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职场英语:邮件写作规范详解
一、基本要素
英文电子邮件的基本要素是主题、
称谓、正文、结尾用语及署名。
1.
主题(
Subject
)
:电子邮件最重要的部分是主题,假设我们都是很忙的人,在打开邮<
/p>
箱阅读邮件时,
第一眼看到的就是邮件的主题。
< br>所以,
主题应当做到言简意赅并突出邮件重
要性。英文邮
件的
主题需要注意不超过
35
个字母<
/p>
,将位于句首的单词和专有名词首字母大
写。比如:
Some questions about C++.
在比较正式的格式中
,需要把每个单词的首字母大写
(介词、冠词除外)。例如:
YES
:
Supplier
training
NO
:
professional
trainees from sister company should abide by rule
of local company
(太长)
主题框的内容切忌含糊不清。
NO
:像
News about
the meeting
这样的表达,
YES
:应改为
Tomorrow's
meeting canceled
。
一般来说,
只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可。
< br>另外一种较为正规的格式
可将除了少于
5
个字母的介词、连接词或冠词之外的每一个单词的首字母大写。
YES
:
New E-mail
Address
Notification
;
Detailed
calculation
NO
:
detailed
calculation
视信的内容是否重要,
还可以开头
加上
URGENT
或者
FYI
(
For Your Information
,
供参考)
,
如:
URGENT
:
Submit your
report today!
2.
称谓(称呼
Salutatio
n
)
:如果是第一次给对方写信,那么称谓最好用“
Dear+
全名”,
注意首字母均大写
,
这样会让人感觉比较正式。
如果对方以非正式口
吻来信,
我们也可以类
似非正式地回复。比如:“
Hello/Hi Lillian
”。在实际通信中可能遇到不知道对方姓
名,可
以用“
Dear+
对方头衔”,
如“
Dear President
”,或者“
Dear+Sir/Madam
”形式。
英国人习
p>
惯在称呼后加“
,”,美国人习惯在称谓后加“
:”
,有时也可以不加任何标点,是具体
情况而定。
注意:
(
1
)
在同辈的亲朋好友或同事间可以直呼其名,但对长辈或上级最好使用头衔加
上
姓。
YES
:
Tommy
,或者
Mr.
Smith
。
(
2
)
p>
称呼和正文之间,
段落之间,
正文和信尾客
套话之间一般空一行,
开头无须空格。
如:
Jimmy,
I received your memo and
will discuss it with Eric on Wednesday.
Best,
(
3
< br>)人家的名字千万不要错
,
老一辈的看到名字错就干脆撵
去垃圾桶
.
同样
,
头衔都不要错
.
头衔或学位
,
任择其一吧
.
以下是
一样的
: Howard E. Wyatt, Dr. Howard E.
Hyatt
(
4
)多过一个男性<
/p>
,
用
Messrs
< br>(
[
?
mes
< br>?
z ]
各位先生的意思)
,
就是
Misters
的意思
,
其后不
要跟名字,只跟姓就可以。如:
Messrs. Smith, Wyatt, and Fury
。反正,如果多过一位女性,
用
Mesdames /
Mmes. / Mses.
同样不要跟名字
.
例子
: Mses. Farb, Lionel, and
Gray
。
假如男女
一起呢?
弄清楚称呼就行,例如
: Dr. and
Mrs. Harold Wright / Mr. Harold Wright and Dr.
Margaret Wright / Mr. and Mrs. Harvey
Adams-Quinn
。
(
p>
5
)有人有自己头衔就要跟紧,例如有人有荣誉学位就不喜欢用一般
的头衔
,
有时不知道对
方头衔,就用<
/p>
Ms.
比如:
Ms. Sarah Gray
。
(
6
)职衔短可以一行过
,
长就下一行吧
.
例如
p>
:
Ken Green, President
/
Ken Green
/
Vice President of
International Operations
NO
:
Ken Green
/
Vice President of Unicom
China
YES
:
Ken Green
/
Vice
President, Unicom China
(
7<
/p>
)老外的名字有时有
Jr.
或
Sr.,
之前的逗点是随你喜欢的
,
以下都是正确:
YES
:
Michael
J. Smith, Jr.
/
Michael J.
Smith Sr.
(
8
)
用人家的名字总好过人家的头衔称呼
.
如果
没有名字
,
或者是很正规信的信件
,<
/p>
可以考虑
这些:
Dear Committee Member:
Dear
Meeting Planner:
Dear Colleagues: To
All Sales Reps:
To Whom It May
Concern:
Dear Sir or Madam:
Dear Madam or Sir:
Dear
Purchasing Agent:
如果是全公司:
YES
:
Gentlemen or Ladies: / Ladies or
Gentlemen:
(
9
)有时
见到人家用冒号就说人家错
,
其实也未必啊
,
看
:
YES
:
Dear Mr.
Jones: (
非常正规
) / Dear Joan:
Dear Jim, / Jim,
(
非正规
)
2.
正文(
Body
)
:在书写正文时,把最重要的事情写在正文最前面或者邮件内容较长时
写在第一段。
为了让收件人阅读邮件比较舒服,
我们需要注意邮件正文结构的
美感,
邮件段
落最好控制在两三段之内
。
如果一封电子邮件涉及多个信息点,
我们可以采用分条目的方
法,
如符号、小标题、编号来使得邮件想要表达的内容层次清晰。
邮件内容应注意单词的拼写、
大小写、标点、语法等
。所谓以
小见大。
写信给别人时一般常用
How are you been
recently?
回复别人邮件时一般常用
I am
happy to receive your e-mail.
3.
结
尾语:
在正文之后添加结束语。注意一般结尾语中
只有第一个单
词首字母大写而剩
余单词都小写,此处与称呼不同
。比如:
p>
一般电子邮件:
Sincerely/
Sincerely yours......
私人电子邮件:
Regards/ Best wishes/
Best regards/ With best wishes/ Wish best regards/
Yours /
Cheers
书信的结尾致意要留意
,
弄清大家的关系才选择用词
,
例子
:
(
1
)
Very Formal
非常正规的
(
例如给政府官员的
)
Respectfully yours, Yours respectfully,
(
2
)
For
mal
正规的
(
例如客户公司之间啦<
/p>
)
Very truly yours, Yours
very truly, Yours truly,
(
3
)
Less Formal
不太正规的
(
例如客户
)
Sincerely
yours, Yours sincerely, Sincerely, Cordially
yours, Yours cordially, Cordially,
(
p>
4
)
Informal
非正规的
(
例如朋友
,
同事之类
)
Regards, Warm
regards, With kindest regards, With my best
regards, My best, Give my best to
Mary,
Fondly, Thanks, See you next week!
另外,有时在
we, I, and
you
之间选择是很烦的事
--
<
/p>
如果是公司代表联络生意之类
,
可以用<
/p>
: We will reimburse you for these legal
expenses. Sinopec
will reimburse you
for these legal expenses.
如
果单纯说你自己
,
可以用
I
found the brochure very informative.
有时可以一起用啦
...: We are pleased
to offer you the position of sales director, and I
am looking
forward to our Tuesday
morning meeting.
那么
I
和
you
呢
?
一般来说,
收信人的利益比较重要,
名义上都要这样
想
.
给人尊重的语气就
一般不会错了。
多用
you
有时会有隔阂的感觉,比如:
You will be
pleased to learn that you have been selected to
serve on our advisory board. Your
prompt response will be appreciated.
(
好像欠你一样
)
I am
pleased that our board has selected you as the
best qualified candidate to serve on our
advisory board. I hope you’ll agree to
serve. (
这就友善多了
)
Your book was well written and
comprehensive. (
不用你来判断我呀
~~)
I thoroughly enjoyed your book and
found an answer to every one of my questions about
performance appraisals.
(
客气一点
)
总之,语气和宾词的运用得当能决定你的礼貌程度。
B
、信尾客套话(
Complimentar
y close
)通常也很简明。常常只须一个词,如:
Tha
nks
,
'Best
Cheers<
/p>
,不需要用一般信函中的
Sincerely
yours'
或
Best
regards
。
4.
署名:
在正文最后需要署名,
可以写全名,
也可以只写名字
。
需要辨明性别时可以在姓名
后面注明
(Mr./Ms.)
。
对于咱们中国人,为了区分
姓和名,可以把我们的姓的字母全部大写
,
例如
XIONG Lillian.
如果写信人代表的是一个组织或部门,
应在名字下一行写上自己的职位、
所属部门。不要把
Mr., Ms., Mrs., Dr.
之类一起签,签名也看信件的语气
.
给朋友或公司客户
,
签
Bill
也可以
,
给陌生人就最好用
Gates
或者
Bill Gates
。
ever / With love / Affectionately......
二、
其它注意事项:
A
、文法
1
、切忌主客不分或模糊
例子:
Deciding to
rescind the earlier estimate, our report was
updated to include
$$40,000 for new
equipment.
应改为:
Deciding to rescind our
earlier estimate, we have updated our report to
include $$40,000 for new equipment.
(We
我们是主语
,
不是
report
。
)
2
、句子不要零碎
例子:
He decided
not to audit the last ten contracts. Because of
our previous
objections about
compliance.
应该连在一起。
3
、结构对称,令人容易理解。
例子
: The owner
questioned the occupant's lease intentions and the
fact that the
contract had been altered
with ink markings.
应改为:
The owner questioned the
occupant's lease intentions and ink alterations of
the contract.
<
/p>
4
、单复数不要搞乱,不然会好刺眼,看不舒服。
例如:
An
authorized person must show that they have
security clearance.
5
、动词主词要呼应。想想这两个分别:
1
)
This is one of
the public-relations functions that is under
budgeted.
2
)
This is one of
the public-relations functions, which are under
budgeted.
6
、时态和语气不要转变太多,不要浪费人家的精力啊。
7
、选词正确
像
affect
和
effect
,
operati
ve
和
operational
等等就
要弄清楚才好用啦。
8
、地址上的数字直接用阿拉伯数字吧
,
除了
One
,例子
:
127 Ninth Avenue, North
127 E. 15 Street
5 Park Avenue
One Wingren Plaza
556 - 91 Street
B
、文体
1
、可读性:对象是大学程度的话,用高中的英文就行,不要以
为人人都是语言
大师,多用短句
(15-20
< br>字吧
)
,
技术性的字
,
就更加要简单易明
.
2
、注意段落的开头
.
一般来说
,
重要或强调的事
情都放在信件或段落的开头
,
而句
子就
放在最尾
.
例如
:
(
1
)
.Because
he was unable to attend the meeting personally,
he forwarded his congratulations on
cassette tape.
(
2
)
.He
forwarded his congratulations on cassette tape
because he was unable to
attend the
meeting personally.
两者强调的事情就有分别了
.
3
、轻重有分,
同等重要的用
and
来连接,较轻放在次要的句子里
.
4
、意思转接词要留神
.
例如
: but
(
相反
), therefore
(
结论
), also
(
增添
), for example
(
阐明
).
分不清
furthermore
和
mo
reover
就不要用啦
.
5
、句子开头不要含糊不清的主词。
例子
: These
decisions have been a big disappointment to the
committee members.
They have delayed
further action. They
是指什么呀
?
p>
开头少用
this, that, it, they,
或
which.
6
、修饰词的位置要小心
,
例如
: He could
only reimburse the cost after July 15.
应为
He could
reimburse the cost only after July 15.
7
、用语要肯定准确
.
切忌含糊
.
例如
:The figures
s
how a significant increase.”
怎样
significant
呀
,
改为
: The figures
show an increase of 19%.
8<
/p>
、
.
立场观点一致
.
少用被动语
.
例如
: Partial data should be
submitted by April.
改为
: You should submit
partial data by April.
就很好了
.
C.
格调
1
、式样和句子长度不要太单调
.
千篇一律的
subject-verb-object
会闷死人的
.
有时
短句
跟着长句可以化解一下
.
2
、弱软的词
(e.g. was,
were, is, are...)
可以加强一点
.
例如
: Prunton
products are highly effective in ...
改为
: Prunton products excel
in ...
就有力很多了
.
p>
3
、亲切
,
口语化
是比较受欢迎
!
用宾词和主动的词
,
让人家受落
.
例如
:
(
1
)
.
This information will be sincerely appreciated.”
(
2
)
.
We sincerely appreciate your information.
< br>明显地
,
我们会喜欢第
2
句
.
D
、内容与附件
E-mail
文体的另外一个特点是
简单明了,
便于阅读,
太长的内容可以以附件的方
式发出。一个段落大多仅由一到三个句子组成。
三
、英语电子邮件写作应遵循的五
C
原则
商务英语电子邮件的正文写作应该遵循五
C
原则,即
Correctness
、
Conciseness
、
Com
plete
、
Clarity
和
Courtesy
原则。
1
、准确原则
由于商务英语电子邮件涉及的是商务活动双方的权利、
义务关系,
其准确性对商
务治理与沟通至关重
要。
具体而言,
不仅电子邮件的英语语法、
标点符号和拼写
要做到准确无误,电子邮件内容还要叙述准确,以免引起误会纠纷。
2
、简洁原则
简洁原则是商务英语写作最重要的原则,指在不影响完整性和
礼貌性的前提下,
尽量使用简单句子和简短词语。
一封拖沓冗长
、
措词复杂的电子邮件既浪费写的
时间,
也会给阅读者带来不必要的麻烦,
故商务英语电子邮件应以简明扼要为第
一要务。
在具体写作中,
商务英语电子邮件呈现出的句法特征是句子结构简单明了,
有大
量省略句和不完整句。其词汇特征是用语简洁,语言简明扼
要。
另外,为了节约时间和空间,
电子邮件中可使用缩略语,如
U
表示
y
ou
,
Pls
表
示
please
,
Info
表示
information
,
Qty
表示
quantity
,
P
“
C
表示
piece
,
L
“
C
表
示
L
etter of Credit
,
FOB
表示
Free on
Board
。
例
1 It is very difficult to
sell man hole covers in product must have the
quality certificate issued in France.
例
2
Price
:
FOB Shanghai USD
96
“
PC.
例
3 Hope you can accept it.
例
1
中的两
个单句具有明显的因果关系,
但写并不使用表达因果关系的连接词如
since
、
because
,这
种舍长句、复合句,选短句、简单句,喜并列、弃从属的句
法特征在商务英语电子邮件写
作中十分常见。
例
2
中缩略语的使用,
例
3
中不完
整
句的选择,反映了与普通商务信函相比,商务电子邮件更倾向于非正式文体,
更为口语化
。
3
、完整原则
商务电子邮件内容应力求具体、
明确
、
完整,
提供读者所需要的信息,
尤其
像盘、
询问贸易条件等需要回函的电子邮件,
更需要清楚完整,
因为只有包含具体信息
的邮件,才能达到良好的沟通效果。邮件
是否完整,可以用
5W1H
来检验,即
who
,
when
,
< br>where
,
what
,
why
和
how
。<
/p>
4
、清楚原则
商务英语电子邮件的写作要做到层
次清楚,用词准确。具体表现在:
例
1 We will deliver your
goods soon.
例
2 <
/p>
中
significant
一词意为明显
的、
不小的,
语义模糊,
故可以用具体
数字替换。
例
2
中
soon
表示不久、很快,语义不明确,没有指出具体的供货时间,可改为
具体的年月日。
5
、礼貌原则
商务英语电子邮件应遵循措词婉转、
礼貌的原则。
鉴于电子邮件直接影响到整个
交易的成败,买卖双
方应十分注重措辞方式,要婉转、礼貌,使对方轻易接受。
在写作电子邮件时,可以通过
使用虚拟语气、委婉语气等方法迂回地表达观点,
提出要求。
例
1
If
it
is
not
for
the
larger
orders
we
receive
from
a
numbero
four
regular
customers
,
we
could not have quoted for supplies even at that
price.
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