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开发信的写法
很多
s
ales
朋友常常抱怨，
开发信效果很差，
100
封里面好几十封退信，
剩下的就是石沉大海，难得有
一个老外回一句“
No, thanks
.
”
就可以
让你激动半天。
其实大家有没有想过，
这
样的做法会严重挫伤自己的积极性。可
以试想一下，
当你一天坐
在电脑面前
12
个小时，
从
和各种黄页
搜索到客人信息，一封一
封开发信发出去，晚上满脸疲惫的回家，等第
二天满怀希望上班的时候，邮箱里爆满各种
各样的退信，你是什么感
受？
我以前也是做业务的，当年大学毕业后从业务助理、跟单做起，
后来做
sales
和
sales
manager
，
PA to director
，一直到现在做
buyer
，
中间换了几份工作，
也经历过大部分朋友所经历的各种问题。
我当时也
有这么一段时间，没日没夜地发推销信，找新客人，无休止地报价，但
效果甚微。后来跟很多不同的客人熟识了以后，私底下聊起才发现，当
初
的开发信写的是大大有问题的。很多老外也是做
sales
的，
也会写开
发信，为什么成交率比我们高很多？即使不说成交率，
回复率也大大高
过我们？
很多刚毕业的朋友们都是学国贸专业出来的，
一般都学过外贸函
电这门课，老师们反复教你们怎么写商务信函，怎么回询盘等等，其实
< br>这些教材几乎都是学院派人士编的，不是老掉牙过时的东西，
就是和现
实基本脱节的。很多老师一辈子都呆在学校里，连外贸都没做过，你怎
么能
指望从他们这里学到写商务信函的精髓？真正的好的
email
，必须
要模仿老外的行文方式，
尤其是英语为母语的客人！即使
你的邮件写得
四平八稳，语法精到，整篇下来没有任何错误，在大学里可以拿满分作
文了，可客人收到以后，还是怎么看怎么别扭。我觉得，你给客人写邮
件的时候，必须要忘记中国人的行文和思维方式，
要按欧美人的习惯去
思考问题和写邮件，这样才能让客人把你当成同类。
到那一天，
你随便写一封邮件，
当大部
分人都看不出这封邮件出
自一个中国人之手，你就出师了！
我先列举一些大部分朋友写
email
时常范的错误，大家可以看
看，
< br>对比一下自己，
其中的几条是自己也会有的？接下来再讨论开发信
怎么写。呵呵。
1
）邮件写得过长。
客人的时间很宝贵，每天要收到数百封邮
件，
你想想，
一个不认识的人发了一封又长又臭的邮件给你，英
语表述又不
好，
还加了好几
M
的附件，你会不会认真去看？而且很多老外的时间观
念很强，每天都有几
块固定的时间用来处理
email
，很多长篇大论的邮
件，只要不是他的熟人发的，一般会被直接删除，或者是把你的地址设
为
垃圾邮件。
我问过很多西
欧客人，
他们一般处理每一封邮件的时间是
2-3
秒，
也就是大致扫一眼，重要的邮件，一般马上仔细阅读并回复，不是太重<
/p>
要的，会在
outlook
里标注上要处
理的具体时间，然后从
inbox
拉到相
应的子目录里。换句话说，只要客人的邮箱地址是对的，也是你要找的
right p
erson
，你的开发信只能停留在他眼前
2-3
秒，就是决定命运的
时刻了。这种情况下，试问你敢不敢把邮件写得很长？<
/p>
2
）没有明确的主题。
一个不明确的主题，会让客人根本没兴趣
去打开陌生人的邮件。这个就需要经验了，内容要言简意赅，直接吸引
客人通过主题去点
开邮件，
目的就达到了。
至于他看了以后有没有反应，
就要看实际情况和你内容的功力了。有些人写邮件会这样设置主题：
“<
/p>
we are the manufacturer of
lights
”，又或者“
need cooperation
”，
或者“
Guangdong
*** trading company
ltd
”，或者“
price list for
lights-Guangdong *** trading company lt
d
”
等等，一看就知道是推销
信。当你
一个礼拜就收到一封推销信，你可能会有兴趣看看，但是如果
你一天收到
N
封推销信，估计就会很厌烦，直接删掉算是客气的了。所
以如何把主题写好，让客人知道这是封推销信，还是要忍不住打开看
看？就要根据之
际情况来判断了。
举个例
子吧，
假设我是做太阳能灯的公司
DEF Co. Ltd
，
目前公司
最大的客人是美国的
Home Depot
，尽管可能是通过贸易商做的，不是
直接合作，但是完全可以当作一个开发新客人的筹码！
如果我要写一封
开发信给美国的
ABC inc
（这个名字是我
编的），我从
google
上了解
了一
些这个公司的信息，
知道他们是美国的进口商，
有做太阳能灯系
列，
希望能试着开发这个客人，我一般会这样写主题，“
Re:
ABC inc/Home
Depot vendor-solar
light/DEF Co., Ltd.
”
其中，
ABC inc
代表了客人的公司名，你在写给他的主题上首先加
上他公司名，表示对
他们公司的尊重；
Home Depot vendor-solar
light
明确表示你是北美第二大零售商
Home Depo
t
的太阳能灯供应商，既表
明了实力，也勾起他的兴趣；最后的
DEF Co., Ltd.
代表自己公司。这
样一来，假设你找对了人，这个正是
ABC
公司太阳能
灯的
buyer
，又
或者是他的某一个
主管，突然某一天收到这么一个主题的邮件，哇，
home depot
的供应商找上来了，
太棒了，
应该看看是不是有合作机
会，
是不是比原有供应商更好？他打开邮件的概率会非常非常大！再说了，
这个主题设置的还有一个好处，就是客人即使暂时不回你邮件，只是放
在收件
箱里，
但是将来某一天他突然想让你报报价，很容易就能找到这
封邮件！只要关键词输入
home
depot
，保证一下子就找到。
3
）长篇大论的公司或工厂介绍。
我现
在做
buyer
，也会收到工
厂和贸易
公司的推销信。贸易公司还稍微好一点，很多工厂的业务员，
开发信实在写得不咋地，简
直可以说是惨不忍睹，既浪费客人时间，也
浪费自己时间。我经常会收到类似的邮件：“
我们是某某照明灯具厂，
地处美丽的长江三角洲东南，交通便利，风景优美，离上海和杭
州仅仅
2
小时车程，
我们公司成立于<
/p>
2002
年，
具有丰富的太阳能灯生产和
开发
经验，
享誉全球，
我们工厂获得<
/p>
ISO9001
：
2000
质量体系，
严格按照
5S
管
理，真诚欢迎您来我厂参观拜访，希望和您建立起长久的业务关系，
我们以真诚和服务赢
得客户??”
诸如此类的话，
客人会看得很不耐烦，
即使你是一个很好的公司或很好的工厂，第一次就收到这样一封邮件，
任谁
都会感到厌烦的。
有
朋友会反问，
那是不是完全不写呢？我的回答是，
也不一定，<
/p>
要看具体情况。如果你的公司有突出的优势，可以写，但是最好一笔带
过就可以了。可以这样写：
We supply solar lights
for Home Depot with
high quality and
competitive price. Hope to cooperate with
you!
简单
一点，
一两句话点到重点，
调起老外的胃口，
让他反过来问你
各种问题，
你的目的就达到了。
做业务久了你就发现，很少有客
人每封邮件长篇大
论的，即使有，也是极少数的特例，或者是要确认一些细节之类的。<
/p>
4
）爱炫耀英文水平。
以前有个助理，英语八级，刚毕业的学生，
要她给老外写
email
，总是喜欢把文字写得很出彩，各种
语法从句层出
不穷，还喜欢用冷僻词，让人理解都需要老半天。如果是英语为母语的
客人或者德国、北欧这些英语很棒的客人还好一点，如果你写给韩国人
日本人中东人法国人，那就要他们老命了，看一封邮件还得用上字典或
翻译工具，还是
半懂不懂，你说客人会对你印象好么？
丘吉尔讲过一句话，具体的内容我忘了，大致的意思是，真正的
高手，你要
把最复杂的东西用最简单的文字表达出来，
全部用最简单的
句子
，最简单的词汇，让小学生都能看懂。
其实把简单的东西复杂化很容易，
把复杂的东西简单化就不容易
了，
需要多学多模仿客人的邮件，
用最简单的词
汇来表达你要表达的东
西。外贸函电的精髓就是，“简单简单再简单”，能用一个词表达
的绝
对不用两个词或短语，能用一句话写清楚的，绝对不写两句。谁能用最
少的句子表达同样的意思，那就是最厉害的！
举个例子吧，我以前招助理的时候，会考他们的
email
水平，我把
中文意思告诉他们，然后让他们用英文来模拟一封邮件。
内容很简单，
写一封邮件告诉客人
Mike
，上次收到的样品已经寄给工厂了，但工厂
说材料不是
AB
S
，而是
PP
，价格他们需要重新核算
，但近期内原材料
涨价，希望您能尽快确认，我们好采购原材料并安排生产。
第一个应聘者是这样写的：
Dear Mike,
This
is Jenny from EDF Co. Ltd. We're so pleased to
receive your samples. I
already sent
them to our factory last week, and was informed
the real
material is PP, not ABS as you
mentioned last time. What's the matter?
I'll give you
reply as soon as we get the offer from the
factory. It will take
several days.
Please be more patient. But they also told me, the
raw material
increased these days.
Could you please confirm the price quickly after
you
get it? We'll purchase the raw
material and do the production immediately!
Looking forward to your
reply. Thank you!
Best
regards,
Jenny
这封邮件写得好么？老实说还可以，虽
然主动语态和人称
多了点，
但是内容都点到了，
表达也算通顺，
用的词汇也都是挺简单的，
不难懂。<
/p>
但是不是有点啰嗦？如果能简单一点，是不是更好？我们看看
第二
位应聘者写的
email
：
Dear Mike,
How are you?
We
received your all samples. The factory checked the
details, and found
the material was PP,
not ABS as you told.
Please
give them some more time to re-check the price,
because the material
is different from
the past orders. However, the material was
increased very
quickly! Therefore,
please kindly place the order soon if the price is
ok for
you! We'll do production asap.
Thank you in advance!
Kind regards,
Tommy
这封呢？我个人觉得比上一封号一点，毕竟主动和被动语
态结合
，“
We
”只出现了一次，不算太枯燥。内容也稍微简单了一点
，
点到位了。最重要的是，他把
purchase the
raw material
去掉了，直接
用“
< br>We'll do the production asap.
”
这样更简洁，毕竟你要生产，能不
采购原材料么？所以这是废话。缺点是，我
个人感觉还是啰嗦了一点。
我会这样写：
Hi Mike,
Samples
received and already passed to vendor. The
material was PP, not
ABS. Offer sheet
is preparing and will be sent to you soon.
By the way, raw material
increased these days, pls make a decision quickly
to go ahead after price confirmed.
We'll arrange the mass production asap.
Thanks and best regards,
C
几句话点到主题，表达清楚就可以了。能用一句话表达的
，
千万不写两句，省掉一切能省的废话。写完以后其实可以读一遍，看哪
句话可以删掉，哪句话可以换一种表达方式，少用第一人称，多用被动
语态！等
到你重新检查的时候，发现已经简单的不能再简单，没词可以
删了，那就点“发送”吧。
只要做到“简洁”、“清楚”、“准确”，这就是一封好的<
/p>
email
了。
5
）喜欢用奇奇怪怪的字
体。
很多人为了追求醒目，总喜欢用很
夸张的字体，颜色，甚至
放大，加粗，再用斜体等等，其实一眼看上去
会让人很不舒服。
经常跟老外写
email
的人会发现，客人很少会用奇怪
的字体或者粗体，甚至全部大写来写邮件，除了少数的尼日利亚、非洲
客人，
我还真没遇到过别的。
欧美人一般比较常用的字体就是以
下几种：
Arial
，
Verdana
，
Calibri
，
< br>Times new roman
，也有一些用
Taho
ma
字
体的，但相对少一点。一部分台湾和香港客人会用
PMingLiU
这种字体。
至于颜色，一般
都是黑色或者蓝色，别在一封邮件里出现多种奇奇挂怪
的颜色，像彩虹一样，看着不舒服
。
一般客人在邮件里特别
加粗，或者大写，或者用红色标注的，肯
定是特别强调的东西。比如有个客人的邮件如下
：
Dear C,
Please help to send the
samples to my HK office BEFORE THIS
WEEKEND.
Thanks.
Rio
这就很明显了，客人用大写的目的是为了提醒并强调
，必须要周
末前寄出！可能这封邮件很简单，你不太容易忽视，但是如果一封很长
的邮件，
里面详细确认各种规格的时候，
突然
加了一句要你周末前寄样
品，是很容易被忽略的。
6
）主动语态用得太多。
英文信函中，如果你仔细琢磨老外的行
文方式，很少会充满
We
，
I
之类的人
称的。相反要多用被动语态。
< br>比如说，
我们明天会寄你样品。
中国人喜欢说
We'll send you the
samples
tomorrow.
这句话没错，语法正确，意思清楚，但是老外就不