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电子邮件商务礼仪
写
Email
就能看出其人为人处世的态度。
你作为发信人写每封
Email
的时候，
要想到收信人会怎
样看这封
Email
，时刻站在对方立场考虑，将心比心。同时
勿
对别人之回答过度期望，当然更不应对别人之回答不屑一顾。
一、关于主题
主题是接收者了解邮件
的第一信息，
因此要提纲挈领，
使用有意义的主题行，
这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。
1
．一定不要空白标题，这是最失礼的
2
．标题要简短，不宜冗长，不要让
o
utlook
用
?
才能显示完你的标题
3.
标题要能真反映文章的内容和重要性，
切忌使用含义不清的标题
，
如
“
王<
/p>
先生收
”
4<
/p>
．一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整
理
5
．可适当用使用大写
字母或特殊字符（如
“
*
!
”
等）来突出标题，引起收件人
注意，但应适度
，特别是不要随便就用
“
紧急
”
之类的字眼。
6
．
回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要
RE
RE
一大串。
二、关于称呼与问候
1
．
恰当地称呼收件者，拿捏尺度
邮件的
开头要称呼收件人。
这既显得礼貌，
也明确提醒某收件人，
此邮件是
面向他的，
要求其给出必要的响应
；
在多个收件人的情况下可以称呼大家、
ALL
。
如果对方有职务，应
按职务尊称对方，如
“
x
经理
”
；如果不清楚职务，则应
按通常的
“
x
先生
”
、
“
x
小姐
”
称呼，但要把性别先搞清楚。
不熟悉的人不宜直接称呼英文名，
对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。
称
呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个
“
Dear
xxx
”
，显得很熟络。
2
．
Email
开头结尾最好要有问候语
最简单的开头写一个
“
HI
”
，中文的写个
”
你好<
/p>
”
；结尾常见的写个
Best
Regards
，
中文的写个
”
祝您顺利
”
之类的也就可以了。
俗话说得好，
“
礼多人不怪
”
，
礼貌一些，
总是好的，
即便邮件中有些地方
不妥，
对方也能平静的看待。
三、电子邮件正文
1.
Email
正文要简明扼要，行文通顺
Email
正文应简明扼要的说清
楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘
要介绍，然后单独写个文件作为附件进行
详细描述。
正文行文应通顺，多用
简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩
难懂的语句。最好不要让人家拉滚
动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。
2.
注意
Email
的论述语气
根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，
选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。
尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。
电子邮件可轻易地转给他人，因此
对别人意见的评论必须谨慎而客观。
“
邮
件门
”
就是深刻的教训！
3. Email
正文多用
< br>1234
之类的列表，以清晰明确。
如果事情复杂，最好
1
、
2
、
< br>3
、
4
的列几个段落进行清晰明
确的说明。保持你
的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。
4.
一次邮件交待完整信息
最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，
< br>说准确。
不要过两分钟之后再发一
封什么
“
补充
”
或者
“
更正
”
之类的邮件，这会让
人很反感。
5.
尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查
这是对别人的尊重，也是自己态度
的体现。如果是英文
Email
，最好把拼写检
查功能打开
;
如果是中文
E
mail
，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。
在邮件发送之前，
务必自己仔细阅读一遍，
检查行文是否通顺，
拼写是否
有错
误。
6.
合理提示重要信息
不要动不动就用大写字母、
粗体斜体
、
颜色字体、
加大字号等手段对一些信息
进行提示。
合理的提示是必要的，
但过多的提示则会让人抓不
住重点，
影响阅度。
7.
合理利用图片，表格等形式来辅助阐述
对于很多带有技术介绍或讨论性质
的邮件，
单纯以文字形式很难描述清楚。
如
果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。
8.
不要动不动使用
:)
之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻
Business Email
不是你的情书，所以
:)
之类的最好慎用。只用在某些你确实<
/p>
需要强调出一定的轻松气氛的场合。
四、附件
1.
如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件
2.
附件文件应按有意义的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名
3.
正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时
4.
附件数目不宜超过
4
个，数目较多时应打包压缩成一个档
5.
如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用
6.
如果附件过大（不宜超过
2MB
），应分割成几个小档分别发送，
五、语言的选择和汉字编码
1.
只在必要的时候才使用英文邮件
英文邮件只是交流的工具，
而不是用
来炫耀和锻炼英文水平的。
如果收件人中
有外籍人士，
应该使用英文邮件交流；
如果收件人是其它国家和地区的华人，
也
应采用英文交流，
由于存在中文编码的问题，
你的中文邮件在其它地区可能显示
成为乱码天书。
2.
尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件
如果对方与你的邮件往来是采用中
文，请不要自作聪明的发送英文邮件给他；
如果对方发英文邮件给你，也不要老土的用中
文回复。
3.
对于一些信息量丰富
或重要的邮件，建议使用中文。你很难保证你的英文表
达水平或收件人中某人的英文理解
水平存在问题，
而影响邮件所涉及问题的解决。
4.
选择便于阅度的字号和字体
中文老实点用宋体或新宋体，英文就用
Verdana
或
Arial
字型，字号用五号<
/p>
或
10
号字即可。这是经研究证明最适合
在线阅度的字号和字体。不要用稀奇古
怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务
邮件。
六、结尾签名
每封邮
件在结尾都应签名，
这样对方可以清楚的知道发件人信息。
虽然
你的朋