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电子邮件礼仪和书写规范
电子邮件的沟通简单礼仪与规范如下：
（一）慎重选择发信对象
确认传送讯息的对象，并将
Cc
：人数降至最低
（
Cc
全名为
CarbonCopy
，
中
文译为
「副
本转送」
）
1
、传送电子讯息之前，须确认收信
对象是否正确，以免造成不必要的困扰。若要将信
函复本同时转送相关人员以供参考时，
可善用
Cc
：的功能，但要将人数降至最低，否则，
传送与复本转送的用途将混淆不清，也制造了一大堆不必要的「垃圾」
。<
/p>
掌握
“
广播
”
清单
2
、
“
广播
”
功能是电子邮件系统最具威力的功能之一。使用者只须将其
问题或意见传送至特定网络广场或群体，
不稍几分钟，
< br>即可获得许多在线朋友的回复。
然而
问题在于：
一个人的问题或建议是否会成为另一个人的垃圾邮件，
甚或无心地触怒他
人？因
此，当使用者有
“
广播
”
需求时，务必在传送出信件前小心地检查其广播的清单。
（二）注意撰写信件内容
1
、切记收信对象是一个「人」
，而不是一台机器
因为电子讯息的互动是透过计算机网络产生的，
使用者经常会不自觉地
「忘记」
与自己
真正互动的是远程的「人」
。许多情绪激动的字眼也因此不经意地随手送出，
而伤到对方甚
至引起冲突。
记住写电子邮件，
< br>实际上和你写一封信是完全一样的，
只是差别在传递的方式
不同罢了。
< br>2
、电子信件「标题」要明确且具描述性
电子邮件一定要注明标题（
Subject
）
，因为有许多网络使用者是
以标题来决定是否继续
详读信件的内容。此外，
邮件标题应尽量
写得具描述性，
或是与内容相关的主旨大意，
让人
一望即知，以便对方快速了解与记忆。
3
、信件内容应简明扼要
在线沟通讲求时效，
经常上网的人多具有不耐等候的特性，
所以电子邮件的内容应力求
简明扼要，并求沟通效益。一般信件所用的起头语、客套语、祝贺词等，在在线沟通时都可
以省略。尽量掌握「一个讯息、一个主题」的原则。
4
、考虑他人计算机的容量
上线沟通的网友所拥有的系统与硬
件不尽相同，
这其中还有人仍在使用传统的终端机和
陈旧的电子
邮件系统（如系统无法自动断行）
。为确保对方能读到自己发出的讯息，撰写邮
件时应特别注意传送对象，
考虑其是否有系统的限制。
< br>以一般的英文信件撰写而言，
一行最
好维持不要超过
80
个字母，并以
Enter
键结束每一行文字。
5
、了解传送出去的讯息将潜在会永久留存
尽管信件有一定的邮寄对象
，
但经过无远弗届的网络，
也许邮寄出去的信件将会永久被
存于某处私人档案或转印成文件到处流通。
因此，
< br>在送出电子邮件时应谨慎地评阅所撰写的
字句，以免他日落人笑柄。
6
、理清建议或意见
若要表达对某一事情的看法，
可先简要地描述事情缘起，
再陈述自己的意见；
若是想引
发行动，则应针对事情可能的发展提出看法与建议。有时因讯息太过简短或
标明不够清楚，
收信对象可能会不清楚发信者陈述的到底是建议或是意见，因而造成不必
要的误解或行动。
7
、避免使用太多的标点符号
我们经常会看到一些电子信件中夹
杂了许多的标点符号，特别是惊叹号的使用
！
！
！
！
！
若真要强调事情，应该在用词遣字上特别强调，而不应使用太多不必要的标点符号。
8
、小心幽默的使用
在缺乏声调的抑扬顿挫、
脸部表情与肢体语言的电子邮件中，
应特别注意幽默的被误解
与扭曲。若想展现幽默或特定情绪，发信者必须写明或使用
“
情绪符号
”
（
smilie
s
，如：
）代
表笑脸、高兴）
。无论所开的玩笑是多么明显，最好加注以提醒收信者真正的意思。
9
、切勿
讲一些不会在公众场所对他人讲的话
在发信之前问问自己，
你会在公众场
所中公开面对面地对他人讲这些话吗？如果答案是
否定的，
请再
重读重写，
或重新思考到底要不要发出这么一份讯息。
千万不可
以因为没看到
对方的脸，
就毫不客气讲一些没有经大脑思考的话
语。
切勿在不给予响应或申辩机会的情况
下批评或污蔑他人。<
/p>
10
、于特定邮件中加上密码
有些特定的邮件内容会触犯他人，
为免不必要的纷争，
可考虑在这些邮件上加密。
密码
学是一个极为专门的学问，
在一般的电子邮件中是
不会被应用的。
想要知道更多跟密码有关
的讯息，许多网络系统
均设计有特殊加密和解密的功能，只要详诣网络管理者即可获知。
11
、勿于学术网络上从事商业行为
一般学术网络是禁止商业行为的，
请不要任意违反此共识。
当然，
张贴营
利广告也是不
受欢迎的，
而这些附有营利性质广告包括：产品促
销、自我业务推广、
在特定群体中散播营
利消息，及提供迅速致
富的方法等等都一样。
（三）养成良好传送习惯
1
、注明送信者及其身分
除非是熟识的人，
否则收信人一般无法从账号解读出发信人到底是谁，
因此标明发信人
的身分是电子邮件沟通的基本礼节。
有许多人将自己的身分设计成一个附着
档案，
每当发信
出去时，此档案也将自动地贴附该讯息后面。我
们希望针对
“
身分设计
”
强调两点注意事项：
（
1
）
：
“
身分设计
”
应充分代表发信者自己，无论是引用文学名作词句或以图绘表示，都必须
真实且充分地反映自己。有些人的身分设计为：＊＊
&%^$$&
（
^
）
@C.Y>Lian
g
，读来不免让
人感觉他或许是一个
<
/p>
精神错乱
的人；
（
2
）
：切勿过度装饰自己的
“
身分设计
”
，例如引
用名
作太多或图绘太华丽等等均会妨碍电子邮件的正常沟通效益。
2
、遵守一般法律规定
进行网际沟通时，一般日常生活中
的行为准则亦须遵守。因透过计算机系统，要撷取、
复制或篡改他人作品是相当容易的，
因此在网际空间中对于智慧财产权的尊重是非常重要的。
凡是引
用或改编他人文字或图绘作品时，
须要对原作者与原作品的出处详加注明，
以示尊重。
3
、勿任意或无心地浪费频宽
传送冗长文字与大型图绘均会占用
大量的频宽，
造成网络塞车。
为避免浪费网际空间使
用者的宝贵时间，应谨慎考虑传送讯息容量的大小。
4
、小心附件功能的使用
在若干电子邮件系统中，由于「附
件」
功能的缺乏或不成熟，会造成使用者无法顺利阅
读文件。使
用者经常会因不便而直接去除来函，以致丧失沟通功能。如果附件内容不长时，
请直接撰
写于信件中。若一定要使用附件功能，也须注明附件的撰写软件，例如：
“
本信附
件内容撰写软件为
Word 6.0 for
Windows”
。
5
、勿重复传送同一讯息
勿一再传送相同的讯息给相同的对
象，
这不仅会使网络超载而降低传输速率，
同时占用
他人的信箱容积。此外，传送电子信件时也须注意，不要分别发送相同的讯息给多个组群< p>
（
group
）
，
因为有不少网络使用者同时隶属于几个不同的电子邮件组群，如此一传送，
这些
使用者势必会重复收到相同的讯息。若要传送邮件给多个组群，请一次传送完毕
。
6<
/p>
、定期检查计算机系统的时间与日期之自动标示
电子邮件传送时会以所用计算机的
设定日期与时刻来标示信发送的时间，
为避免不必要
的误会或窘
态发生，使用者须定期检查计算机系统时间与日期之设定是否正确。
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