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发电子邮件范文电子邮件的格式写
商务电子邮件格式
一、关于主题
1.
一定不要空白标题。
2.
标题要简短，不
要让
outlook
用…
.
才能显示完标题。
3.
最好写上
**
公司的邮件，以便对方一目了然，又便于留存。
时间可以不用注明，一般邮
箱会自动生成，写了反而累赘。
4.
标题要能真实反映文章的内容和重要性，切忌使用
含义不清
的标题。
5.
一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及
多宗事
情，以便于日后。
6.
可适当用使用大写字母字符（如“
*
！”
等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，
特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。
7.
回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要
RE
一大串。
8.
最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺
之处，切
莫只顾检查正文却在发出前
忘记检查主题。
二、关于称呼与问候
1.
恰当地称呼收件者，拿捏尺度。
2.
邮件的开头要称呼收件人。在多个收件人的情况下
可以称呼
大家、
ALL
。
关于格式，称呼是第一行顶格写。
3.
Email
开头结尾最好要有
问候语
最简单的开头写一个
HI,
中文的写
个“你好”或者“您好”，
开头问候语是称呼换行空两个写。
结尾常见的写个
Best Regards,
< br>中文的写个“祝您顺利”之类
的。若是尊长应使用“此致敬礼”。
注意，
在非常正式的场合
应
完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或者
换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。
三、正文
1.
Email
正文要简明扼要，行文通顺。
若对方不认识你，第一
件应当说明的就是自己的身份，姓名或你
代表的企业名称是必须
通报的以示对对方的尊
重，点名身份应当简明扼要，最好是和本
邮件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够
顺利地理解邮件来
意。
Email
正文应简明扼要的说清楚事情，如果具体内容
确实很多，
正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。
正文
行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要
出现让人晦涩难懂的语句。最
好不要让人家拉滚动条才能看完你的
邮件。
2.
注意
Email
的论述语气
根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外
性质的不同，选择恰当
的语气进行论述，以免引起对方不适。
xx
年执业医师资格考试
医学综合笔试
临床执业医师
口腔执业
医师
中医执业医师
尊重对方，请、谢谢之类的语气要经常出现。
3. Email
正文
多用
1234
之类的列表，以清晰明确。
如果事情复杂，
最好
1
、
2
、
3
、
4
的列几
个段落进行清晰明确的
说明。保持你的每个段落简短干练。
4.
一次邮件交待完整信息
5.
尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查
这是对别人的尊重，也
是自己态度的体现。在邮件发送之前，务
必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写
是否有错误。
6.
合理提示重要信息
7.
合理利用图片，表格等形式来辅助阐述。
对于很多带有技术介绍
或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难
描述清楚。可以配合图表加以阐述。
四、附件
1.
如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件。
2.
附件文件应按有
意义的名字命名，最好能够概括附件的内
容，方便收件人下载后管理。
< br> 3.
正文中应对附件内容做简要说
明，特别是带有多
个附件时。
4.
附件数目不宜超过
4
个，数目较多时应
打包压缩成一个文
件。
5.
如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方
式，以免
影响使用。
6.
如果附件
过大（不宜超过
2MB
），应分割成几个小
文件分别发送。
五、语言的选择和汉字编码
1.
只要必要的时候才使用英文邮件。
2.
尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件。
3.
对于一些信息量
丰富或重要的邮件，建议使用中文，准确表
达邮件中涉及的问题。
4.
选择便于阅读的字号和字体。
中文用宋体或者新宋体，英文就用
Verdana
或者
Arial
字型，
字号用五号或
10
号字即可。
不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好
不要用背景信纸，特别
对公务邮件。
六、结尾签名
1.
签名信息不宜过多。
电子邮件消息末尾加上
签名是必要的。签名档可包括姓名、职
务、公司、电话、传真、地址等信息，但不宜行数
过多，
一般不超
过
< br>4
行。
2.
不要只用一个签名档
对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应
该进行
简化。过于正式的签名档会让对方显得疏远。你可以在
O
UTLOOK
中
设置多个签名档，灵活调用。
< br> 3.
签名档文字应选择与正文文字匹
配，字号一般应
选择比正文字体小一些。
七、回复技巧
1.
及时回复
Email
收到他人的重要电子邮
件后，即刻回复对方一下，往往还是必不
可少的，
这是对他人的尊重，理想的回复时间是
2
小时内，
特别是
对一些紧急重要的邮件。
对每一封邮件都立即处理是很占用时间的，对于一些优先
级低的
邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过
24
小时。如果事情
复杂，你无法及时确切回复，那至少应
该及时的回复收到，说明正在处理。
如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，
以免影响工作。
2.
进行针对性回复
当答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后
附上答
案。
3.
回复不得少于
10
个字
4.
不要就同一问题多次回复讨论
如果收发双方就同一问
题的交流回复超过
3
次，这只能说明交流
不畅，说不清楚。此时
应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。电子邮件有时
并不是最好的交流方式。
对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件
越
RE
越高，这将导致邮件过长不可阅读。此时应立即对之前的
讨论
的结果进行小结，删减不必要的内容，突出有用信息。
5.
要区分
Reply
和
Reply All
（区分单独回复和回复全体）
如果只需要一个人知道的事情只需单独回复。
如果你对发件人
提出的要求做出结论响应，应该
rep
ly all,
让大家都知道，不要
让对方帮你完成这件事情
。
如果你对发件人提出的问题不清楚，或者有不同
___
，应该与发
件人单独沟通，讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送
没有确
定结果的邮件。
点击“回复全部”之前，要再三确定。
6.
主动控制邮件的来往
为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中制定部分收件人
给出回
复，或在文末添上以下
语句：“全部办妥”、“无须行动”、“仅供参考，无需
回
复”。
八、正确使用发送、抄送、密送。要区分
TO
和
CC
还有
BCC
（区
分收件人、抄送人、密
送人）
1. TO
的人是要受
理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件
予以回复响应。
2.
而
CC
的人则只是需要知道这件事情，
CC
的人没有义务对邮
件予以响应，当然如果
CC
的人有建议，当然可以回复。
3.
而
BCC
是密送，即收件人不知道
BCC
为何人。用在特殊情<
/p>
况。
4. TO,CC
中的各个收件人的排列应遵循一定的规
则。比如按部
门、按等级从高到低或从低
到高都可以。
5.
只给需要信息的
人发送邮件，不要占用他人的
资源
6.
转发邮件要突出信息
电子邮箱的格式写法，以
___
邮箱为例，方法如下：
1
、登录
___
邮箱，在主界面上方会有一个“设置”选项，点击
设置选项进入设置。
2
、登录之后，在设置界面中，一共可以设置四个不同的
__
_
邮
箱账号，选择第二个“帐户”选项
3
、此时选择邮箱，一般默认的
___
邮箱账号就是：号码
@
___.
，邮箱后缀是
@ ___.
4
、随后是英文邮箱账
号的设置，可以数字字母等等，邮箱后缀
还是
@ ___.
5
、接下来是设置
Foxmail
邮箱账号比较正式，公司上班工作可
以用，设置邮箱后缀是
@foxmail.
6
、最后一个是，手机邮箱账号，手机号码
@ ___.
。可以发送短
信开通，这样收到重要的邮件的时候，手机会有短信提醒
。
电子邮件格式：
1
、
To:
此栏填写收件人的邮箱地址；
2
、
From:
此栏显示的是发件人的名称和邮箱地址；
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