-
发件人
:
johnny(SWS/
人资
.
钟议庆
)
发送时间
:
2010
年
11
月
29
日
9:06
收件人
:
(SWS/
人事
.
苏玲
); maisi
e_wang(SWS/
人事
.
王梅<
/p>
)
主题
:
<
/p>
职场电子邮件礼仪
(
麻烦各自转发给您的
所属
)
职场电子邮件礼仪
关于主题
主题是接收者了解邮件的第
一信息，
因此要提纲挈领，
使用有意义的主题行，
这样可以让收
件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。
1
．一定不要空白标题，这是最失礼的
2
．标题要简短，不宜冗长，不要让
o
utlook
用
…
才能显示完你的标题
3.
标题要能真反映文章的内容
和重要性，切忌使用含义不清的标题，如
“
王先生收
”
4
．一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情
，以便于日后整理
5
．可适当用使用
大写字母或特殊字符（如
“*
!”
等
）来突出标题，引起收件人注意，但应
适度，特别是不要随便就用
“
紧急
”
之类的字眼。
6
．回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改
标题，不要
RE RE
一大串。
关于称呼与问候
1
．
恰当地称呼收件者，拿捏尺度
邮件的开头要称呼收件人。
这既显得礼貌，
也明确提醒某收件人，
此邮件是面向他的，
要求其给出必要
的响应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、
ALL
。
如果对方有职务，应按职务尊
称对方，如
“x
经理
”
；如果不清楚职务，则应按通常
的
“x
先生
”
、
“x**”
称呼，但要把性别先搞清楚。
<
/p>
不熟悉的人不宜直接称呼英文名，
对级别高于自己的人也不宜称呼
英文名。
称呼全名
也是不礼貌的，不要逮谁都用个
“Dear xxx”
，显得很熟络。
2
．
Email
开头结尾最好要有问候语
最简单的开头写一个
“HI”
，
中文的写个
”
你好
”
；
结尾常见的写个
Best
Regards
，
中文的写个
”
祝您顺利
”
之类的也就可以了。
< br>
俗话说得好，
“
礼多人不怪<
/p>
”
，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能<
/p>
平静的看待。
1.
Email
正文要简明扼要，行文通顺
Email
正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内
容确实很多，正文应只作摘要介绍，
然后单独写个文件作为附件进行详细描述。
正文行文应通顺，
< br>多用简单词汇和短句，
准确清晰的表达，
不要出现让人晦
涩难懂的语
句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。
2.
注意
Ema
il
的论述语气
根据收件人与自己的熟络程度、
等级关系；
邮件是
对内还是对外性质的不同，
选择恰当
的语气进行论述，以免引起
对方不适。
尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。
电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必
须谨慎而客观。
“
邮件门
”
就
是深刻的教训！
3. Email
正文多用
1234<
/p>
之类的列表，以清晰明确。
<
/p>
如果事情复杂，最好
1
、
2
、
3
、
4
的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段
落简
短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。
4.
一次邮件交待完整信息
最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么
“
补充
”
或者
“
更正
”
之类的邮件，
这会让人很反感。
5.
尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查
这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文
Email
，最好把拼写检查功能打
开
;
如果是中文
Email
，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。
在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。
6.
合理提示重要信息
不要动不动就用大写字母、
粗体斜体、
颜色字体
、
加大字号等手段对一些信息进行提示。
合理的提示是必要的，
但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。
7.
合理利用图片，表格等形式来辅助阐述
对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，
单纯以文字形式很难描述清楚。
如果配合图
表加以
阐述，收件人一定会表扬你的体贴。
8.
不要动不动使用
:)
之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻
Business
Email
< br>不是你的情书，所以
:)
之类的最好慎用。只用在某些你
确实需要强调
出一定的轻松气氛的场合，比如现在－
:)
附件
1.
如果邮件带有附件，
应在正文里面提示收件人查看附件
2.
附件文件应按有意义的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名
3.
正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时
4.
附件数目不宜超过
4
个，数目较多时应打包压缩成一个档
5.
如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用
6.
如果附件过大（不宜超过
2MB
），应分割成几个小档分别发送，
语言的选择和汉字编码
1.
只在必要的时候才使用英文邮件
英文邮件只是交流的工具，
而不是用来炫耀和锻炼英文水平的。
如果收件人中有外籍人
士，
应该使用英
文邮件交流；
如果收件人是其他国家和地区的华人，
也应采用英
文交流，
由
于存在中文编码的问题，你的中文邮件在其他地区可
能显示成为乱码天书。
2.
尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件
如果对方与你的邮件往来是采用中文，
请不要自作聪明的发送英文邮件给他；
如果对方
发英文
邮件给你，也不要老土的用中文回复。
3.
对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文。你很难保证你的英文表达水平或收
< br>件人中某人的英文理解水平存在问题，而影响邮件所涉及问题的解决。
4.
选择便于阅度的字号和字体
中文老实点用宋体或新宋体，英文就用
Verdana
或
Arial
字型，字号用五号或
10
号
字即可。
这是经研究证明最适合在线阅度的字号和字体。
不要用稀奇古怪的字体或斜体，
最
好不用背景信纸，特别对公务邮件。
结尾签名
< br>每封邮件在结尾都应签名，
这样对方可以清楚的知道发件人信息。
虽然你的朋友可能从
发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。
1.
签名信息不宜过多
电子邮件消息末尾加上签名文件是必要的。签名文件可包括姓名、职务、公司、电话、
传真、
地址等信息，
但信息不宜行数过多，
一般不超过
4
行。
你
只需将一些必要信息放在上
-
-
-
-
-
-
-
-
-
上一篇：majority的意思用法总结
下一篇：动词短语和常用习惯表达