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律师写邮件，你写的不是
Email
，是态度！
仇少明律师
在电子邮件交往中要尊重一个人，首先就要懂得替他节省时间。
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杰克
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韦尔奇通用电器（
GE
）
C
EO
一、关于主题
主题要提纲挈领，
在主题栏里用
短短的几个字
概括出整个邮件的内容，
便于
收件
人权衡邮件的轻重缓急，分别处理。
1
．一定
不
要空白
标题，这是最失礼的。
2
．标题要简短，不宜冗长，不要让客户用?才能显示完你的标题。
3
．最好写上
来自
**
公司的邮件
，以便对方一目了然又便于留存，时间可以
不用
注明，因为一般的邮箱会自动生成，写了反而累赘。
4
．标题要能真
反映文章的内容和重要性<
/p>
，切忌使用含义不清的标题，如“王先
生收”。也不要用胡乱无实
际内容的主题，例如：“嘿！”或是“收着！”
5
．一封信
尽可能只针对一个主题
，不在一封信内谈
及多件事情，以便于日后整
理。
6<
/p>
．可适当用使用
大写字母或特殊字符
（如
“
*!
”等）来突出标题，引起收件人
注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。
7
．回复对方邮件时，
应当根据回复内容需要更改标题
，不要
RERE
一大串。
8
、最最重要的一点，主题
千万不
可出现错别字和不通顺之处
，切莫只顾检查正
文却在发出前忘记
检查主题。主题是给别人的第一印象，一定要慎之又慎。
二、关于称呼与问候
1
．恰当地称呼收件者，拿捏尺度
邮件的开头要称呼收件人。
这既显得
礼貌，
也明确提醒某收件人，
此邮件是面向
他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、
ALL
。
如果对方有职
务，应按职务尊称对方，如“
x
经理”；如果不清楚职务，则应
按
通常的“
x
先生”、“
x
女士”称呼，但要把性别先搞清楚。
不熟悉的人不宜直接称呼英文名，
对
级别高于自己的人也不宜称呼英文名。
称呼
全名也是不礼貌的，
不要逮谁都用“
Dear
xxx
”，“套近乎”有点明显。
关于格式，称呼是第一行顶格写。
开头结尾最好要有问候语
最简单的开头写一个“
HI
”，中文的写个“你好”或者“您好”，开头问候语是
称呼换行空两格写
。
结尾常见的写个
Best Regards
，或者“
Sincerely
”、“
Best regards
”、“
Best
wishes
”、“
Kind reg
ards
”、“
Salutations
”、“
Yours Truly
......
”中文的
写个“祝您顺利”、“顺祝商祺”之类的也就可以了，若是尊长应使用
“此致敬
礼”。
注意，在非常正式的场合应完全使用信件标准格
式，“祝”和“此致”为
紧接上一行结尾或换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再
换行顶格写。
俗话说得好，
“礼多人不怪”
，
礼貌一些，
总是好的，
即便邮件中有些地方不妥，
对方也能平静的
看待。
三、正文
正文要简明扼要，行文通顺
若对方不认识你，
第一件应当说明的
就是自己的身份，
姓名或你代表的企业名是
必须通报，
以示对对方的尊重，
身份应当简洁扼要，
最好是
和本邮件以及对方有
关，主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。不可没头没脑
就是正事，
别人不知道你是谁还得拉到最后看，
如果对方没有足
够耐心，
你的邮件就很可能
直接进垃圾站了。
< br>但也不可过多，
有些联系方式之类与正文无关的信息应在签名
档中表明。
Email
正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要
介绍，但记住一定要条理清晰。然后单独写个文件作为附件进行详细描述。
正文行文应通顺，
多用简单词汇和短
句，
准确清晰的表达，
不要出现让人晦涩难
懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。
2.
注意
E
mail
的论述语气
根据收件人与自己的熟络程度、
等级关系；
邮件是对
内还是对外性质的不同，
选
择恰当的语气进行论述，以免引起对
方不适。
尊重对方，请、谢谢之类
的语句要经常出现。电子邮件可轻易地转给他人，因此
对别人意见的评论必须谨慎而客观
。“邮件门”就是深刻的教训！
正文多用项目符号列表，以清晰明确。
如果事情复杂，
最好用项目符号列几
个段落进行清晰明确的说明。
保持你的每个
段落简短不冗长，节
约对方的时间。
4.
一次邮件交待完整信息。
最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，
< br>说准确。
不要过两分钟之后再发一封
什么“补充”或者“
更正”之类的邮件，这会让人很反感。
5.
尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查。
这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文
Email
，最好把拼写检查
功能打开
;
如果是中文
Email
，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。
在邮件发送之前，
务必自己仔细阅读一遍，
检查行
文是否通顺，
拼写是否有错误。
6.
合理提示重要信息。
不要动不动就用大写字母、
粗体斜体
、
颜色字体、
加大字号等手段对一些信息进
行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅读。
7.
合理利用图片，表格等形式来辅
助阐述。
对于很多带有技术介绍或
讨论性质的邮件，
单纯以文字形式很难描述清楚。
如果
配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。
8.
不要动不动使用表情字符。
在商务信函里面这样显得比较轻佻，
Business Ema
il
不是你的情书，所以
^_^
之
类的最好慎用。
只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合
，
比如现在
^_^
。
< br>
四、附件
1.
如果邮件带有附件，应在正文里
面提示收件人查看附件；
2.
附件文
件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载
后管理；
3.
正文中应对附件内容做简要说明，特别是
带有多个附件时；
4.
附件数目不宜
超过
4
个，数目较多时应打包压缩成一个文件；
5.
如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开
方式，以免影响使用；
6.
如果附件
过大（不宜超过
2MB
），应分割成几个小文件分别发送。
五、语言的选择和汉字编码
1.
只在必要的时候才使用英文邮件
英文邮件只是交流的工具，
而不是用
来炫耀和锻炼英文水平的。
如果收件人中有
外籍人士，
应该使用英文邮件交流；
如果收件人是其他国家和地区的华人，
也应
采用英文交流，
由于存在中文编码的问题，
你的中文邮件在其他地区可能显示成
为乱码天书。
2.
尊重对方的习惯，
不主动发起英文邮件
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