秘书工作手册领导日程安排

一、总体日程安排

领导的日常工作分为日常性工作，即事先有计划的相对固定的工作（如会议、

出差、接待 等）和突发性工作（临时安排的事情）两类。而秘书的通常做法是将有

计划的事情预先填 入拟好的日程表中，同时细致灵活地安排好突发随机事件。

（一）总体原则：

了解总经理的日常工作、近期业务重点、作息习惯、身体状况，

-

优化工作方法，细心观察总经理的工作习惯与做事风格，主动 适应其工作节拍；

-

了解公司业务发 展情况，

特别是所服务总经理的业务进展情况，

留意近期的工作 兴

奋点；

对计划内事情预先写入日程；及时整理日程表，以免安排冲突；

明确事情的优先级，

在处理事务时注意理顺和排序，

酌情安排处理；

定期与总经理沟通，将双方的要求、需求和可能会遇到情况的处理原则达成共识，

以利工作开展；

注意日程安排的时间松紧，适当安排；

（二）经验与技巧

周一日程、出差前后一个工作日不要安排过多的事务；

在两个约会间留出机动时间，防止会议延长引起时间冲突，并给总经理留出整理思

路的时间；同时预留时间处理日常事务；

根据总经理习惯留出适当固定时间阅读报刊资料及其他信息；

对于总经理的各项安排熟记于心，及时提醒已定下来的安排，防止冲突；每日安排

相对固定时间与总经理核对日程，保证秘书与总经理日程表内容一致；

不要代替领导做决定，在总经理的同意下针对其工作习惯和时间对各种预约酌情处

理；

控制约会时间，适时打断，防止拖延，以免影响下面的日程；

掌握近期要回避的人物；

月

/

周计划安排模版

可 使用

NOTES

日历功能，填入相关安排，打印即可；

也可按照总经理习惯，自行制作日程表；

二、出差日程安排

做为秘书，

安排总经理出差是经常的一项工作，

同时也是需要更加细致的一项工作 。

通

过秘书的计划，

把总经理出差在外 的工作安排得紧张而有序，

愉快而圆满，

这是秘书工

（一）

国内出差

出差前

：确定出差目的和日期；

确认总经理出差陪同人

与出差地相关 人员沟通，

确定周到的日程安排

（明确如早午晚餐安排、

所到地地址、需

要的路程时间、接待人员等信息。）

确定行程，

预定机票

（注意选择好航空公司、

< br>机型及班次）

、

酒店

（选

择总经理习惯的酒

店、熟悉酒店的电话、传 真等）、接

/

送机人员（明确接送机人的联系方式）；

完善细致周到的日程表（时间、地点、对方参会人、议程等）

（见范

例）。

根据总 经理的习惯，

准备出差用物品

（见物品携带表）。

拟写授权书并于总经理出差前一天向各相关部门及相关人员发出邮

件和复印件（财务部

等）。

（见范例）

< br>出差中

在第一时间掌握总经理到达后的联系方式，必要时通知授权人及其它相关人

员。

根据总经理日程安排，随时通报 公司及

GM

关心的业务进展情况；

配合总经理授权人的工作，及时掌握公司及业务相关信息。

根据情况及时与相关人员及总经理沟通，及时调整日程安排；

出差后

及时向

总经理汇报出差期间公司 内部事务及业务进展；

出差资料整理（包括资料、名片、会谈 备忘），根据需要转发相关人

员或存档；

向总经理认为有必要的合作方致感谢函。

各种差旅费用报销；

跟进业务后续事宜；

（二）国外出差

出差国外与国内出差 安排顺序及内容大致相同，

但在此要特别提醒您注意以下几点：

根据公司最新业务情况准备

PRESETATION

/

英文），与对方确认演示设备，必

要时准备彩色打印胶片和打印稿。

机票购买时 注意避免经停中转，

选择好的航空公司和服务，

长途飞行选择好 的机型；

注意准备好各种证件及邀请函，并提醒总经理携带；

根据客人的级别和国家风俗习惯准备礼物；

准备当地的地图及国家风情资料；

确认对方还是我方提供翻译服务；

回国后向邀请方致谢。

（三）陪同出差

陪同总经理出差无疑 对秘书的工作提出了更高的要求，在出差前除了前面介绍的注

意事项外，在出差过程中， 要求秘书注意以下事项：

登机前，为总经理办理机场建设费购 买、机票换票及各种登机手续；并再次确认接

车人；

到达后，办理宾馆入住手续，了解总经理房间号码及电话，并将秘书房号电话及时

告知总经理；

每日及时核对本日及第二天的日程安排；

提前设置清晨叫醒，并安排早餐；

根据当天的日程安排落实车辆；

及时提醒并事先落实各项安排；

携带 总经理名片、必要的会议资料（报告稿件、会面备忘、采访提纲）；

注意建立各种客户关系（包括政府领导、合作伙伴、媒体记者）

着装要求：大方职业装、着淡装；注意言谈举止；

< br>料整理。

.

附件一：出差物品携带表

名片

若干

日程表

证件（身份证、护照、港澳通行证、边防

笔记本电脑和

ppt

（保存在桌

2

张

证等）

面）、

ppt

备份软盘

往返机票（将保险费保留在秘书手中）

书面讲话稿及素材

2

份

活动或会议等背景材料

出访地联系人通讯录

准备现金或信用卡注款

备用笔等文具

*

准备一支彩色

笔

礼品

*

包装

应急药及常用药品

附件二：授权书模版

文件编号

OURREF.

：

LCS- DTB

·

60023-99

拟文人

FROM

:

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收文人

TO

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全体人员

抄送

CC

:

总裁室

、企划部秘书处、财务

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发文日期

DATE

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< br>

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CATEGORY:

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批准

APPROVED:

收文部门

TO(DEPT.):

附件

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其他

OTHERS

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VERIF

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IED:

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< br>台式电脑事业部、

笔记本事业部、

软件事

业部、服务器事业部、外设事业部

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