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会议管理
——
会议概述
会议是有组织、有目的地召集人们商议事情
< br>,
沟通信息
,
表达意愿的行为过
程。
会议分为大型会议、中型会议和小型会议三种。
一般而
言
,
会议申报与审批大体有三种形式：口头申报、书面申报、会
议申报。
秘书部门对有关职能部门申报召开的会议
,
要本着精简从严的审批原则
,
严
格把好审批
关。要分析会议是否有必要开
,
能否合并开
,
可否用其他方式解决问题等。会议审批还应遵
循
“
一支笔
”
的原则。
会议管理
——
会前筹备
一、
拟订会议议程、日程
（一）会议议程和会议日程的内容及作用
1
、会议议程的内容
会议议程是为完成议题而做出的顺序计划，
< br>即会议所要讨论、解决的问题的大致安排，
会议主持人要根据议程主持会议。会议
议程是会议具体的概略安排，它通过会议日程
显示出来。大中型会议的议程一般安排如下
：开幕式；领导和来宾致辞；领导作报告；
分组讨论；大会发言；参观或其他活动；会议
总结；宣读决议；闭幕式。
2
、会议日程的内容
会议日程就是根据议程逐日做出的具体安排，它以天为单位，
是会议全程各项活动和
与会者安排个人时间的依据。
3
、会议议程和日程的作用
通过了解会议议程和日程，与会者可以更好地了解会议所要讨
论的问题，清楚会议顺
序计划，即获得有效信息。会议议程更是一个沟通的平台，一个高
效的市场管理工具。
（二）会议议程的制定程序
1
、明确目标和参加者
2
、安排各议程事项的时间
3
、确定每一项议程
4
、决定会议讨论形式
（三）会议日程的编制方法
1
、制定议程表时，应注意议题所涉
及各种事物的习惯性顺序和本公司章程有无对会议
议程顺序的明确规定。
2
、
制定议
程表之前还须明确会议活动的人员、日期和时间、地点、有关的餐饮安排。
3
、
宣布议程，然后说明一些有关此次会议事务性的内容，之后在安排讨论的问题。
4
、
尽量将
同类性质的问题集中排列在一起，
这样既便于讨论，
也便于有关
列席人员到
会和退席。
5
、
保密性较强的议题，一般放在后面。
二、提供会议地点的备选方案
（一）会议地点选择的要求
1
、交通便利。
2
、会场的大小应与会议规模相符。
3
、场地要有良好的设备配置。
4
、场地应不受外界干扰。
5
、选择会议地点应考虑有无停车场
所。
6
、
场地租借的成本必须合理。
（二）会议场地选择的工作程序
1
、
会议的目的与形态
2
、
实质上的需要、与会者的期望
3
、
列出选择会议场地需求的工作清单，确定会议场地
4
、
对会议地点进行确认
考试大编辑整理
5
、签订书面合同
（三）实地考察会议地点的注意事项
1
、
会见能作决策的人，有利于以后解决可能出现的问题。
2
、
只要可能，一定要在酒店建议的日期去参观。
3
、
不要出于个人原因再次参观酒店。
4
、
不要带家属同行参观。
5
、
要考虑
是否以一个普通客人的身份不宣而至，以检查酒店对客人的接待情况。
6
、
要考虑另外一两家酒店作为
“
备选
”
，以免因谈判失败而出现被动局面。
三、布置会场和安排座次
（一）会场整体布局安排
1
、会场整体布局的要求
（
1
）庄重
、美观、舒适
。
（
2
）会场
的整体格局要根据会议的性质和形式创造出和谐的氛围。
<
/p>
（
3
）中大型会议要保证一个绝对的中心
。
（
4<
/p>
）小型会场要注意集中和方便。
2
、会场整体布局的类型
（
1
）较大
型会场的座次安排。
（
2
）中小型会议的座次安排。
3
、会场整体布局安排的工作程序
（
1
）确定
会场形式。
（
2
）合理摆放桌椅。
（
3
）布置附属性设备
(
二
)
主席台的座次和场内座次安排
1
、主席台座次和场内座次的要求
主席台是与会人员瞩目的地方，也是会场布置工作的重点。各
种大中型会议均应该设
主席台。座谈会和日常工作会议一般不设主席台或主席桌。无论是
否设置主席台，都
要注意使会议主持人面向与会人员，避免同与会人员背向现象。另外，
一般会议不必
把众多的领导人都请上主席台，只请讲话人和主持人即可。
2
、主席台的座次和场内座次安排
（
1
）
安排主席台的座次。
会议主席台就坐者都是主办方的负责人、
贵宾或主席团成员，
安排座位时应注意以下惯例：
1
）依职务的高低和选举的结
果安排座次。职务最高者居中，然后按先左后右、由前至
后的顺序依次排列。正式代表在
前居中，列席代表在后居侧。
2<
/p>
）为工作便利起见，会议主持人有时需在前排的边座就座，有时可按职务顺序就座。
3
）主席台座次
的编排应编制成表，先报主管上司审核，然后贴于贵宾室、休息室或主
席台入口处的墙上
，也可在出席证、签到证等证件上表明。
< br>4
）在主席台的桌上，于每个座位的左侧放置姓名台签。
（
2
）安排
场内其他人员的座次
1
）小型会场内座位的安排。分清上下座，一般离会场的入口处远、离会议主席位置近
的座位为上座；反之，为下座。会议的主持人或会议主席的位置应置于远离入口处、
正对门的位置。
2
）中大型会场内座次的安排。常见的安排方法有三种：
①横排法。是按照参加会议人员的名单以及姓氏笔画或单位名
称笔画为序，从左至右
横向依次排列座次的方法。
②竖排法。是按照各代表团或各单位成员的既定次序或姓氏笔
画从前至后纵向排列座
次的方法。将正式代表或成员排在前，职务高者排在前，列席成员
、职务低者排在后。
③左后排列法
。是按照参加会议人员姓氏笔画或单位名称笔画为序，以会场主席台中
心为基点，向左右
两边交错扩展排列座位的方法。
四、发布会议信息
（一）会议信息的内容和类型
1
、会议信息的内容
会议信息的内容包括：会议的报名时间、地点、费用及方法；
会务联系电话与联系人；
会议报到及会议议程、日程；与会者的信息；会议报送的交流信
息；会议的记录和纪
要内容；会议的宣传报道内容；会议的决议内容。
< br>
2
、会议的类型
会议信息分类是根据信息所反映的内容性质和特征的异同，将
信息分成各个类别，使
信息条理化，便于存放和查找，提高信息利用的效率。
（二）发布会议信息的工作程序
1
、传递会议通知信息
2
、分发传递会议文件
3
、沟通传递会议有关情况
（三）注意事项
1
、发布会议信息前要进行报审
2
、要对媒体进行选择
五、安排会议食宿
（一）会议餐饮的常识和工作程序
1
、会议餐饮的常识
（
1
）餐饮
安排的原则是让代表吃好而又不浪费。
（
2
）就餐大体上是一个标准，要适当照顾少数民族代表和
年老体弱者。确定好伙食标
准和进餐方式，照顾南北不同代表的口味。
< br>
（
3
）
秘书人员应提前到现场布置并检查组织工作的落实情况，并事先将座位卡及菜单
摆上。
（
4
）座位的通知除在请柬上注明外，还可在宴会上陈列宴会简图，标
出全场座位以及
全体出席者位置，还可用卡片写好姓名席位，发给本人。
2
、安排会议餐饮
（
1
）根据
会议的经费和人员情况决定会议餐饮的标准。
（
2
）就餐方式可根据会议的规模和性质来确定，提
倡实行自助餐制和分餐制。
（
3
）事先与提供餐饮的单位确定餐饮时间和地点。
< br>
（
4
）事先设计和确定就餐的凭证。
（
5
）要与饭店一起确定菜单，饮食要卫生、可口、品种多。<
/p>
（
6
）事先要准备好干净的饮食用具。
（
7
）给因开会或服务工作误了用餐的人员预
留饭菜。
（
8
）做好饮水、饮料的供应。
3
、会议餐饮的类型和标准
（
1
）早餐
。早餐食物的选择可以是正规的复杂早餐，也可以是自助早餐。
（
2
）会场
休息期间的茶歇。一般供应咖啡、茶或其他饮料。
（
3
）午餐。午餐不宜大吃大喝，以免影响下午
的会议安排。
（
< br>4
）正式晚餐。晚餐食物的选择既要考虑到营养和健康，又要考虑到出席者的口味
和
特色。
（
5
）招待会。应选择健康的、美味的、人们爱吃的配餐。
（二）会议住宿的常识和工作程序
1
、会议住宿的常识
（
1
）要提
前编制住房方案。
（
2
）长者、尊者、领导要适当照顾。
（
3
）具体
安排住宿时，要根据与会人员职务、年龄、健康状况、性别和房间条件综合考虑，
统筹安
排。
（
4
）有时还要按地区集中，统筹安排。
（
5
）不同标准的房间要作合理分配，
一般是根据房间的不同规格并结合代表具体情况列出
住宿表。
（
6
）报经
有关领导审定后，按表分配住宿，做到有条不紊。
2
、安排会议住宿
（
1
）安排
方式的选择。
（
< br>2
）预定会议住宿的程序。
（
3
）确定会议住宿的程序。
3
、会议房间的分配
（
1
）
如果由主办方支付费用，
则需按其职务标准安排住房，
除了部分嘉宾和主办方的领导，
其他与会人员的住宿标准应相近。
（
2
）年龄较大的与会者和女性应尽量安排到向阳、通风、卫生条件较好的房间。
（
3
）注意
尽量不要把汉族与会者与有禁忌的少数民族与会者安排在同一房间。
（
4
）可预
先在会议回执上将不同规格的住宿条件标明，请与会者自己选择预订。
（
5
）预订
住宿地点的工作一定要打出提前量，预订数量上应略有富余。
六、邀请会议嘉宾
（一）
、会议嘉宾的类型和要求
1
、会议嘉宾的类型
（
1
）组织
方的上级领导和政府官员。
（
2
）企业的重要客户和各种利益相关方。
（
3
）社会
名流和电影明星。
（
4
）对实现会议目标有潜在贡献的人。
2
、嘉宾邀请的要求
（
1
）要事
先确定嘉宾名单，并事先与嘉宾沟通确认能否出场。
（
2
）要发出正式邀请函。
< br>
（
3
）要做到有礼貌。
（
4
）要了解嘉宾各自的背景，处理好嘉宾之间的关系。
（
5
）对于难以分辨是否应该邀请的人士，最好能采取
“
宁可邀请，
而不排斥
”
的原则。
（
6
）嘉宾
人数不宜过多。
（二）邀请会议嘉宾的工作程序
<
/p>
（
1
）在邀请参会嘉宾方面，要开会研究
，确定嘉宾名单，而接下来邀请嘉宾的工作就由工
作组负责组织实施。
< br>
（
2
）拟写并发送嘉宾请柬，要使每一份请柬都制作精美。
<
/p>
（
3
）要逐一与嘉宾联络，确认其参会情
况。
（
4
）在会议正式召开之际，要再次与嘉宾联系，并确认如何接送。
七、准备会议资料、会议用品
（一）会议资料的类型和准备
1
、会议资料的类型
（
1
）来宾
资料：会议手册、宣传材料、会议管理性材料。
（
2
）会议资料：开会的请示、提交会议审批的文
件、会上用的文件、会议宣传性文件。
（
3
）沟通资料：来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、
会务组成员通讯录。
2
、会议资料的准备
（
1
）来宾
资料袋内容：会议手册、会议文件资料、分组名单、笔记本、文具、代表证、房
号、餐券
等。
（
2
）会务资料内容：接站一览表、来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、订票登记表、<
/p>
会议讨论分组表、会务组成员通讯录。
（
3
）沟通资料内容：会议参考文件、
会议宣传文件资料、各种记录、各种会议协议和合同
以及相关资料。
（二）会议用品的类型和准备
1
、会议用品的类型
（
1
）必备
用品和设备是指各类会议都需要的用品和设备。
1
）会议内设备主要包括灯光设备、音响设备、空调设备、通风设备、录音
、摄像等设备以
及必要的安全设施等。
2
）常用物资有电脑、打印机、复印
机、传真机、照相机、摄像机或小型
DVD
、胶卷、饮用
水、一次性水杯、电池、裁纸刀、剪刀、胶带纸、双面胶、回形针、大头针、胶水、白板笔、<
/p>
白粉笔等。
（
2
）特殊用品是指一些特殊类型的会议所需用品和设备。例如
，选举会议、谈判会议、庆
典会议、展览会经常需要的特殊用品和设备，如伴奏带、投票
箱、旗帜、仪仗队、鲜花等。
2
、准备会议用品
（
1
）检查
空调设备，必要时做好开机准备，一般要在会议前两小时预热或预冷。
（
2
）检查
好灯光、扩音设备。
（
3
）检查黑板、白板，确保已擦干净，准备好粉笔、指示棒、板擦等用具。
（
4
）如有陌生人或外来人参加会议，摆放好姓名牌，注意文字大小适当，清楚易认。
（
5
）在每人座位前摆放纸笔。
（
6
）多媒体电视需要安放投影机、屏幕、录音设备等。
（
7
）如果有选举、表决、表彰的议程，还需要准备好投票箱、计数设备和奖励用品。
（
8
）会期较长的会议，要安排好茶水饮料，并指定专人服务。
（
9
）如果
是电话、广播会议，须提前检查线路，保证音响效果良好。
八、安排会议礼仪服务
（一）会议礼仪的种类
1
、会议的通用礼仪
（
1
）会议
文书礼仪。
（
2
）迎送礼仪。
（
3
）参会礼仪。
（
4
）服务
礼仪。
2
、主持人的礼仪
3
、会议发言者礼仪
4
、会议参加者礼仪
（二）安排会议礼仪服务的工作程序
1
、选择会议礼仪服务人员
（
1
）从组
织内部员工中选择。
（
2
）聘请专业礼仪公司或礼仪人士承担会议主要的礼仪服务。
2
、分解工作程序
3
、培训会议礼仪服务人员
（
1
）对会
议工作的宗旨和合作精神的培训。
（
2
）对会议礼仪知识和工作技能的培训。
（
3
）对会议的设备和用品的使用常识培训。
4
、准备服装用具
（
1
）礼仪
服务人员的服装应统一并且与会场环境协调。
（
2
）迎接一般的与会者不需要献花。
5
、礼仪执行
（
1
）接待
礼仪及程序。
（
2
）引领。
（
3
）乘车
的座次安排。
九、检查会议常用视听设备是否正常
（一）会议常用视听设备的选用
音响手段与视觉手段可以分开单独使用，也可以合在一起使用。
常用的设备类型有表决系统、同声传译系统、发言讨论系统、
多媒体投影仪、幻灯机、投影
仪、录像机、电视机、摄像机、灯光设备等。
对于会议使用的设备，应设专人操作与维护。来源于考试大
（二）检查会议常用视听设备的工作程序
1
、确定工作人员的职责。
2
、预演和检查会场视听设备
会议管理
——
会中服务
一、
安排会议值班
（一）会议值班工作的内容和意义
1
、会议值班工作的内容
（
1
）值班
电话记录。
（
2
）值班接待记录。
（
3
）值班日记。
（
4
）做好
信息传递。
2
、会议值班的意义
会议值班起着沟通上下、联系内外、协调左右的作用，保证了
会议的顺利进行。