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英文书信
英文书信的种类
The kinds
of English Letters
英文书信（
English
Lett
ers
）大致可分为事务信件（
Business
Letter
）和私人信件（
Private <
/p>
Letter
）两大类。
前者指单位与单
位之间，
或单位与个人之间，
因接洽工作而来往的信件。
后者指亲属朋友之间的来往信件。
由于英文书信涉及面广，用途极为广
泛，故根据不同的作用和用途，还可细分为社交书信（
Social Letter
）
、
商业书信（
B
usiness
Letter
）
、私
人书信（
Private
Letter
）
、以及一些既属于事务书信又属于私人书信的专门
书信（<
/p>
Special
Letter
）或亦可
称之为其他书信（
Other
Letters
）
，如表扬信
(Letter
of
Commendation
and
Encouragement)
、感谢信（
Letter of Thanks
）等。目前，
在分类问题上，中外有关书信的书籍中的论述，不
尽相同。
<
/p>
值得指出的是，近年来在社会事务和对外贸易函件的处理中，非正式事务性函件（
Informal Business Letter
）
已被越来越多地使用。
这是行文风格和语言方面的又一变化。
< br>它与正式事务性函件
（
Formal Business
Letter
）
相互间的区别，以及上述各类书信的特点和书写
要求，将分别在下面章节中论述，这里不再一一赘述。
英文书信的各组成部分
The
Parts of English Letters
英文书信主要由下面几个部分组成：
信头
The Heading
收信人姓名、地址
The
Inside Address
称呼
The Salutation
信文
The body of the Letter
结束用语
The
Complimentary Close
签名
The Signature
除以
上六项外，有时一些书信还有附件（
Enclosure
）和附
言（
Postscripts
）两项次要补充性的部分。它们是
否需要，则视实际情况而定。
英文书信
英文书信的格式
The Forms
of English Letters
英文书信，尤其事
务性信件，其书写格式与汉语不尽相同，或者说完全不同。一般来说，英文书信的格式
可
以分为三种，即并列式
(Blocked
Form)
、斜列式（
Indented
Form
）和折衷式（
Modified Form
）
。
（见下图）
并列式也称封闭式，要求信头、收信人地址、称谓和正文（包
括每段起行均上下对齐。如果使用印有信头
的信笺，发信日期就要移至左边。齐头写起。
由于并列式左边上下齐头，便于打字，故常用于商业信件。
Blocked Form
Indented Form
Modified Form
斜列式也称缩进式，要求信头和
收信人地址，均比上行缩进一点，成倒梯形状。正文每段起行，均向右缩
进五个字母。由
于斜列式用起来比较麻烦，故已逐渐少用。
英文书信
折中式也称混合式，其信头
和收信人地址，上下各自对齐，正文每段起行，向右缩进五个字母。由于折中
式的不拘泥
于上述两种格式，书写方便，故目前使用较为普遍。
收信人地址姓名
The
Inside Address
收信人地址姓名也称封内地
址，她位于信笺的左上角，从左边略低于写信日期一、二行处顶格写起。先写
姓名与头衔
，后写地址，其排列次序与写信人地址的先后次序要求一样，用什么格式，行末是否用标点，
也应与写信人地址的写法一致。
收信人的姓名前冠以何称，有一定的习惯。常见的情况是：
（
1
）
根据收信人性别分别在姓氏前加
Mr. Mrs.
< br>和
Miss
等词。
Mr.
冠于男子姓氏前，
复数为
Messrs.
(Messieurs),
相当于
Gentlemen
。
Mrs.(Mistress)
用于已婚女子，之后接其夫之姓，如：
Mr.
Smith
(
史密斯夫人
)
。
Mrs.
的复数为
Mmes.
(Mesdames),
用于妇女所组织的公司、社团等名称前。
Miss
(
无缩写形式
)
用于未婚
女子，
其复数为
Misses
，
如：
Misses Jane and Mary
。
值得注意的是，
近年来有对
Mr
s., Miss
不加区分而笼统以
代
之的一种趋势。这在一些事务性信件中较为常见。
（
2
）根据收信人的身份冠以学位、头衔等。常
用的有：
Dr. (Doctor )
冠以博士之姓名前
Rev.
(Reverend )
冠以神职人员的姓名前
Prof. (Professor )
冠以教授的姓名前
Pres.
(President )
冠以总经理、会长、大学校长、总统姓名前
Hon. (Honourable )
冠以市长、内阁成员、议员、大使、法官等姓名前
如果收信人有双重头衔，其写法是：
Prof. James Brown, LL.D.
(
法学博士布郎教授
)
（
3
）在社会主义国家里，除学位、头衔外，还可
用
comrade
一词。
（
4
）
如果收信人是机关或单位，
一般不写个人名字，
而写负责人的职务名称，
如
The Manager,
The President
等。
信头
The Heading
信头也称信端，即指写信人的地址和写信日期。信头位于信笺
的右上角，一般从信笺中间或梢右落笔，先
写寄信人地址，后写日期。其次序是：第一行
写门牌号码、路名和邮政信箱；第二行写市（县）
、省（州、
郡
）名，寄往国外的信件要加国家的名称；第三行写寄信日期。如果寄信人的地址是机关，则应另写，将
其作为第一行。如果寄信人的单位没有门牌号码和路名（譬如学校的班级、系科等）
，则第一行写班级、专
业，第二行写系，第三行写学校（如果
< br>
系和学校的字数少，可并为一行）
，第四行写市（县）
、省，第五行
写日期。见下面各例：
(1)
76 Brooklyn
Avenue
New York 9, N. Y
.,
U.S.A.
英文书信
March
21, 2000
美国纽约第
9<
/p>
号邮区
布鲁克林大街
< br>76
号
2000
年
3
月
21
日
(2)
No. 21, Victoria Street
London, E.C. 7, England
21st
March, 1999
英国伦敦中央东
< br>7
区
维多利亚大街
21
号
1999
年
3
月
21
日
(3)
Nanjing University,
22
Hankou Road,
Nanjing, China,
May 5th, 2000.
中国南京
汉口路
22
号
南京大学
2000
< br>年
5
月
5
日
(4)
English Section, Class 94a,
Foreign Languages and Literature
Department,
Lanchow University,
Lanchow, Gansu Province,
March 31, 1998.
甘肃兰州
兰州大学外国语言文学系
英语专业九四级甲班
1998
年三月三十一日
以上四例，例（
1
< br>）为常见的美国式写法，门牌号码前没有“
No.
”字样
；例（
2
）为常见的英国式写法，门
牌
号码前有“
No.
”
，其日期写法与美
国写法亦有所不同；例（
3
）写信人是南京大学，故将学校名称
放在第
一行；例（
4
）系收信人的单位
没有门牌号码和街道名称时的写法。前三例是寄往国外的信件，后一例为国
内信件（注意
第四行没加
China
）
。从格式上来
说，前三列为并列式，每行开头齐平，后一例为斜列式，每
行开头逐行向右缩进一点。<
/p>
就标点符号来说，用或不用均可，但目前有不用的趋向。如用，
除每行后加逗点外，最末一行要加句点；
如不用，每行之间该加标点的地方，还是不能省
掉。通常讲，门牌号码与街道名称之间不用，但城市与国
家名之间须用逗点隔开。目前，
不少国家实行邮政编码，使用时可写在地名之后，国家名之前，其间不用
标点。另外，凡
寄往国外的信件，应在城市名称之后写上该地邮区号码，以便邮局分拣和投递。
英文书信
有关日期的写法，应注意下面几点：
（
1
）年、月份均应全部写全，不能随
意简略或以数字来代替。如不能用
21/3/81
代表
March
21,
1981
。当
然，一般信件的英文月份名称并非不可使用缩写形式，但要根据要求简化。
下面是月份的缩写形式：
Jan.
(January)
一月
Feb.
(February)
二月
Mar.
(March)
三月
Apr.
(April)
四月
May
五月
, June
六月
,
July
七月不缩写
Aug.
(August)
八月
Sept.
(September)
九月
Oct. (October)
十月
Nov.
(November)
十一月
Dec.
(December)
十二月
（
2
）日期可用基数词，即
1
，
2
，
3
，
4...31
，也可用序数词
，即
1st, 2nd, 3rd... 31st,
但为简
洁起见，以用基
数词为好。常见的日期写法主要有两种：
21 April, 1994
April 21, 1994
通
常讲，前者为常见的英国用法，以日
-
月
-
年排列，后者为常见的美国用法，以月
-
< br>日
-
年排列。月份和日期
之间不
用标点，但年份前要用逗点。
值得指出的是，有些信件，特别
是商业信件，所用的信笺上面有印好的有关公司名称、地址、电报挂号、
电话号码、注册
商标，以及公司主要业务、主管人姓名等这样的信头（
Letterhead
）
。逢此信件，就不必重
复发信人地址，只写上日
期即可。
信件的称呼
The
Salutation
称呼低于收信人姓名地址两行，从左
边顶格写起，自成一行。每个词的第一个字母可以大写，也可仅以开
头词和专有名词的第
一个字母大写。末尾要用标点，美国多用冒号，英国常用逗号。
称呼用语视具体对象而定，一般情况是：
（
1
）写给
机构或公司，常用
Sir(s), Dear Sirs
和<
/p>
Gentlemen
。
Sir(s)
是比较正式的礼貌称呼，通常用于公文；
Dear
Sirs
是英国人比较喜欢的用词；
Gentleme
n
为美国常用词。注意
Gentlemen
仅用复数，不用单数
Gentleman
，也不用
Dear Gentlemen
。
如果是写给妇女社团、组织，可用
Madams
或
Ladies
等尊称。如果已知收信人的职称，称呼一般用单数
。
如：
Dear Sir, Dear Madam
。或者更为正式一点，称为
Sir
或
Madam
。
（
2
）
写给个人或自己
的朋友，
常在姓名，
姓氏，
名字和同志
前加上
Dear
一词。
如：
Dear May,
Dear Wang Feng,
Dear Comrade
Wang
等。如写给外籍人士，可用
Dear Mr.
Smith, Dear Mrs. Jones, Dear Professor
Middlebrook,
Dear Dr.
Pangloss
等。但注意在
Mr., Mrs.,
Miss
和
Dr.
等称呼后只用姓氏，不写名字。
英文书信
信件正文
The body of
the letter
正文是信的主体，是信中最重要的部分。
一般书信的正文从低于称呼一、二行处落笔，每段第一行向右
约缩进五个字母。正文要求简明扼要，条理
清楚。每段不宜太长，尤其开头和结尾两段，
更应简短。
如果正文是使用打字机
打，则要注意上、下、左、右的空边。通常说，正文约占信笺的四分之三，左边的
空白要
比右边稍大一点，下方的空白要留得大一些。总之，空白要适中，两边要整齐。
信件的结束用语
The Complimentary Close of Letters
结束用语是写信人对收信人的一种谦称，故也叫“结尾谦称”
，相当于我国书信中的“敬上”
、
“谨
上”
、
“谨
启”等。结束用语单独成行
，一般低于正文末行一、二行，可写在信笺中间，也可从中间处向右写。开头
词第一个字
母要大写，末尾加逗点。
结束用语
应根据通信者之间不同的关系，适当地选用，并注意与称呼吻合一致。具体写法是：
（
1
）写给
机关、团体或不相识的人
Yours faithfully,
（您忠诚的）
Yours
truly,
（您忠实的）
Yours very truly,
（您非常忠实的）
（
2
）写给上级、长者或老师等
Yours
respectfully,
（您恭顺的）
Very respectfully yours,
（您非常恭敬的）
（
3
）写给一般朋友、熟人或同志
Yours sincerely,
（您真诚的）
Yours very
sincerely,
（您非常真诚的）
Yours cordially
（您真挚的）
Fraternally yours,
（相当于汉语的“兄弟”
）
（
4
）写给
亲属或挚友
Yours,
（您的）
Yours ever,
（永远是您的）
Yours
affectionatelym
（您亲爱的）
With love from,
（您亲爱的）
Your
loving son( daughter, sister, mother ...)
您的爱子（女、姐妹、母亲??）
英文书信
以上（
1
）项为正式用语（
Formal close
）
，翻译时，可照原文直译，也可参照汉语习惯，译为“谨启”
，
“启”
等。
（
2
）
项对上级、
长者的用语中，
要避免使用已过
时的，
像
Your obedient servant
（
您恭顺的仆人）
，
Your humble
servant
（您卑贱的仆人）等
语。本项各句的翻译方法与（
1
）项一样，但汉语应改译为“敬
上”
，
“谨上”等。
（
3
）
项为一般私人用语
（
Personal c
lose
）
。
在写法上欧美人有所不同
。
欧洲的一些国家习惯上用
Yours sincerely,
而美国习惯上用
sincerely yours,
或
Sincerely
。
（
4
）
项为亲密用语（
Intimate close
）
。在此项用语后，欧美人习惯于签上自己的教名。
另外，一些有关英文书信的书籍，也有把结束用语分为结语和敬语两个部分的。结语为信
正文下附的问候
或祝福语，敬语就是我们上面读到的那种谦语。如：
With best regard,
（祝好）
Hoping for
an early reply,
（望早赐复）
With kind regard to your wife,
（问尊夫人好）
Please
convey my best regard to your father,
（请向令尊问好）
但也有一些信件，结束用语一项也不用，只签上自己的名字。这主要视写信人的意思而定。
签名
The signature
签名
指自己的亲笔署名，一般签在低于结束用语一、二行之处。如果使用打字机，除打上自己的名字外，
也要亲笔签名，这对于商业书信和事务性公函尤其重要。其做法是：
（
1
）如签
署者代表单位而非个人时，应在结束用语的下一行，打出全部大写的所代表的单位名称。如：
Yours very truly,
MILLS SUPPLY COMPANY
（签名）
（
2
）写信人如是女性，而且与收信人素不相识，应在署名前（
如用打字机，则在打出的名字前）
，根据自
己婚否，用圆括号注
明“
Miss
”
，或“
Mrs.
”等字样，以便对方复信称呼。如：
Truly yours,
（签名）
(Miss )
Margret Presterly
Yours
Sincerely,
（签名）
(Mrs.) James Johnso
（
3
）如果是代理署名，一般在打出的大写本单位名称
前打上
By, For,
Per
或
P.P.(Per Production
的缩写
)
等字
样，以表示
代署。如：
英文书信
Yours very
truly,
For STERN & COOKE CO., LTD.
（签名）
Edward
Sewell
（
4
）如果署上自己的职称或头衔，可写在或打在最末一行。如：
Yours truly,
（签名）
John Smith
Professor of English
一封信将名字签好后，本来可以寄发出去，但有时则会发现内容有点遗漏或随信需寄点什么附件等还要
予
以说明。这些虽属补充部分，但其写法也有具体要求，现说明如下：
< br>
（
1
）附件（
Enclosure
）
：如
果信文内已说明有附件要寄，也要在信笺的左下角附注说明，以便收信人查阅。
如：
Encl: Doctor's
Certificate
附：医生证明一张
Enclosures: 2 Invoices
附发票两张
（
2
）附言（
Postscript
）
：一般而言，除非确属需要，最好不用附言，尤其郑重的函件
，更应避免。如用，
则在署名的下一、二行，信笺的左边，先写
P.S.
（即
Postscript
的
缩写）
，接着写出要讲的话。但
P.S.
亦可不
写。
英文书信
英文书信的书写通则
The
General Rules of English Letter Writing
英文书信的写作，除了要掌握书写格式，善用各种称谓，注意
结尾谦语，以及在形式上做到行文整齐、空
白适中、字体端正外，还有不少在行文、用词
方面的具体要求和习惯用法，都是值得注意的问题。现归纳
如下：
（
1
）
简洁明了，有条有理
简洁是指行文
语言上的简明、通顺。包括缩短不必要的字句，剔除迂回冗长的句法，删去虚浮无当的字眼，
使一封信写得尽量简短。用语浅显、易懂，不要用生僻费解的词句或一些不必要的深文奥义。比如让别人
把事情做得彻底一点，可说
do it
thoroughly
而不要讲
to go the whol
hog
。同时要求信中所述事情必须完整，
凡事有条有理，有层
有次，使人读起来对前因后果，来龙去脉，一目了然。
（
2
）谦恭有礼，热情诚恳
所谓谦恭有礼，是指态度的谦虚与恭敬，但这不是
说在措辞上加几个敬词或讲几句客套话，而是在叙事时
充分为他人着想，不要纯粹以自己
为中心。这样不但给人们一种好印象，即便是推辞他人要求时，也不致
失去友好的关系。
此外，尽可能及时复信，如确实无法答复时，也要将原因以及何时有结果尽快函告对方，
这是一种礼貌，同时也是一种办事效率高，对人热情诚恳的基本态度。
（
3
）删繁
就简，避免冗辞
这里所说的删繁就
简，可以说是继（
1
）项对整个行文的词句的具体要求。信以简
洁为好，行文中避免一些
不必要的华而不实的词句，包括不该使用的形容词、副词、短语
等修饰短语。宁简勿繁，提高用词的效能。
4
）选词要确切，语言要规范
这是指用词和词语搭配方面要准确，合乎英语语言的习惯，不
要自己杜撰、拼凑或使用已过时或不常用的
行话。如：
We beg to acknowledge your
esteemed favour on September 16.
（过时，不常用）
We have
received your letter of September 16.
9
月
16
日来信已收到。
The writer wishes to
acknowledge...
（行话）
Thank you for your letter...
谢谢您的来信。
As per your
letter...
（陈旧，不常用）
According to your letter ...
根据来信所述
（
5
）内容准确，不要含含糊糊
这是说
信
中所谈的事情要清楚、确实，少用含糊、抽象或不具体的词句，便于收信人明了。比如要答谢别
< br>人上封来信，
最好要提及那封信的具体日期、
内容，
不要仅写本月
（
instant
或
inst.
）
，
上月
（
ultimo
或
ulto.
）
，
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