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邮件的格式
-
给领导发邮件格式
英文邮件的格式
关于主题
主题是接收者了解邮件的第一信<
/p>
息，因此要提纲挈领，使用有意义的主
题行，这样可以让收件人迅
速了解邮件
内容并判断其重要性。
1
．一定不要空白标题，这是最失礼
的
2
．标题要简短，不宜冗长，不要让
out
look
用
…
才能显示完你的标题
3.
标题要能真反映文章的内容和重
要性，
切忌
使用含义不清的标题，
如
“
王
先生收
”
4
．一封
信尽可能只针对一个主题，
不在一封信内谈及多件事情，以便于日
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感谢阅读
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后整理
5
．
可适当用使用大写字母或特殊字<
/p>
符来突出标题，引起收件人注意，但应
适度，特别是不要随便就用
“
紧急
”
之类
的字眼。
6
．回复对方邮件时，可以根据回复
内
容需要更改标题，不要
re
re
一大串。
关于称呼与问候
1
．
恰当地称呼收件者，拿捏尺度
邮件的开头要称呼收件人。这既显
得
礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件
是面向他的，要求其给出必要的回应；
在多个收件人的情况下可以称呼大家、
all
。
如果对方有
职务，应按职务尊称对
方，如
“x
经理
”
；如果不清楚职务，则应
按通常的<
/p>
“x
先生
”
、<
/p>
“x
小姐
”
称呼
，但要
把性别先搞清楚。
不熟悉的人不宜直接称呼英文名，
对
级别高于自己的人也不宜称呼英文
名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁
都用个
“dear
xxx”
，显得很熟络。
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感
谢阅读
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~ 2
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/p>
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2
．
email
开头结尾最好要有问候语
最简单的开头写一个
“hi”
，
中文的写
个
”
你好
”
；
结尾常见的写个
best
regards
，
中文的写个
”
祝您顺利
”
之类的也就
可以了。
俗话说得好
，
“
礼多人不怪
”
，礼貌
一些，总是好的，即便邮件中有些地方
不妥，对方也
能平静的看待。
1.
email
正文要简明扼要，
行文通顺
email
正文应简明扼要的说清楚事
情；如果具体内容确实很多，正文应只
作摘要介绍，然后单独写个文件作为附
件进行详细描述。
正文行文应通顺，多用简单词汇和
短句，准确清晰的表达，不要出现让人
晦涩难懂的语句。最好不
要让人家拉滚
动条才能看完你的邮件，千万不要学唐
僧。
2.
注意
email
的论述语气
< br>
根据收件人与自己的熟络
程度、等
级关系；邮件是对内还是对外性质的不
同，选择恰当的
语气进行论述，以免引
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起对方不适。
尊重对方，请、谢谢之类的语句要
经
常出现。
电子邮件可轻易地转给他人，因此
对别人意见的评论必须谨慎而客观。
“
邮件门
”
就是深刻的教训！
3. email
正文多用
1234<
/p>
之类的列表，
以清晰明确。
如果事情复杂，最好
1
、
2
、
< br>3
、
4
的
列几个段落进行清晰明确的说明。保持
你的每个段落简短不冗长，没人有时间
仔细看你没分段的长篇大论。
4.
一次邮件交待完整信息
最好在一次邮件中把相关信息全部
说
清楚，说准确。不要过两分钟之后再
发一封什么
“
补充
”
或者
“
更正
”
之类的邮
件，这会让
人很反感。
5.
尽可能避免拼写错误和错别字，
注意使用拼写检查
这是对别人的尊重，也是自己态度
的体现。如果是英文
email
，最好把拼写
检查功能打开
;
如果是中文
email
，注意<
/p>
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拼音输入法带给你的弱智同音别字。
在邮件发送之前，务必自己仔细阅
读
一遍，检查行文是否通顺，拼写是否
有错误。
6.
合理提示重要信息
不要动不动就用大写字母、粗体斜
体
、颜色字体、加大字号等手段对一些
信息进行提示。合理的提示是必要的，
但过多的提示则会让人抓不住重点，影
响阅度。电子邮件的格式
一、商务英语电子邮件的格式
常见的商务英语电子邮件包括以下
五
部分：
①写信人
email
地址、收信人
em
ail
地址、
抄送收信人
email<
/p>
地址、
密送收信
人
email
地址。②标题。③称呼、开头、
正文、结尾句。④
礼貌结束语。⑤写信
人全名、写信人职务及所属部门、地址、
电
话号码、传真等。
其中邮件主题应体现邮件主旨，要
引人注目、意思明确，最好为名词或动
名词短语；称呼礼貌得体，符合商务英
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感谢阅读
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~ 5
~
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/p>
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语写作习惯，
如不知对方姓名只知头衔，
可用
dear+title
作为称呼，
如只知对方姓
名不知性别，可用
dear+
全名，如邮件为
一封通函，则用
dearall
作为邮件称呼；
正文应结构清楚，便于阅读，如正文内
容较长，可使用小标题、
小段落，或利
用星号、下划线及段落间空行等方式使
邮件眉目清
楚、一目了然。
二、商务英语电子邮件写作应遵循
的五
c
原则
商务英语电子邮件的正文写作应该
遵
循
五
c
原
则
，
即
correctness
、<
/p>
conciseness
、
comple
te
、
clarity
和
courtesy
原则。
准确原则
由于商务英语电子邮件涉及的是商
务
活动双方的权利、义务关系，其准确
性对商务治理与沟通至关重要。具体而
言，不仅电子邮件的英语语法、标点符
号和拼写要做到准确无误，电子邮件内
容还要叙述准确，以免引起误会纠纷。
简洁原则
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感谢阅读
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~ 6 ~
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简洁原则是商务英语写作最重要的
原
则，指在不影响完整性和礼貌性的前
提下，尽量使用简单句子和简短词语。
一封拖沓冗长、措词复杂的电子邮件既
浪费写的时间，也会给阅读者带来不必
要的麻烦，故商务英语电子邮件应以简
明扼要为第一要务。
在具体写作
中，商务英语电子邮件
呈现出的句法特征是句子结构简单明
了，
有大量省略句和不完整句。其词汇
特征是用语简洁，语言简明扼要。
另外，为了节约时间和空间
，电子
邮件中可使用缩略语，
如
u
表示
you
，
pl
s
表示
please
，
info
表示
information
，
qty
表示
quantit
y
，
p“c
表示
piece
，
l“
c
表示
letterofcredit
，
fob
表示
freeonboard
< br>。
例
1
it
is
very
difficult
to
sell
man
hole
covers
in
product
must
have
the
quality
certificate issued in france.
例
2
price
：
fob shanghai usd
96“pc.
例
3 hope you can accept it.
例
1
中的两个单句具有明显的因果
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关系，但写并不使用表达因果关系的连
接词如
since
、
because
，这种
舍长句、复
合句，选短句、简单句，喜并列、弃从
属的句法特征
在商务英语电子邮件写作
中十分常见。
例
2
中缩略语的使用，
例
3
中不完整句的选择，反映了与普通商务
信函相比，商务电子邮件更倾向于非
正
式文体，更为口语化。
完整原则
商务电子邮件内容应力求具体、明
确
、完整，提供读者所需要的信息，尤
其像盘、询问贸易条件等需要回函的电
子邮件，更需要清楚完整，因为只有包
含具体信息的邮件，才能达到良好的沟
通效果。邮件是否完整，可以用
5w1h
来检验，即
who
，
when
，
where
，
wh
at
，
why
和
how
。
清楚原则
商务英语电子邮件的写作要做到层
次清楚，用词准确。具体表现在：
例
1 we will
deliver your goods soon.
例
2
中
si
gnificant
一词意为明显的、
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~ 8
~
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不小的，语义模糊，故可以用具体
数字
替换。例
2
中
soon
表示不久、很快，语
义不明确，没有指出具体的供
货时间，
可改为具体的年月日。英文邮件的格式
关于主题
主题是接收者了解邮件的第一信<
/p>
息，因此要提纲挈领，使用有意义的主
题行，这样可以让收件人迅
速了解邮件
内容并判断其重要性。
1
．一定不要空白标题，这是最失礼
的
2
．标题要简短，不宜冗长，不要让
out
look
用
…
才能显示完你的标题
3.
标题要能真反映文章的内容和重
要性，
切忌
使用含义不清的标题，
如
“
王
先生收
”
4
．一封
信尽可能只针对一个主题，
不在一封信内谈及多件事情，以便于日
后整理
5
．
可适当用使用大写字母或特殊字
符来突出标题，引起收件人注意，但应
适度，特别是不要随便就用
“
紧急
”
之类
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~ 9
~
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的字眼。
6
．回复
对方邮件时，可以根据回复
内容需要更改标题，
不要
RE RE
一大串。
关于称呼与问候
1
．
恰当地称呼收件者，拿捏尺度
邮件的开头要称呼收件人。这既显
得
礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件
是面向他的，要求其给出必要的回应；
在多个收件人的情况下可以称呼大家、
ALL
。
如果对方有
职务，应按职务尊称对
方，如
“x
经理
”
；如果不清楚职务，则应
按通常的<
/p>
“x
先生
”
、<
/p>
“x
小姐
”
称呼
，但要
把性别先搞清楚。
不熟悉的人不宜直接称呼英文名，
对
级别高于自己的人也不宜称呼英文
名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁
都用个
“Dear
xxx”
，显得很熟络。
2
．
Email
开头结尾最好要有问候语
最简单的开头写一个
“HI”
，中文的
写
个
”
你
好
”
；
结
尾
常
见
的
写
个
< br>Best
Regards
，
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~ 10 ~
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中文的写个
”
祝您顺利
”
之类的也就
可以了。
俗话说得好
，
“
礼多人不怪
”
，礼貌
一些，总是好的，即便邮件中有些地方
不妥，对方也
能平静的看待。
1.
Email
正文要简明扼要，
行文通顺
Email
正文应简明扼要的说清楚事
情；如果具体内容确实很多，正文应只
作摘要介绍，然后单独写个文件作为附
件进行详细描述。
正文行文应通顺，多用简单词汇和
短句，准确清晰的表达，不要出现让人
晦涩难懂的语句。最好不
要让人家拉滚
动条才能看完你的邮件，千万不要学唐
僧。
2.
注意
Email
的论述语气
< br>
根据收件人与自己的熟络
程度、等
级关系；邮件是对内还是对外性质的不
同，选择恰当的
语气进行论述，以免引
起对方不适。
尊重对方，请、谢谢之类的语句要
经
常出现。
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对别人意见的评论必须谨慎而客观。
“
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”
就是深刻的教训！
3. Emai
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正文多用
1234
之类的列表，
以清晰明确。
如果事情复杂，最好
1
、
2
、
3
、
< br>4
的
列几个段落进行清晰明确的说明。保持
你的每个段落简短不冗长，没人有时间
仔细看你没分段的长篇大论。
4.
一次邮件交待完整信息
最好在一次邮件中把相关信息全部
说
清楚，说准确。不要过两分钟之后再
发一封什么
“
补充
”
或者
“
更正
”
之类的邮
件，这会让
人很反感。
5.
尽可能避免拼写错误和错别字，
注意使用拼写检查
这是对别人的尊重，也是自己态度
的体现。
如果是英
文
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最好把拼写
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