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Business Email
书写英文邮件须知：
1.
整体构成部分：
Greeting
问候语
——
Purpose
目的
——
Conten
t
内文
——
Closing
结尾
——
Sign off and
Signature Block
结尾敬语与签名
（
1
）
Greeting
：
①
确定收件人时：
Dear +
姓（或
Dear+
名
+
姓）
，如
Dear Mr.
Smith
，
Dear Mr.
John Smith
；
平级之间的邮
件也可用
Dear+
名
or
直接称呼名字
（
first
name
）
即可；
②
不确定收件人时：
To whom it may
concerned; Dear Sir or Madam
；公司收到这种
信件通常都会转寄（
forward
）给相关人
员；
③
g
reeting
后面需要加一个逗号（
comma
）
，然后空一行（
empty
line
）再开始信件
内容；
（
2
）
Purpose
：
①
在进入信件内文之前，我们首先会
告知收件人这封信件的重点或目的：
Iam writing
to inquire...
我写这封信是想询问
……
I am writing in reference to…
我写这封信是关于
……
②
在回复信件时，可以说：
Thank
you for reaching out to us regarding…
感谢您主动联络我们
……
③
In
reference to
与
regarding
都是“关于、有关”的意思，
about
是同义词，
但比
较口语化；
④
In
reference
to
通常用于【
说明已经跟对方提过的事】
，而
regarding
的用法较广
泛，如：
口语：
I
’m talking
about
the meeting scheduled
for next week.
正式：
Iam
writing
in reference to
the
meeting scheduled for next week.
正式：
Iam writing to
you
regarding
the
possibility of scheduling a meeting for next
week.
（
3
）
Content
：
①
写商业信件时内文要简洁明了（
clear and conc
ise
）
，若要强调，则避免使用全部
大写的形式，但可以用粗体来表现：
PLEASE
REVIEW THE ATTACHED DOCUMENTS
THOROUGHL
Y
.
Please review the attached documents
thoroughly.
请仔细检视附件。
②
跟附件相关的用法：
Ihave
attached the previously mentioned documents for
your review.
上述资料已置于附件供您参考。
Please see the attached documents for a
quotation of the requested services.
请参阅附加档案内之服务相关报价。
（
4
）
Closing
：
①
信件结尾部分通常会感谢收件人或解释下一步是什么，如：
If you have any further questions or
concerns, please don’t hesitate to contact
me.
若您有任何问题或疑虑，请不吝啬与我联系。
Thank you for your time and
consideration.
感谢您的宝贵时间。
Ilook forward to hearing from you.
我很期待收到您的回复。
（
5
）
Sign off and signature
block
：
①
敬语只有第一个字需要大写，如：
Sincerely; Yours sincerely,
诚挚的问候（正式
or
非正式商业信件）
；
Cordially
诚心的问
候（很正式的商业书信用语，有距离感，不适用于朋友间）
；
Best regards: Best wishes;
祝
福（朋友
or
同事间，不适合正式的商业书信来往）
；
Respectfully; Yours
respectfully,
尊敬的致意（长辈
or
教授等）
。
②
Sign
off
后面要接
signature
block
，包括你的姓名（
name
）
、职称（
title
）
、公司
（
company<
/p>
）
、联络资讯（
contact
information
）等，如：
Sincerely
，
John Smith
Sales
Representative, Flooring Company
+886-900-000-000
完整版
business
email
示例：
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