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商务英语信函的定义
篇一：商务英语信函的特点
摘要
:
英国
论文随着时代的发展
,
使用简洁通俗的语言
已成为现代商务英语
,
尤其是商务英语信函的突出特点。本
文从这一特点形成的根源简易英语运动出发
,
< br>分析了简易英
语的定义
,
遵循的
原则
,
最后在此基础上通过大量例证的对
照比较
,
总结了简易英语趋势在现代商务交际中的体现。
商务英语和
法律英语一样
,
通常被认为是充斥着技术性
术语和诘屈聱牙语句的典型书面语。不可否认
,
很长时间以
来
,
商务文书给人的印象确实如此。然
而随着时代的发展
,
这
种情况已得到极
大的改观
,
商务交际用语渐趋简明易懂。使
用简洁通俗的语言已成为现代商务英语的突出特点。我们可
以比较一下下面的两句商
务信函中的用语
:
espectfullytostatethatweareinreceiptofyourL
/cintheamountofusD
×××
rmyouthatwehavereceivedy
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页
ourL/cforusD
×××<
/p>
.
可以看出
,
这
两句表达的意思完全相
同
,
但是第一句
使用了
begrespectfullytostate,inreceiptof,i
ntheamountof,
以
及包括定语从句
forwhichwethankyou
等表达极为繁杂的用
< br>语
,
而第二句用语简洁明快
,<
/p>
但是它所包含的信息量较第一
句而言没有丝毫的减少。现代商务英
语正是提倡使用简单词
语
(plainwords),
而不用复杂的语句
(complicatedwords),
尤其是那些繁复老套的用语
,
即我们所说的陈词滥
调
(clich
é
)
< br>。现代商务英语的这一显著特点
,
其实与这些年来在英美
等国出现的英语简化趋势
,
尤其是在美
国大张旗鼓推行的简
易英语运动
(plainenglishm
ovement)
有直接的联系。这一运
动要求革除商业契约上
的繁文缛节
,
简化法律用语
,
从而起
到方便民众
,
减
少因繁复用语而引起不必要争端的作用。
1978
年
3
月
24
日
,
当时的美国总统卡特更是签署了第
12044
号行政命令
,
要求联邦政府各部切实保证颁
布的每项法令必
须以简单易懂的英语撰写
,
以便须依照有关法令办事的人都
能看懂。这一法令理所当然受到普通老百姓的欢迎<
/p>
,
而简易
英语运动在这一法令的推动之下
也得到了更为蓬勃的开展
[1]
。
一、什么是“简易英语”
所谓简易英语
(plainengl
ish),
美国学者考特兰
?
博维
(courtlandbov
è
e)
和约翰
?
席尔
(Jo
hnThill)
认为简易英语
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是用简易的文字和结构写成的语句
,
读者都能看懂
,
很接近
于我们的口语
[2]
。可见
,
“简易
英语”是指书面表达中使用清晰正确
的英语简明扼要而有效地传递信息。
“简易英语”并不幼稚
,
也并非过分简单化的英语。<
/p>
“简易英语”重视信息的传递。
它并不堆积词藻
< br>,
而且不会不必要地使用行话、术语等难懂
的表达。换句
话说
,
“简易英语”彻底抛弃了繁文赘语和让
< br>人无所适从的表达。用“简易英语”书写的文件是为了让人
们读懂
,
因此所用的词语都是读者能够理解的。只要读者能
够
理解
,
“简易英语”用到技术性较强的专业术语也并非不
可。比如
,
一篇医学学报上的论文面向的是医
学专家
,
使用专
业术语是可以的
,
因为这些读者能够理解。只要表达恰当
,<
/p>
这
篇论文的语言仍然可被称为“简易英语”
。当然
,
如果这篇文
章是出现在面向
公众的通俗杂志上
,
那么再包含很多专业术
语就很可能出现普通读者无法理解的状况。这个时候
,
只有
使用普通大众能够理解的字眼那它才是“简易英语”
。我们
应该看到非常复杂的概念也是可以用“简易英语”加以解释
的。许多
法律文书
,
比如合同和法令
,
用“简易英语”改写后
仍然能做到表达精确无误。
二、
“简易英语”所遵循的原则
“简易英语”最重要的原则就是读
者为先。即为读者着
想
,
考虑读者的需
求。
要
“简易”
,
就得好好考虑如下的问题
:
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读者需要知道些什么
?
他们对
(:
商务英语信函的定义
)
这个
问题的理解程度如何
?
怎样才能更好地把意思组织起来以便
读者更好地理解
?
要想有效传递你的信息
,
首
要的是要清楚
什么样的人会阅读你写的东西。具体来讲
,
“简易英语”遵
循如下的原则
:
(
一
)
写作前做好规划起草文书之前
,
首先得明确自己的
写作目的。读者是谁
?
他们对于所涉及的话题是非常了解
,
了
解一点还是一无所知
?
他们想知道些什么
?
找到这些问题的
答案
,
做到心中有数。一旦知道了读者是谁
,
< br>就应该尽可能从
他们的角度来看问题
,
< br>来表达
< br>问题
,
而不要从自己或是公司的角度出发。表达时要直<
/p>
截了当
,
就像是在和读者当面交谈一样。
多用
“
we
”
和
“
you
”
,
这要比用“
thedepartme
nt/bank/council
”和
“
theclient/customer/ratepayer
”平易近人得多。
(
二
)
使用读者能懂的词如果面向普通读者群
,
简易英语
中不会使用艰深难懂的字眼
,
不会使用技术性强的专业术语
,
因为这样读者很有可能理解不了。如果确实有必要让读者了
解某个术语<
/p>
,
那是一定会加以解释的。简易英语中不会出现
< br>“
heretofore
”
,<
/p>
“
herein
”和“
< br>aforementioned
”等文绉
绉的字眼。简易
英语多使用明白晓畅的日常表达
,
它更易理
解
,
也更平易近人。当然
,
简易英语并非简单地将难懂的单词
替换为好懂的字眼
< br>,
但是如果你用与人直接交谈的方式来写
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作就已经是一个很好的开端了。例如
,
将
Irefertoyourletterof7may.<
/p>
改写为
Thankyouforyourletterof7ma
y.
这便是
plainenglish
。再
如
,priortoandfollowing
换用
beforeandafter,
这也是简易
英语的体现。
(
三
)
多用短句和简短的段落简易英语多用短句
,
一句话
中通常只包含一至两个意思
,
如
果需要解释一个术语或是阐
述某个观点
,
通常会另起一句单独解释。
<
/p>
但是
,
简易英语不会单纯为了达到简洁的
目的而牺牲文
字的清楚性。短句并不一定就能将意思表达清楚。有时为了
讲清楚某个意思你必须得用更多的词语。某些规则讲一句话
只能包含多少字
,
我们不能机械地盲从如此的规则。我们首
要的指导原则还是要将意思表达清楚。其次
,
在简易英语中
,
通常是把思想用简短的段落组织起来
,<
/p>
而且每一段都有一个
中心思想。这样的文章比长篇大论易懂得多。
(
四
)
多用主
动
语态
,
少用被动语态在以前
,
人们草拟各种文书时总是被动
语态用得多。例
如
:Applicationswillbeprocesse
dwithintwoweeks.
在这句
话中
,
我们并不清楚动作由谁发出。此外
,
读者对于
“
processed
”一词的含义也有可能不太明白。现在随着简
易英语运动的进行
,
同样的一句就会换用主动语态
,
从
而意
思表达就直接得
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