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发邮件的技巧以及注意事项
编辑点评：
现如今，可能已经找不到没有电子邮箱的网民了。特别是职业人士，还拥有使用公司域名的邮<
/p>
箱。职业人士的利用公司邮箱发送邮件与私人信件有着很大区别，存在着职场邮件礼仪方面
的新问题。下
面让我们来看看发邮件的技巧吧。
关于主题
主题要提纲挈领，
添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之处，
在主题栏里用短短的几
个字概括出整个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急
，分别处理。
1
．一定不要空白标题
，这是最失礼的。
2
．标题要简短，
不宜冗长，不要让
outlook
用
…
才能显示完你的标题。
3..
最好写上来自
**
公司的邮件，以便对方一目
了然又便于留存，时间可以不用注明，因为
一般的邮箱会自动生成，写了反而累赘。
4.
标题要能真反映文章的内容和重
要性，切忌使用含义不清的标题，如
“
王先生收
”
。也不
要用胡乱无实际内
容的主题，例如：
“
嘿！
”
或是
“
收着！
”
5
．一封信尽可能只针对一个主题，不在一封
信内谈及多件事情，以便于日后整理
6
．可适当用使用大写字母或特殊字符（如
“* !”
等）来突
出标题，引起收件人注意，但应适
度，特别是不要随便就用
“<
/p>
紧急
”
之类的字眼。
7
．回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，
不要
RE RE
一大串。
8
、最最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检
查正文却在发出
前忘记检查主题。主题是给别人的第一印象，一定要慎之又慎。
关于称呼与问候
1
．恰当地称呼收件者，拿捏尺度
<
/p>
邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，
此邮件是面向他的，
要求
其给出必要的回应；在多个收件人的情
况下可以称呼大家、
ALL
。
如果对方有职务，
应按职务尊称对方，
如
“x
经理
”
；
如果不清楚职务，
则应按通常的
“x
先生
”
、
“x
小姐
”
称呼，但要把性别先搞清楚。
不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文
名。称呼全名也是
不礼貌的，不要逮谁都用个
“Dear
xxx”
，显得很熟络。
关于格式，称呼是第一行顶格写。
2
．
Email
开头结尾最好要有问候语
最简单的开头写一个
“HI”
，
中文的写个
”
你好
”
或者
“
您好
”
，
开头问候语是称呼换行空两格写。
结尾常见的写个
Best Regards
，中文的写个
”
祝您顺利
”
之类的也就可以了，
若是尊长应使用
“
此致敬礼
”
。注意，在非常正式的场合应完全
使用信件标准格式，
“
祝
”
和
“
此致
”
为紧接上一
行结尾或换行开头空两格，而
“
顺利
”
和
“
敬礼
”
为再换行顶格写。
俗话说得好，
“
礼多人不怪
”
，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平
静的看待
正文
1.
Email
正文要简明扼要，行文通顺
若对方不认识你，
第一件应当说明的就是自己的身份，
姓名或
你代表的企业名是必须通报的
以示对对方的尊重，
点名身份应当
简洁扼要，
最好是和本邮件以及对方有关，
主要功能是为
了收件人能够顺利地理解邮件来意。
不可没头没脑就是正事，
别人不知道你是谁还得拉到最
后看。但也不可过多，有些联系方式之类与
正文无关的信息应在签名档中表明。
Email
正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后
< br>单独写个文件作为附件进行详细描述。
正文行文应通顺
，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。
最好不要让人
家拉滚动条才能看完你的邮件，
千万不要学唐僧。
2.
注意
Email
的论述语气
根据收件人
与自己的熟络程度、
等级关系；
邮件是对内还是对外性质的不同
，
选择恰当的语
气进行论述，以免引起对方不适。
尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。
<
/p>
电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。
“
邮件门
”
就是深刻
的教训！
3. Email
正文多用
1234<
/p>
之类的列表，以清晰明确。
如果事情复
杂，最好
1
、
2
、
3
、
4
的
列几个段落进行清晰明确的说明。
保持你的每个段落
简短不冗长
，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。
4.
一次邮件交待完整信息
最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，
说准确。
< br>不要过两分钟之后再发一封什么
“
补充
< br>”
或者
“
更正
< br>”
之类的邮件，这会让人很反感。
5.
尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查
这是对别人的尊重，
也是自己态度的体现。
如果是
英文
Email
，
最好把拼写检查功能
打开
;
如
果是中文
< br>Email
，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。
在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。
6.
合理提示重要信息
不要动不动就用大
写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。
合
理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。
7.
合理利用图片，表格等形式来辅助阐述
对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，
单纯以文字形式很难描述清楚。
如果配合图表加
以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。
8.
不要动不动使用
:)
之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻
Business Email
不是你的情书，所以
:)
之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定
的轻松气氛的场合，比如现在－
:)
附件
1.
如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件
2.
附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内
容，方便收件人下载后管理
3.
正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时
4.
附件数目不宜超过
4
个，数目较多时应打包压缩成一个文件
5. <
/p>
如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用
6.
如果附件过大（不宜超过
5
MB
），应分割成几个小文件分别发送，
语言的选择和汉字编码
1.
只在必要的时候才使用英文邮件
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