英文商务信函格式

英文商务信函格式

您的商务信函写作能力直接 影响到买家对您公司的评估。

您给他的每一份信函、

邮件或者传

真，

都代表着您公司的形象，

显示您公 司的水平和实力，

同时，

相信您也一定是用这种方式

所以，

商务信函写作决定 了您能否以专业的方式跟买家进行有效的

沟通，在您的业务往来中占据着举足轻重的地位 。

商务信函写作前言

作为一家外贸出口企业，您必须经常跟您的国外客商打交道。因而，各种商务信函的写

您是否有这样的感受，

< br>花费了大量的时间和精力，

对自己

所写的信件是否专业、

是否符合通常的规范却没有十足的把握。

在本手册里，

我们将为您介

绍商务信函写作的基本知识和技巧，相信对您的工作具有很 高的参考价值。

商务信函的重要性

也许你会问“商务信函真的这么重要吗”？

是的，答案是肯定的。

让我们一起来看看以下的调查结果。

当买家和供应商从互相并不了解的基础上开始进行业务联系时，买家通常是怎样来评估

跟他联系的供应商的呢？

[

参考全美最畅销的贸易书籍“Building

an

Import

-

Export

Business”]

以下

5

个方

面是买家最关心的：

供应商如何回复买家的邮件？

供应商网上的简介和

/

或目录是否做得 专业？

当买家询问信息时，供应商是否完整答复所有问题？

供应商的信头是否写明了公司地址和传真号码？

供应商如何答复买家提出的要求？

供应商多久做出答复？

供应商是否愿意对产品进行修改？

买家询问多个问题时，供应商是否答复所有的问题？

供应商的信用如何？

供应商的银行信用记录如何？

供应商银行帐户开立的年数？

大致的通常收支情况？

银行给供应商的贷款额度？

银行对供应商的帐户情况是否满意？

供应商贸易往来的信用如何？

合作者与该供应商的合作年数？

供应商可承受多大的定单？

交货是否及时？

是否能准确地完成定单？

供应商是否使用了标准质量管理认证体系？

比如

ISO

9000

、

ISO

< br>14,000(

环境

)

、

Hazard

Analysis

at

Critical

Points

(

适用于出口美国的海产品

)

由此可见，您的商务信函写 作能力直接影响到买家对您公司的评估。您给他的每一份信

函、邮件或者传真，都代表着 您公司的形象，显示您公司的水平和实力，同时，相信您也一

定是用这种方式来评估和了 解您的买家。

所以，

商务信函写作决定了您能否以专业的方式跟

买家进行有效的沟通，在您的业务往来中占据着举足轻重的地位。

商务信函的基本结构

传统信件

< br>这里我们介绍一种商务信函中最通用的格式－齐头式。主要特征就是每行均从左边顶格

写，

常常采用开放式的标点方式，

即除了信文部分，

其它部分在必要时才使用标点。

信中各

段落之 间均空一行。

1

、信头

The

heading

信头就是指书信中发信人的地址和发信的日期等。

通常情况下，公司都会专门印制带有信头的信笺纸，包 括发信人的姓名，地址，电话，

传真等。当我们撰写传统信件时，直接使用这种信笺纸就 可以。

2

、编号（写信人的名字缩写）和日期

The

sender

name

and

the

date

这部分内容是为了方便今后查询信件用的。

3

、封内地址

The

inside

address

这里就是指收信人的姓名和 地址，一般写在信笺的左上方。收信人名称地址的格式和信

头的格式相同，但必须把收信 人的姓名一并写出。另外，如果不是完全公事化的书信往来，

或者已经从公事的关系渐渐 发展成为带有私人性质的友好信件往来，

由于称呼这一栏的内容

已经说明了收信人的身份，所以可以不必填写封内地址。

4

、事由

The

subject

heading

事由也就是我们通常说的主 题，可以直接写明信件的重点，让人不必读完全信才了解到

信的内容。所以事由要写得简 明扼要。

5

、称呼

The

salutation

指对收信人的一种称呼。

较常使用的有

Dear

Sirs,

Dear

Madam,

Dear

Mr.

XX,

。称呼后面的标点，一 般使用

逗号。称呼里的第一个字母要大写。

6

、开头语

The

open

sentences

开头语没有统一的格式，但 习惯上先用客套的语句把收到对方来信的日期，主题及简单

内容加以综合叙述，