英语商务信函的语言特征及其文体特点剖析

,

或通知货物发运和到达的日期

,

直截了当

,

言简意明。

二、英语商函的种类及范例

英语商函 基本上可以分为交易磋商函和争议索赔函两大类。交易磋商是交易双方就买卖某种商品及交易条

< br>件如品质、规格、数量、包装、价格、支付方式、交货、提货等进行协商

,

若协商一致则达成协议的过程。

交易磋商有口头磋商和书面磋商两种 。书面磋商包括通过信函磋商和通过电报、电传磋商等方式。交易磋

商过程中形成的信函 即交易磋商函

(

范例

1

及范例

2)

。当然

,

随着科技的发展

,

通讯技术日益发达

,

电

报、电传等传统方式已淡出人们的视野。传真、电子邮件的应用变得十分普遍。本文中的信函概念

,

便排除

了电报、电传这两种传统的交流方 式。

在履行合同过程中

,

只要买卖双方中的任何一方认为另一方没有履行或没有全部履行合同所规定的义务

,

如拖延交货

,

交货数量 、

品质、

包装与规定不符

,

不按规定支付货款

,

无理拒收货物等

,

均会引起交易纠纷

,

发生争议。

争议发生后

,

受损方可向违约方提出索赔要求

,

而 违约方则需要就受损方的索赔要求做出答复或

受理受损方的索赔要求。争议发生过程中或 争议发生后索赔理赔过程中使用的函即争议索赔函

(

范例

3)

范例

1:

Dear Sirs,

In reply to your esteemd letters of Feb.13, we are now sending you our latest price list, together with our

illustrated catalogue. In the above- mentioned list, you can see we have bid you the lowest prices and

offered our best goods. We believe that will make you give us your valued orders.

We are waiting for your immediate reply.

Yours faithfully

范例

2:

Dear Mr. Johnson,

We are really grateful on receiving your letter of Nov. 3 in which you showed great interest in our products.

Actually, we have an agncy in Shanghai , China , through which we sell our products in China. Therefore,

we have passed your letter on to them, adking them to consider it soon. You will surely receive their letter.

Thank you very much for your interest in our products.

Hope that can satisfy you.

Yours sincerely

范例

3:

Dear Mr Douglass,

We refer to your previous letter sent on Feb. 28, 2000 in which you were asked to clear the balance of

$$600 000 which had been outstanding since January. As you have not replied to the letter, you leave little

choice for us but to place the matter in the hands of solicitors, However, we are reluctant to do this and

are offering you further month to settle the account.

Yours sincerely

三、英语商务信函的文体特征

英语商务信函有其独特的文体

( style)

和格式

( format) .

一般来说

,

英语商务信函应做到

:

(

一

)

清晰

( clarity)

清晰就是指写信者将所需传递的信息表达清楚

,

以免对方产生误解。

下面一例就句义含糊

,

容易使人产生误

解

:Mr. S mith wrote to that he had received his order.

商函的这一文体特点要求我们要特别注意

:

1.

缩写

:

除了少数国际商业界确认的缩写

,

如

: CIF(

到岸价

) , FOB(

离岸价

)

外

,

应尽量避免使用缩写

,

尤其是机构或组织名称

,

量好写出它的全部字母。

2.

数字

:

不同的国家的人对某些数字的表达方式也不一样

,

例如

:

英国人和美国人对

和

“million”

的

理解就不一样。又如

4.255,

法国人喜欢写成

4 255 (

英国人会以为是四千二百五十五

),

所以最安全的办

法是数字和文字同时使用。

例如

:

￡

10 575.90 ( ten thousand five hundred and seventy- five pounds, ninety

pence)

3.

介词

:

数字如果要用介词则须十分小心。下列三个例句中

,

因为介词不同

,

句子表达的意思不同。

The price had increased to

＄

20.

价格提高到

20

美元。

The price had increased by

＄

20.

价格提高了

20

美元。

The price had increased from

＄

20.

价格从

20

美元提高。

(

二

)

简洁

( conciseness)

商函要尽可能简洁明了

,

采用通俗易懂的语言和简明扼要的格式

,

避免使用陈旧的套话

( cilche

ˊ

)

和没什

简而短的词通常是最好的词

,

赘言繁语打印阅读起来

,

既费时又费力

,

不符合商函明确

直接的特点

,

也不受现代人欢迎。

同时还要注意句子的长度

( length of sentences) .

据统计

( Leech and Short,

1981) ,

英语句子的平均长度为

17.8

个词

,

也就是说每个句子平均由

17.8

个词构成。

在所有

13

个句子中

,

有

7

个句子平均用词低于

16

个。可以看出

,

英语商函应行文流畅

,

言简意赅

,

避

免冗长

,

用尽可能少的文字表达其必须传递的信息。正确的分 段也是商函简洁的一种途径。一事一段这一规

则能够使信函更清晰

,

阅读更方便

,

看起来也较简洁、整齐。

(

三

)

礼貌

( corrtesy)

收信交往

,

需以礼待人。

虽然商函要求简洁明了

,

开门见山

,

但也要保持礼节。

不论写何种信函都要写得客

气而有分寸。

复信 要及时要体贴

,

设身处地想到对方

,

尊重对方的风俗习惯。

当然

,

这些并不意味着低三下

四。

要做到不卑不亢。

例如

: 1) Thank you for your letter of March 3, 2005. 2 )Please feel free to let us know

if you need more information.

(

四

)< /p>

准确

( Accuracy)

一封信能 反映出公司的面貌。所以在写商务信函时

,

除了内容要明白无误 外

,

还要注意准确性。

1.

注意正确书写收信人的职称、姓名和地址

( title,name and address)

。地址写错

,

信件不能及时到达收

信人手里

,

会给双方都带来很大不便

,

而且还给 对方造成你工作疏忽大意的印象。

同样将收信人的职称或姓

名写 错也是很不礼貌的

,

也会给对方留下不良印象

,

所以要格外小心。你不知道对方的性别

,

最好写

: Dear

Sir or Madam.

如果你知道对方的性别和姓名

,

则最好写

Dear Mr. XX

或

Dear Mrs. XX.

如果是给对方回

信

,

最好写清楚你指的是哪

一天的来信。例如

: With reference to your letter of April 6,2000.