电子邮件沟通的礼仪与规范

司

.

Shanghai KENEXA Human Resources Consulting Co., Ltd.

上线沟通的网友所拥有的系统与硬 件不尽相同，这其中还有人仍在使用传统的终端机和陈旧的电子邮件

系统（如系统无法自 动断行）

。为确保对方能读到自己发出的讯息，撰写邮件时应特别注意传送对象，考虑其

是否有系统的限制。以一般的英文信件撰写而言，一行最好维持不要超过

80

个字母，并以

Enter

键结束每一

行文字。

5

、了解 传送出去的讯息将潜在会永久留存

尽管信件有一定的邮寄对象，但经过无远弗届的网络，也许邮 寄出去的信件将会永久被存于某处私人档

案或转印成文件到处流通。因此，在送出电子邮 件时应谨慎地评阅所撰写的字句，以免他日落人笑柄。

6

、理清建议或意见

若要表 达对某一事情的看法，可先简要地描述事情缘起，再陈述自己的意见；若是想引发行动，则应针

< br>对事情可能的发展提出看法与建议。有时因讯息太过简短或标明不够清楚，收信对象可能会不清楚发信者陈

述的到底是建议或是意见，因而造成不必要的误解或行动。

7

、避免使用太多的标点符号

我们经 常会看到一些电子信件中夹杂了许多的标点符号，特别是惊叹号的使用！

！

！

！

！若真要强调事情，

应 该在用词遣字上特别强调，而不应使用太多不必要的标点符号。

8

、小心幽默的使用

在缺乏 声调的抑扬顿挫、脸部表情与肢体语言的电子邮件中，应特别注意幽默的被误解与扭曲。若想展

< br>现幽默或特定情绪，发信者必须写明或使用

“

情绪符号< /p>

”

（

smilies

，如：

）代表笑脸、高兴）

。无论所开的玩笑

是多么明显，最好加注以提醒收信者真正的意思。

9

、切勿 讲一些不会在公众场所对他人讲的话

在发信之前问问自己，你会在公众 场所中公开面对面地对他人讲这些话吗？如果答案是否定的，请再重

读重写，或重新思考 到底要不要发出这么一份讯息。千万不可以因为没看到对方的脸，就毫不客气讲一些没

有 经大脑思考的话语。切勿在不给予响应或申辩机会的情况下批评或污蔑他人。

10

、于特定邮件中加上密码

有些特 定的邮件内容会触犯他人，为免不必要的纷争，可考虑在这些邮件上加密。密码学是一个极为专

< br>门的学问，在一般的电子邮件中是不会被应用的。想要知道更多跟密码有关的讯息，许多网络系统均设计有

特殊加密和解密的功能，只要详诣网络管理者即可获知。

11

、勿于学术网络上从事商业行为

一般学 术网络是禁止商业行为的，请不要任意违反此共识。当然，张贴营利广告也是不受欢迎的，而这

< br>些附有营利性质广告包括：产品促销、自我业务推广、在特定群体中散播营利消息，及提供迅速致富的方法

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