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中文商务信函的写作格式
中文商业商务信函的写作格式
如同一般信函，商业信文一般由开头、正文、结尾、署名、日
期等
5
个部分组成。
(1)
开头
开头写
收信人或收信单位的称呼。称呼单独占行、顶格书写，称呼后用冒号。
(2)
正文
信文的
正文是书信的主要部分，叙述商业业务往来联系的实质问题，通常包括：
①向收信人问候；
②写信的事由，
< br>例如何时收到对方的来信，
表示谢意，
对于来信中提到的
问题答复等等；
③该信要进行的业务联系，
如询问有
关事宜，
回答对方提出的问题，
阐明自己的想法或
看法，向对方提出要求等。如果既要向对方询问，又要回答对方的询问，则先答后问，以示
尊重；
④提出进一步联系的希望、方式和要求。
(3)
结尾
结尾往
往用简单的一两句话，写明希望对方答复的要求。如“特此函达，即希函复。
”
同时写表示祝愿或致敬的话，
如
“此致敬礼”<
/p>
、
“敬祝健康”
等。
祝语一般分为两行书写，
“此
致”
、
“敬祝”可紧随正文，也可和正文空开。
“敬礼”
、
“健康”则转行顶格书写。
(4)
署名
署名即
写信人签名，通常写在结尾后另起一行
(
或空一、二行
)
的偏右下方位置。以单位
名义发出的商业信函
，
署名时可写单位名称或单位内具体部门名称，
也可同时署写信
人的姓
名。重要的商业信函，为郑重起见，也可加盖公章。
(5)
日期
写信日
期—般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置。
商业信函的日期很重要，
不要
遗漏。
外贸信函的结构
（
< br>1
）信封。信封一定要写得准确、整洁，是写信封的基本要求。但英语和汉语在地
址的写
法上是截然不同的。
英文信封的基本格式是（美国式）
：
THE TENTH NA
TIONAL
BANK
，
Stamp
101 Wall Street
，
NEW YORK 5
．
N
．
Y
．
，
U
．
S
．
via
air mail
Mr
．
< br>Liming
，
No
363
，
Renmin
Road
，
Chong
Qing
，
630000
China
这是英文信封的通常写法。按照中文习惯，则是这样的：
630000
中国
重庆人民路
363
号：
贴
邮票
李
明
先生
收
美国纽约市第
5
邮区·华尔街
101
号第
1
0
国民银行寄
由上例可见，
英文和中文信封写法的最明显的区别，
是收寄信人的先后排列不同。
英文信
封是先在左上角写上寄信人
的名址
（这是美国式写法，
英国式写法往往将寄信人名址写在信
封的左下角。
）
，在信封正中写上收信
人名址。在名址的排列顺序上，是先写收（寄）信人的
1 <
/p>
姓名（名称）
，第二行写住址的门牌号、街名，第三行写城镇名称
及所在地区的邮政区码，
第四行写州名、国家名称。我们所熟悉的汉语信封写法和这就大
不一样了。需要注意的是，
我国由国内发往国外的信件，
邮电部
门规定有统一的外函信封。
其要求是，
信封的正面写收
信人名址，
背面写寄信人名址。
收信人名址应用
英文书写，
寄信人名址除国名用英文书写外，
均用中文书写。<
/p>
（
2
）
信头。
商贸英文书信与中文书信不同的一
个特点是，
在信纸的开头必须首先写上信头，
即寄信人的名址和
写信日期。
而在中文信件中，
这一部分是放在书信的末尾的。<
/p>
这是英文书
信的固定格式。通常，信头写在信纸的右上角，先写寄
信人名址（与信封上写法一样）
，再
写写信日期。但也有写在信
纸正上方和左上角的。如：
例一：
150
Kensington Road
Brooklyn
，
New York 12
< br>②，
N
．
Y
．③
June 10 1985
例二：
Established 1900
TELEPHONE
：
CHICAGO ENVELOPE
COMPANY CABLE ADDRE SS
：
CALUMET 4251 2901-2917 INDIANA
A
VENUE ENVELOPE CHICAGO
Ref
．
No
．
CHICAGO
，
ILLINOIS CODES
USED
：
March
16 1982 ALL CODES
RENTLEY
’
S PRE FERRED
注：实例中央上面
Established 1900
是指该公司创立于
1900
年。因公司的历史悠
久，可证
明公司的信用良好，
所以常常被采用。中间大写的是公
司名称
“芝加哥信封公司”
和公司所
在
地“伊利诺斯州，芝加哥市印地安街
2901-2917
号”<
/p>
。左边的细小字（
Telephone
）
是电话
号码，
Ref
．
No
（等于
Correspondence
Reference No
．
）是“信件编号”
，其用途是便于索引，
按此号码可将信件归案存档，因而又可称为“索引号码”
。右边的细小字（
Cable
Add
ress
）
电报挂号，用于发收电报。这个公司只有“
ENVELOPE CHICAGO
”二个字就够了，其手续
费和电报费均能节省。
（
Codes Used<
/p>
）
即
“使用电讯密码簿”
。
（
All Codes
，<
/p>
Rentlev
’
s preferre
d
）
即“在所有密码簿中，请选用（
R
entley
）密码簿”
。
例三：
17
．
Philpot La
ne
，
London
，
E
．
C
．①
< br>3
，
25
April
，
1991
写信头还需要注意的一点是，在写日期时，要区分开英国习惯和美国习惯。如
1995
年
5
月
2
日，按英国习惯，应写为“
2ndMay
，
1995
”按美国习惯是“
< br>May 2
，
1995
”
。
（
3
）收信人名址。与信封上的收信人地址相同，一般写在信纸的左上部，
即在寄信日期下
隔二行起写。如：
Messrs
．
Allen
＆
Son
（
1919
）
Pty
，
Ltd
．
，
155
，
Flinders
Lane
，
Melbourne
，
C
．①
1
．
Australia
March
16
，
1991
Messrs
．
Smith
＆
James
，
Inc
．
500 Nort on
Bldg
．
Seattle
4
，
Wash
U
．
S
．
A
写收信人地址特别要注意的是，
不仅要详细，
而且必须按照收信人自身所固定的写法来写，
不
能随意改变，因为职业、职位不同，以及在不同的国家，其头衔、区域的写法是完全不一
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