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商务信函
商务信函
Business
letter
英文信头写法
Heading
信头也称信端，其内容包括发件公司的名称、标志、通信地址
、电话号码、传真号、电子
邮箱等。书写信头的目的是为了方便收件人了解信函来自何处
，并为回复提供联系方式。
很多公司都会印制带信头的信纸。
一般来说，
人们喜欢将简单的信头放在信纸上端居中，
将
复杂的信头放在信纸的右侧或上下两端。
在使
用这种信纸打印信函时，
一定要注意为信头留出足
够的空间。<
/p>
对于私人商务信函，如求职信等，信头通常写在信纸的右上方。
商务信函
如果信函的长度超过两页，那么从第
2
页开始就不再需要信头了
，只需写上页码、收件人
姓名及日期。
英
文地址
的书写和中文地址的书写有很大区别，应遵循从小到大的原则。特别值得注意
的是，地址
中的标点符号需正确使用。当前的习惯做法是，行末一般不加标点符
< br>号，但行中间
该加标点的地方，
还是不应省略。
门牌号码与街道名称之间不加标点，
但是在城市与国家名称之
间必须用逗号分开。
英文信函编号写法
Reference number
如果信函上有编号，收件人和发件人都能快速了解所指的是哪
一封信。这样既便于文件存
档，又便于日后查阅。
信函编号常见的书写形式有两种：
一种比较简单的形式“
Re:
XXX
”，例如
, Re: Invoice
12345
或
Re: Your letter dated
January 20, 2006
。
一种比较常用的形式“
Your ref: XXX, Our
ref: XXX
”，提供一组缩写信息，包括：文件
编号、<
/p>
起草人、
录入人的姓名缩写和部门代号等。
例如一封由我方
Jutta
Brawn
起草，
由
Hugh
John
Davies
录入的信函编号为“
Our ref:
JB/HJD
”
英文日期写法
Date
商务信函必
须写日期，它对于文件存档及信息查考都有重要意义。
书写日期应注意以下几点：
1.
“年”应完全写出，如
2006
，不能简写
成
06
；
2.
在正式信函中“月”最好不用缩写，而是完整地写出来；
3.
书写“日”可以用序数词，但最好用基数词；
英式信函日期按日、月、年的顺序，且中间没有逗号，如：
12
July
2006
；美式信函日期按
月、日、年的顺序，中间加逗号，如：
July 12
，
2006
。
第五讲：英文信内地址写法
Inside
address
由于不同国家书写地址的习惯不同，
收件人地址应按照对方公司信纸中的信头书写，
切勿擅
< br>自更改。写国际地址时，不要忘记在最后一行写上国家名。
航空投递的信函，
要在信内地址之上
注明。以下为几种信内地址的写作实例：
致某公司：
Messrs. Lake
Kane
＆
Co.
，
Ltd.
66 Martins Lane
London EC3V 7BH
致公司中某职位：
The
Manager
Eagle Press
Inc.
66 Martins
Lane
London EC3V 7BH
致公司某人：
Mrs. Jutta Brown
Eagle Press Inc.
66 Martins Lane
London EC3V 7BH
商务信函
英文请某人注意行写法
Attention/Attn.
请某人注意行（
Attention
，缩写：
Attn.
）用于写信人在把
信寄给一个单位时，希望把信
递交给某人或某部门处理。
Attention
位于信内地址下空一行，加上底线；写法分英式
和美式两种，例如：
For the
attention
of Mr. David
Schiller
（英式），
Attention: Mr.
David Schiller
（美式）。使用
Attenti
on
时，因为信函实际上是寄给公司的，所以开头的称呼（
Sa
lutation
）为
Dear Sirs,
< br>（英式）和
Gentlemen
（美式）。
英文称呼写法
Salutation
如果信是写给公司的，并没有直接的联系人，称呼应为：“<
/p>
Dear Sirs,
”（英式）或
“<
/p>
Gentlemen:
”
（美式）
。
在不能确定收信人性别的情况下，
还可以使用
To
Whom
It
May
Concern
或
Dear
Sir
or
Madam
。在写信给特定的组织时，更愿意使用
Dear
Member,
Dear
Customer,
和
Dear
Human Resources
Manager
这样的称呼。
如果知道收件人的姓名，就应该直接把姓名用入称呼里。
商务信函一般用
Dear Miss
Brown
，
Dear
。
Dear
纯属公务上往来的客气形式。
写给亲人、亲戚和关系密切的朋友时，用
Dear
或
My dear
再加上表示亲属关系的称呼或直
称其名。例如：
My dear
father
，
Dear
Tom
等。
英文主题写法
Subject
<
/p>
书写
Subject
能便于收件人迅速了
解信的主要内容。一般来说如果信内有
Reference
N
umber
，就不一定再写
Subject
。
Subject
位于
Salutation
下空一行。一般有三种书写形式：直接书写、<
/p>
Subject:
和
Re:
。
为了突出还可以加底线、加粗、全大写等，例如：
INVOICE 12345
Re:
Invoice 12345
Subject:
Invoice 12345
英文信正文写法
Body
正文是信
函的核心内容。
一封内容得体的商务信函，
不仅能够达到把事情
办好的目的，
而且
还能促进双方的友谊。
在商业界人们通常用
5
个
C
来衡量一封信函的好坏：
Conciseness(
简洁
)
、
Clarity(
明了
)
、
Corre
ctness(
正确
)
、
Completeness(
完整
)
、
Courtesy(
礼貌
)
。
Dear
,
As we mentioned in our
previous quotation, the price is likely to rise.
Since
material price is a very crucial
element for our cost accounting, we are compelled
to
shift this rise to our
customers.
The
price
for
33
Euro
has
increased
to
33.5
Euro,
packing
charge
and
freight
remaining
unchanged.
We
thank you for your understanding and look forward
to having a good cooperation
with you.
Yours
sincerely
，
Ming
Li