惯，海关条
例，
特别是习惯作法和付款条件
;2
、
进出口机构及其国内商业联络途径
;3
、
市场
购买力，消费者的兴趣、爱好
;4
、同类商品的竞争情况
;5
、贸易制度、关税制度
2
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和进出口管制条例
;6
、港口条件、地理、社会、政治情况。
新的贸易对象的名称、地址，一般
可以从这几个方面来获得：
1
、代理商、
推销小组的推荐
;2
、现有来往的银行或客户的介绍
;3
、贸促会和商会的介绍
;4
、
驻外使馆商务处的介绍
;5
、
各种传播媒体。
在与新的贸易对象联系前，
< br>应该对其
进行资信调查，调查的内容包括资金情况，经营能力、商业信誉等等。<
/p>
建立贸易
关系的函电，
可以介绍本机构所经营的业务，
寄送商品目录、<
/p>
价格
表及样品等。为了促进交易，也可以询问对方的愿望和要求。
建立贸
易关系的函电，必须热情诚恳，除注意礼貌外，不必过于谦虚，一定
要给对方留下一个良
好的印象。
1
、询盘
询盘又称询价。
指交易一方欲购买或
出售某种商品，
向另一方发出的探询买
卖该商品及有关交易条件
的一种表示。
按询盘的内容可分为一般函询和具体询盘。
一般询
盘是买方仅仅为了了解情况向卖方要商品目录本、
价目单、
样本
、
形式发
标
(
作报价单用
)
，
等等。
具体询盘是买方有做买卖的要求，
指定商品要求卖方报
盘。
询
盘可以口头发出，也可采用书面形式，或通过电报、电传等。通常由买方
发出。买方的询
盘只表示一个意愿，没有必须购买的义务
;
卖方也没有必须回答
的义务。
但一般卖方要尽快答复，
向买
方开盘或正式报盘。
买方的询盘往往不限
于一个对象，可同时向
几个客户发出，选择条件最优惠者供进一步磋商时参考。
询盘也可以由卖方了出，
旨在主动探
询客商对某种商品是否有需求。
询盘是
联系客户的一种方法，也
是了解市场行情的一种手段。
<
/p>
一般来讲，
写询价函的目的是为了解情况，
而其读者又需马上了解信函的内
容。因此，语言的表达要以简单、清楚和切题为原则。
最好在信的开头就写出你
想问的问题，但一定要把询问的问题和要求写清楚、具体，而且
要彬彬有礼。询
价函一般包括：
1
、商
品的大体情况
(General Information);2
、商品
目录
(Catalogue);3
、
价
目
单
(Price-list)
和
数
量
(Quantity);4
、
样
品
或
样
本
(Samples);5
、
款式、
型号
(Pattern);6
、
估
算
(Estimate);7
、
付款方
式
(Terms
of
Paymen
t);8
、交货时间
(Shipment)
。
2
、报盘、递盘、还盘和接受
3