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如何写一封简洁高效的电子邮件，外企工作必备
与书信相比，电子邮件（
Email
）更加简短，因为它是针
对具体问题的回复，在
极短的时间内写就，因而，电子邮件的写作可以允许使用非书面语
、省略语，甚
至有时可以省略致意用语。
Email
组成部分
电子邮件包含以下内容：
?
标题
Subject
line
：标题栏写明该邮件所讨论的主要事项。
?
招呼语
S
alutation
：
可有可无。
你可
以用一个简单的
“Hi”
开头，
也可以
直呼对方
的名字，比如
“Clare”
，还有人干脆就不加称谓，直入主题。
?
写邮件的理由
Reason for writing
?
要点
Main point
?
结尾
Cl
osing
：邮件结尾多种多样，比如
“Best”
或者
“thanks”
都可以用来结尾，
结尾部分也是可有可无的。
电子邮件
Tips
1
标题要详细
用简短一句话陈述清楚具体事项，
比如
“Meeting
at 10am about pay
rise”
（
10
点见商议涨薪事宜），而不是简单的一个
<
/p>
（紧急）。
即便是回复他人的邮件，最
好也能写清邮件主题，而不是直接在标题栏写
Re:
或者
R:R
。为了避免他人将邮件误认为垃圾邮
件（
spam
），避免使用
“hi”“
hello”
这样概括性的标题。
2
内容要简短
一封邮件，
最好只写一件事。
如果有需要的话，
你可以为不同的事项发多封邮件，
同时为每封邮件写清不同的标题，这可以帮
助对方理解邮件的内容。
你不需要
在邮件内引用此前邮件的所有内容，
你可以使用尖角括号来选择性地引
< br>用部分内容，
<<
引文
>>
。
3
语言简明直接
在邮件中，语言尽量直截了当。以下是使用简明英语的要点：
?
?
?
?
多用主动语态，少用被动语态
使用短句，避免长句
不要使用成语（
idiom
）
如果收件人和你并不是一个领域的人，则尽量避免使用技术用语和行业术语
（
technical or jargon
words
）
4
明确告知收件人要做的事情
在邮件中为收件人指明要做的事情，
例如，
如
果你需要收件人搜集某些信息，
可
以写：
?
Please can you find me
the sales figures for 2015?
你是否可以为我找一下<
/p>
2015
年的销售额？
而
避免
写成
模糊不清的：
?
I'm going
to need the sales figures for 2015.
我想我
需要
2015
年的销售额。
5
斟酌邮件内容
邮件要言之有物，同时保持礼貌的态度、中立的语气。
牢记收件人随时可以将邮件转发给他人（
could
forward your email to other
people
）
，
所以要确保邮件内容可以为他人知悉，
所以不要在邮件内八卦，
评论，
邮件内容也不
能包括保密性内容。
6
发送之前检查一遍
发送之前，使用拼
写检查软件，避免出现拼写错误，自己大声读一遍，确保没有
语法和标点符号使用错误。
邮件范例
招呼语
邮件的开头方式多种多样，
通常你可以复制发件人的招呼语，<
/p>
但如果你是邮件发
起者的话，以下这些招呼语都可以做参考。
▌
朋友或者同事
Hi
是非正式的词，可以对
朋友
或
者
同事
使用。当然，如果你和收件人
比
较熟
，
也可以用
Hello
或者
“
Hello+
姓名
”
来打招呼。
▌
非熟人
如
果你知道收件人的名字的话，使用
Dear
Mr/Ms
Jones
，和在信件中一样，
< br>使用
Ms
而不用
Miss
和
Mrs
。
▌
正式邮件
如果你不知道收件人的名字，
直接用
D
ear Sir
Dear Madam
或者
Dear Sir /
Madam
来开头。
▌
群发邮件
如果你要给一群人群发邮件的话，你可以使用集体名词来进行称谓，如：
致顾客
致合作方
如果你是给同公司的一群人群发邮件的话，你可以用：
大家好
同事们好
大家好
如果你是给公司的上司们发邮件，可以用：
经理好
领导好
各位董事
▌
不用招呼语
通常在公司，
你可能只是给同事发个快速的信息，
就像打电话
一样，
在这种情况
下，你不需要进行寒暄，直接开始说事情就可
以了。
正文
正文
第一句话要告诉收件人邮件的主要内容。以下为常用的表达：
▌
回复之前的邮件