-
英文电子邮件的写作特点和格式
一、主题
主题（
Subject
）框的内容应简明地概括信的内容，短的
可以是一个单词，如
greetings
；长的
可以是一个名词性短语，也可以是完整句，但长度一般不超过
35
个字母。
YES
：
Supplier
training
NO
：
professional
trainees from sister company should abide by rule
of local company
（太长）
主题框的内容切忌含糊不清。
NO
：像
News about
the meeting
这样的表达，
YES
：应改为
Tomorrow's
meeting canceled
。
一般来说，
只要将位于句首的单词和
专有名词的首字母大写即可。
另外一种较为正规的格式
可将除了
少于
5
个字母的介词、连接词或冠词之外的每一个单词的首字母
大写。
YES
：
New E-mail
Address
Notification
；
Detailed
calculation
NO
：
detailed
calculation
视信的内容是否重要，
还可以开头加上
URGENT
或者
FYI
（
For Your Information
，
供参考）
，
如：
URGENT
：
Submit
your report today!
二、称呼
1
、
E-mail
一般使用非正式的文
体，因此正文（
Body
）前的称呼（
Salutation
）通常无须使用
诸如
Dear
Mr.
John
之类
的表达。在同辈的亲朋好友或同事间可以直呼其名，但对长辈或上
级最好使用头衔加上姓
。
YES
：
Tommy
，或者
Mr. Smith
。
2
、称呼和正文之间，段落之间，正
文和信尾客套话之间一般空一行，开头无须空格。如：
Jimmy,
I
received your memo and will discuss it with Eric
on Wednesday.
Best,
David
3
、
人家的名字千万不要错
,
老一辈的看到名字错就干脆撵去垃圾桶
.
同样
,
头衔都不要错
.
头
< br>衔或学位
,
任择其一吧
.
以下是一样的
: Howard E. Wyatt, Dr.
Howard E. Hyatt
4
、多过一个男人
,
用
Messrs,
就是
Misters
的意思
,
不过不要跟名字
,
跟姓
就行啦
.
YES:
Messrs. Smith, Wyatt, and Fury
。女人呢
?
YES
：用
Mesdames, Mmes., or
Mses.
同样不
要跟名字
.
例子
: Mses. Farb, Lionel, and
Gray
。男女一齐呢
?
弄清楚称
呼就行
.
例如
: Dr. and
Mrs.
Harold
Wright
；
Mr.
Harold
Wright
and
Dr.
Margaret
Wright
；
Mr.
and
Mrs.
Harvey
Adams-Quinn
。
5
、
有人有
自己头衔就要跟紧
,
例如有人有荣誉学位就不喜欢用一般的头衔
,
有时大头不知道对
方头衔
,
干脆用
Ms.
算了
. Ms. Sarah Gray
6
、职衔短可以一行过
,
长就下一行吧<
/p>
.
例如
:
Ken Green, President
／
Ken Green
／
Vice President of
International Operations
NO
：
Ken Green
／
Vice President of Unicom
China
YES
：
Ken Green
／
Vice
President, Unicom China
7
、老外的名字有时有
Jr.
或
Sr.,
之前的逗点是随你喜欢的
,
以下都是正确
,
不要笑人
:
YES
：
Michael J.
Smith, Jr.
／
Michael J. Smith
Sr.
8
、
用人家的名字总好过人家的头衔称呼
.
如果没有名字
,
或者是很正规信的信件
,
< br>可以考虑这
些：
Dear Committee Member:
Dear Meeting Planner:
Dear Colleagues: To All Sales Reps:
To Whom It May Concern:
Dear Sir or Madam:
Dear Madam or Sir:
Dear Purchasing Agent:
如果是全公司：
YES
：
Gentlemen or Ladies: Ladies or
Gentlemen:
9
、有时见
到人家用冒号就说人家错
,
其实也未必啊
,
看
:
YES
：
Dear Mr.
Jones: (
非常正规
) Dear Joan:
Dear Jim, Jim,
(
非正规
)
三、拼写
1
、
E-mail
的非正式的文体特点并不意味它的撰写可以马虎行事，
特别是给长辈或上级写信，<
/p>
或者撰写业务信函更是如此。写完信后，一定要认真检查有无拼写、语法和标点符号的误。
当然
Outlook Express
等软件的
'
拼写检查
'
功能可以助你一臂之力。
2
、外国国名尽量用大写
.
是为尊重<
/p>
,
也方便邮差
.
3
、标点要准确
NO
：
He
did not make repairs, however, he continued to
monitor the equipment.
YES
：
He did not
make repairs; however, he continued to monitor the
equipment.
4
、大小写要注意
非必要，不要整个字都是大写，除非要骂人。
NO
：
MUST change to
OS immediately.
外国人就觉得不礼貌和喝令人一样。
YES
：要强调的话，用底线，斜字，粗体就可以了。
四、结尾部分
A
、书信的结尾致意要留意
,
弄清大家的关系才选择用词
,
例子
:
1
、
V
ery Formal
非常正规的<
/p>
(
例如给政府官员的
)
Respectfully yours, Yours respectfully,
2
、
Formal
正规的
(
例如客户公司之间啦
)
Very truly yours, Yours very truly,
Yours truly,
3
、
Less Formal
不太正规的
(
例如客户
)
Sincerely yours, Yours
sincerely, Sincerely, Cordially yours, Yours
cordially, Cordially,
4
、
Informal
非正规的
< br>(
例如朋友
,
同事之类
)
Regards, Warm regards, With kindest
regards, With my best regards, My best, Give my
best to
Mary, Fondly, Thanks, See you
next week!
有时在
we, I, and
you
之间选择是很烦的事
--
如果
是公司代表联络生意之类
,
可以用
:
We will
reimburse you for these legal
expenses. Sinopec will reimburse you for these
legal expenses.
如
果单纯说你自己
,
可以用
: I found the
brochure very informative.
有时可以一起用啦
...: We are
pleased
to
offer
you
the
position
of
sales
director,
and
I
am
looking
forward
to
our
Tuesday
morning meeting.
那么
I
和<
/p>
you
呢
?
好烦
好烦
.
一般来说
,
收信人的利益比较重要
,
名义上都要这样想
.
给人尊重的
语气就一般不会错了
.
多用
you
有时会有隔阂的感
觉
.
You
will
be
pleased
to
learn
that
you
have
been
selected
to
serve
on
our
advisory
board.
Your
prompt response will be appreciated.
(
好像欠你一样
)
I
am
pleased
that
our
board
has
selected
you
as
the
best
qualified
candidate
to
serve
on
our
advisory board. I hope
you’ll agree to serve.
(
这就友善多了
)
Your book was well written and
comprehensive. (
不用你来判断我呀
~~)
I
thoroughly
enjoyed
your
book
and
found
an
answer
to
every
one
of
my
questions
about
performance appraisals. (
客气一
点
,
人家受落
)
总之
,
语气
和宾词的运用得当能决定你的礼貌程度
.
< br>B
、
信尾客套话
（
Complimentary close
）
通常也
很简明。
常常只须一个词，
如：
'Th
anks'
，
'Best'
，
'Cheers'
，不需要用一般信函中的
'S
incerely yours'
或
'Best
regards'
。
C
、签名：不要把
Mr., Ms.,
Mrs., Dr.
之类一起签
,
人家
会笑你的
...
签名也看信件的语气
.
给朋
友或公司客户
,
签
Bill
也可以
,
给陌生人就最好用
Gates
或者
Bill Gates
啦
.
五、其它注意事项：
A
、文法
1
、切忌主客不分或模糊
例子：
Deciding to
rescind the earlier estimate, our report was
updated to include $$40,000 for new
equipment.
应改为：
Deciding to rescind our
earlier estimate, we have updated our report to
include $$40,000
for new equipment.
(We
我们是主语
,
不是
report
。
)
2
、句子不要凌碎
例子：
He
decided
not
to
audit
the
last
ten
contracts. Because
of
our previous
objections
about
compliance.
应该连在一起。
3
、结构对称，令人容易理解。
例子
: The owner
questioned the occupant's lease intentions and the
fact that the contract had been
altered
with ink markings.
应改为：
The owner questioned the
occupant's lease intentions and ink alterations of
the contract.
4
、单复数不要搞乱，不然会好刺眼，看不舒服。
例如：
An authorized
person must show that they have security
clearance.
5
、动词主词要呼应。想想这两个分别：
1
）
This is one of
the public-relations functions that is under
budgeted.
2
）
This is one of
the public-relations functions, which are under
budgeted.
6
、时态和语气不要转变太多。看商务英语已经是苦事，不要浪费人家的精力啊。
< br>
7
、选词正确
像
affect
和
effect
，
operati
ve
和
operational
等等就
要弄清楚才好用啦。
8
、地址上的数字直接用阿拉伯数字吧
,
除了
One,
例子
:
127 Ninth Avenue, North
127 E. 15 Street
5 Park Avenue
One Wingren Plaza
556 - 91 Street
B
、文体
1
、可读性：对象是大学程度的话，用高中的英文就行，不要以
为人人都是语言大师，多用
短句
(15-20
< br>字吧
)
，
技术性的字
,
就更加要简单易明
.
2
、注意段落的开头
.
一般来说
,
重要或强调的事
情都放在信件或段落的开头
,
而句子就放在最
< br>尾
.
例如
:
（
1
）
.Because
he
was
unable
to
attend
the
meeting
personally,
he
forwarded
his
congratulations on cassette tape.
（
2
）
.He
forwarded
his
congratulations
on
cassette
tape
because
he
was
unable
to
attend
the
meeting personally.
两者强调的事情就有分别了
.
3
、轻重有分，
同等重要的用
and
来连接，较轻放在次要的句子里
.
4
、
意思转接词要留神
.
例如
: but
(
相反
), therefore
(
结论
), also
(
增添
), for example
(
阐明
).
分不
清
furthermore
和
mo
reover
就不要用啦
.
5
、句子开头不要含糊不清的主词。
例子
:
These
decisions
have
been
a
big
disappointment
to
the
committee
members.
They
have
delayed further action.
They
是指什么呀
?
开头少用
this, that, it, they,
或
which.
6
、修饰词的位置要小心
,
例如
: He could
only reimburse the cost after July 15.
应为
He could
reimburse the cost only after July 15.
7
、用语要肯定准确
.
切忌含糊
.
例如
:The
figures
show a significant increase.”
怎样
significant
呀
,
改为
: The figures
show an increase of 19%.
8<
/p>
、
.
立场观点一致
.
少用被动语
.
例如
: Partial data should be
submitted by April.
改为
: You should submit
partial data by April.
就很好了
.
C.
格调
1
、
式样和
句子长度不要太单调
.
千篇一律的
subject-verb-object
会闷死人的
.
有时短句跟着长
< br>句可以化解一下
.
2
、弱软的词
(e.g. was,
were, is, are...)
可以加强一点
.
例如
: Prunton
products are highly effective in ...
改为
: Prunton products excel
in ...
就有力很多了
.
3
、亲切
,
口语化
是比较受欢迎
!
用宾词和主动的词
,
让人家受落
.
例如
:
（
1
）
.
This information will be sincerely appreciated.”
（
2
）
.
We sincerely appreciate your information.
< br>明显地
,
我们会喜欢第
2
句
.
D
、内容与附件
E-mail
文体的另外一个特点是
简单明了，
便于阅读，
太长的内容可以以附件的方式发出。
一
个段落大多仅由一到三个句子组成。
知道
如何
写英文电子邮件
吗
?
本文将教给你一些
英文电子邮件的格式，供大
家参考。
英文电子邮件的格式
A.
文法上
1.
切忌主客不分或模糊
.
例子
:
Deciding
to
rescind
the
earlier
estimate,
our repor
t was updated to
include $$40,000 for new equipment.” 应改为
Deciding to rescind our earlier
estimate, we have updated our report to
include $$40,000 for new equipment.
(We
决定呀
,
不是
report.)
2.
句子不要凌碎
.
例子
:
He
decided
not
to
audit
the
last
ten
contracts.
Because of our previous objections
about compliance.
应该连在一起
.
3.
结构对称
,
令
人容易理解
.
例子
: The
owner questioned the occupant's
lease
intentions
and
the
fact
that
the
contract
had
been
altered
with
ink
markings.
应改为
: The owner questioned
the occupant's lease intentions
and ink
alterations of the contract.
4.
< br>单众数不要搞乱
,
不然会好刺眼
,
看不舒服
.
例如
: An authorized person
must show that they have security
clearance.
5.
动词主词要呼应
.
想想这两个分别
: is one of the
public-relations functions that is
underbudgeted. 2. This is one of the
public-relations functions, which are
underbudgeted.
6.
时态和语气不要转变太多
.
看商务英语已经是苦事
,
不要浪费人家的精力
啊
.
7.
标点要准确
.
例如
: He did not make repairs,
however, he continued
to monitor the
equipment.
改为
: He did not
make repairs; however, he
continued to
monitor the equipment.
8.
选词正确
.
好像
affect
和
effect
, operative
和
operational
等等就要
弄清楚才好用啦
.
9.
拼字正确
.
有电脑拼字检查功能后
,
就更加不能偷懒
< br>.
10.
大小写要注意
.
非必要不要整个字都是大写
,
除非要骂人<
/p>
,:,
例如
: MUST
change to OS immediately.
外国人就觉得不礼貌和喝令人一样
.
要强调的话
,
用底线
,
斜字
,
粗体就可以了
.
英文电子邮件的格式
B.
文体
1.
可
读性
.
对象是大学程度的话
,
用高中的英文就行
,
不要以为人人都是语言
大师
.
多用短句
(
15-20
字吧
),
技术性的字
,
就更加要简单易明
.
< br>2.
注意段落的开头
.
一般来说
,
重要或强调的事情都放在信件或段落的开头
< br>,
而句子就放在最尾
.
例如
: e he was unable to
attend the meeting
personally, he
forwarded his congratulations on cassette tape.
forwarded his congratulations on
cassette tape because he was unable to
attend the meeting personally.
两者强调的事情就有分别了
.
3.
轻重有分
.
同等重要的用
and
来连接
,
较轻放在次要的句子里
.
4.
意思转接词要留神
.
例如
:
but
(
相反
),
therefore
(
结论
),
also
(
增添
),
for example (
阐明
).
分不清
furthermore
和
moreover
就不要用啦
.
5.
句子开头不要含糊不清的主词
.
例子
: These decisions have
been a big
disappointment
to
the
committee
members.
They
have
delayed
further
action.
T
hey
是指什么呀
????
开头少用<
/p>
this, that, it, they,
或
which.
6.
修饰词的位置要小心
,
例如
: He could only reimburse the cost after
July 15.
应为
He
could reimburse the cost only after July 15.
7.
用语要肯定准确
.
切
忌含糊
.
例如
:The
figures show a significant
increase.” 怎
样
significant
呀
,
大哥
?
改为
:
The
figures
show
an
increase
of
19%.
8.
立场观点一致
.
少用被动语
.
例如
: Partial data should be
submitted
by April.
改为
: You should submit
partial data by April.
就很好了
.
英文电子邮件的格式
C.
格调
1.
式样和句子长度不要太单调
.
千篇一律的
subject-verb-object
会闷死人
的
.
有时短句
跟着长句可以化解一下
.
2.
弱软的词
(e.g. was,
were, is, are...)
可以加强一点
.
例如
: Prunton
products
are
highly
effective
in
...
改为
:
Prunton
products
excel
in
...
就有力很多了
.
3.
亲切
,
口语化是比较受
欢迎
!
用宾词和主动的词
,
让人家受落
.
例如
:
1.
This information will be sincerely
appreciated.” 2. We sincerely
appreciate your information.
明显地
,
我们会喜欢第
2
句
.
现在大家知道如何写英文电子邮件了吧，<
/p>
希望这些尤文电子邮件格式对大家
写作英文电子邮件有帮助。
商务英语电
子邮件以其方便快捷，
在现代商务活动中起着重要作用。
商务往
来中的电子邮件
代表着公司的形象，
显示着公司的水平和实力，
直接影响到客户对公司的评估。所以，
商务
电子邮件的写作在业
务往来中占据着举足轻重的地位。据调查，约有
88%
的互联网
用户使
用电子邮件，而在商务领域中约有
90%
的员工通过电子邮件的形式来联系公务。随着全球
经济一体化的发展，
商务英语电子邮件的写作越来越受到重视，
本文将着重探讨商务英语电<
/p>
子邮件写作的格式和应遵循的相关原则。
一、商务英语电子邮件的格式
常见的商务英语电子邮件包括以下五部分：
①写信人
Email
地址、
收信人
Email
地址
、
抄送收信人
Email
地址、
密送收信人
Email
地址。
②标题。③称呼、开头、正文、结尾句。④礼貌结束语。⑤写信人全名、写信人职务及所属
部门、地址、电话号码、传真等。
其中邮件主题应体现邮件主旨，
要引人注目、
意思明
确，
最好为名词或动名词短语；称呼礼
貌得体，符合商务英语写
作习惯，如不知对方姓名只知头衔，可用
Dear+Titl
e
作为称呼，
如只知对方姓名不知性别，可用
< br>Dear+
全名，如邮件为一封通函，则用
DearAl
l
作为邮件称
呼；正文应结构清楚，便于阅读，如正文内容较长
，可使用小标题、小段落，或利用星号、
下划线及段落间空行等方式使邮件眉目清楚、一
目了然。
二、商务英语电子邮件写
作应遵循的五
C
原则
商务英语电子邮件的正文写作应该遵循五
C
原则，即
Correctness
、
Conciseness
、
Com
plete
、
Clarity
和
Courtesy
原则。
准确原则
由于商务英语电子邮件涉及的是商务活动双方的权利、
义务关系，
其准确性对商务治理与沟
通至关重
要。具体而言，
不仅电子邮件的英语语法、标点符号和拼写要做到准确无误，
电子
邮件内容还要叙述准确，以免引起误会纠纷。
简洁原则
简洁原则是商务英语写作最重要的原则，
指在不影响完整性和礼
貌性的前提下，
尽量使用简
单句子和简短词语。
一封拖沓冗长、
措词复杂的电子邮件既浪费写的时间，
也会给阅读者带
来不必要的麻烦，故商务英语电子邮件应以简明扼要为第一要务。
在具体写作中
，
商务英语电子邮件呈现出的句法特征是句子结构简单明了，
有
大量省略句和
不完整句。其词汇特征是用语简洁，语言简明扼要。
另外，
为了节约时间和空间，<
/p>
电子邮件中可使用缩略语，
如
U
表示
you
，
Pls<
/p>
表示
please
，
Info
表示
information
，
Qty
表示
quantity<
/p>
，
P
“
C
表示
piece
，
L
“
C
表示
Le
tterofCredit
，
FOB
表
示
FreeonBoard
。
例
1
It
is
very
difficult
to
sell
man
hole
covers
in
product
must
have
the
quality
certificate issued in France.
例
2
Price
：
FOB Shanghai USD
96
“
PC.
例
3 Hope you can accept it.
例
1
中的两
个单句具有明显的因果关系，但写并不使用表达因果关系的连接词如
since
、
because
，这种舍长句、复合句，选短
句、简单句，喜并列、弃从属的句法特征在商务英语
电子邮件写作中十分常见。
例
2
中缩略语的使用，
例
3
中不完整句的选择，
反映了与普通
商
务信函相比，商务电子邮件更倾向于非正式文体，更为口语化。
完整原则
商务电子邮件内容应力求具体、明确、完整，提供读者所需要
的信息，尤其像盘、询问贸易
条件等需要回函的电子邮件，
更需
要清楚完整，
因为只有包含具体信息的邮件，
才能达到良
好的沟通效果。邮件是否完整，可以用
5W1H
来检验，即
who
，
when
，
where
，
wh
at
，
why
和
how
。
清楚原则
商务英语电子邮件的写作要做到层次清楚，用词准确。具体表
现在：
例
1 We will deliver your
goods soon.
例
2 <
/p>
中
significant
一词意为明显
的、不小的，语义模糊，故可以用具体数字替换。例
2
中
soon
表示不久、很快，语义不明确，没有指出具体的供货时间，可
改为具体的年月日。
礼貌原则
商务英语电子邮件应遵循措词婉转、
礼貌的原则。
鉴于电子邮件
直接影响到整个交易的成败，
买卖双方应十分注重措辞方式，要婉转、礼貌，使对方轻易
接受。在写作电子邮件时，可以
通过使用虚拟语气、委婉语气等方法迂回地表达观点，提
出要求。
例
1 If it is not for the
larger orders we receive from a numbero four
regular customers
，
we could
not have quoted for supplies even at
that price.
例
2 I
would appreciate it if you could give me your best
quotations for 65
，
000
pieces.
例
1
中虚拟语气和例
2
中委婉语气的使用，缓和了商务谈
判的语气，既明确了自己的立场，
又使对方的面子免于受损，语气自然诚恳，礼貌得体，
很轻易为对方接受。
三、结语
随着国际商务活动的不断扩展，
商务英语电子邮件的重要性也日益明显。
同时，
电子商务的
普及，
往往
会让写忽视商务英语电子邮件应有的规范和格式，
难免会出现这样或那样的问题。
然而准确规范的英文邮件，
不仅能反应写信人的英语及业务水平，
还可以体现写信人为人处
事的态度和风格，有助于建立良好的商务关
系，最终对达成贸易起到重要的作用。
因此，有
必要熟悉商务英
文电子邮件应有的规范和格式，遵循邮件的写作原则。
转
自
[
英
美
者
]-
英
语
专
业
网
站
：
/cn/Html/Industy_Engli
sh/BEC/
?
1.
Greeting message
祝福
Hope you have a good trip back.
祝旅途愉快。
How are
you?
你好吗
?
How is
the project going on?
项目进行顺利吗
?
2.
Initiate a meeting
发起会议
I suggest we have a call tonight at
9:30pm (China Time) with you and Brown. Please
let me know if the time is okay for you
and Ben.
我建议我们今晚九点半和
Brown
小聚一下
,
你和
Be
n
有没有空
?
I would
like to hold a meeting in the afternoon about our
development planning for
the project A.
今天下午我建议我们就
A
项目的发展计
划开会讨论一下。
We‘d like to have
the meeting on Thu Oct 30. Same time.
<
/p>
十月三十号
(
周三
),
老时间
,
开会。
Let‘s make a meeting next Monday
at 5:30 PM SLC time.
下周一盐湖城时区下午五点半开会。
I want to talk to you over the phone
regarding issues about report development and
the XXX project.
我想跟你电话讨论下报告
进展和
XXX
项目的情况。
3. Seeking for more
information/feedbacks/suggestions
咨询信息<
/p>
/
反馈
/
建议<
/p>
Shall you have any problem
accessing the folders, please let me know.
如果存取文件有任何问题请和我联系。
Thank you and look forward to having
your opinion on the estimation and schedule.
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