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外部来文处理办法
第一条
办法。
第二条
集团总经理办公室为外部门来
文的管理部门。
负责对来文进行登记，
拟
为进一步加强外部来文的管理，
提高文件办理的质量和效率，
特制定本
办、催办及传阅。收文记录表见附件
1
，收文阅批单见附件
2
。
第三条
集团总经理办公室应依据来文
的业务内容提出拟办意见，
根据重要性及
秘密性确定传阅范围，
并指定专人对需要办理的业务进行催办。
外部来文的重要性及秘
密性的判断依据和传阅范围确定依据表见附件
3
—附件
5
。
第四条
第五条
总经理办公室负责人应在收到
外部来文后
24
小时内提出拟办意见，并
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来文处理流程如下图所示：
送主管领导批示，
必要时由主管领导确定是否报送其他上
级领导指示。
外部来文在办理
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过程中不得延误、推诿，且应明确办理时限，各业务部门要严格按时限要求办理，确有
困难的，及时予以说明，无时限要求的应在一周内办理完毕。
第六条
文件应严格按总经理办公室负
责人提出的传阅范围进行传阅，杜绝乱
传、漏传和自行扩大阅读范围的现象。传阅的文件
应予以登记，阅件人应在收到文件后
十日内给出阅后意见，
由集
团总经理办公室负责汇总意见呈报主管领导批示。
文件传阅
意见
登记表见附件
6
。
第七条
传阅形式依据外部来文的秘密
性有所不同。
若为绝密性文件，
只能传阅
纸质文件而不应通过邮箱。若该绝密文件为纸质文件，
则不得进行扫描处理，若为电子
文件，则由专人进行下载及复印处理。具体地传阅形式如下表所示：
文件秘密性
绝密
文件制式
纸质
文件处理方式
复印
传阅形式
两人一份进行传阅
两人一份进行传阅
邮箱每人一份传阅
邮箱每人一份传阅
邮箱每人一份传阅
邮箱每人一份传阅
电子
纸质
机密
下载打印复印
扫描
不需处理
扫描
不需处理
电子
纸质
秘密
电子
第八条
来
文处理完毕后，按《集团档案管理办法》及时整理、归档。任何单位
和个人不得保存应当
归档的文件。
第九条
若有其他非传阅范围内人员因工作需要需阅读时，须经其主管领导同
意，总经
理办公室负责人审核签批后，由档案管理人员按《集团档案管理办法》进行借
阅。若为绝
秘性文件一般应在档案室进行阅读，不得将文件带出工作场所。
第十条
对来文未及时处理、
或未及时对文件进行传阅的，
及其他处理不当的情
况，依情节对责任人处以
100
—
1
000
元的罚款。
第十一条
本办法解释权归集团总经理办公室。
第十二条
本办法自发布之日起执行。
2
附件
1
：
收文记录表
序号
收文编号
来文单位
原文字号
201
×
－
001
标题
收签时间
收签人
备注
3
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