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英语信件的种类比较多，有一般信件，邀请信，推荐信等。但几乎所有
信件的格式都大同
小异。书写英语信件要注意下面几点：
（一）
英语书信结构、书写款式及要求
1
．书信结构
英语书信结构一般有以下几个部分组成：
< br>1
）信封（
envelope
）
英语的信封和中文的
一样，有三部分组成，即发信人地址、收信人地址和邮票。只不
过英语信封的格式除了邮
票所贴的位置
（信封的右上角）
和中文的一样外，
英语信封上要写
的发信人和收信人的地址和中文的大不一样。
发信人的地址应写在信封的左上角，
收信人的
地址应写
在信封偏中右偏下处，英文书信的地址应从小写到大，先写门牌号码，再写街道、
城镇、
省或州及邮政编码，最后是国家名称。国家名称的每一个字母都要大写。
如下：
2
）信头
(heading)
公司信纸上方居中一般都印有其名
称、地址和联系号码，这就是通常所说的信头。在
没有信头的普通信纸上写信，作者就需
要写明回邮地址和联系号码。
3
）封内日期
(Date
Line)
封内日期是写信或打字时的日期。封内日期写在信头或作者地址的下两行。
4
）封内地址
(Inside
Address)
封内地址是收信人的地址，包括姓名，职务
(
如适用
)
，
公司名称
(
如适用
)
< br>，街道名称
或信箱号，城市，州或省，邮政编码和国家。封内地址通常写在左手边
，在日期线和称呼之
间。
以上信头、信内姓名和地址三部分的结构如下：
【注】
如果是相当熟悉和随便的朋友之间，
因为彼此都知道对方的地址
，
故信头和信内的地
址常常省略。
5
）称呼
(
Salutation)
称呼是一封信开头对收信人的称呼，写在封内地址或提示句下两三行。称呼后可以写冒
号或逗号。在商业信函或其他正式书信中，用冒号。
在非正式书信中，称呼后用逗号。
(
注意：尽量避免使用
“To
Whom It May
Concern”
或
“Dear
Sir or
Madam”,
因为这种称呼已经过时，并且不很友好。改进方法是争
取确定收
信人的姓名，
或使用
“Dea
r
Human Resources
Manager”
，
“Dear
F
riends”
这样的称呼。
在给律师或外交领事写信时，可以
使用
“Esquire”
或
“Esq.
”
这样的头衔，但它们不应出现在
称呼中。同样，如果收信人的
姓名后面有
“Jr.”
或
“Sr.”<
/p>
，如
“George
< br>Bush,Jr.”
也不能把它
们包含在称呼中。
)
6
）头衔
(Titles)
除非写信人与收信人熟到可以直
呼其名，
通常要在收信人名字前加上
“Mr.”
，
“Professor”
等表示礼貌的头衔。
7
）提示句
(
选择性
)Attention Line(optional)
提示句的用途是指明把信送给某个具体的人或部门处理
，尽管信是写给这个组织的。另
外，
在指明的收信人不在时，<
/p>
它也允许组织中其他人查看信的内容。
提示句通常写在封内地
址的下两行或封内地址的上面。
8
）主题句
(
选择性
)
Subject Line(optional)
主题句简要说明信的内容。通常写在封内地址和称呼之间。如果写信人不知道收信人的
姓
名，
也可以用主题句代替称呼。为了收到最佳效果，可以给主题句加下划线，或大写主题
句。
9
）正文
(Body of the
Letter)
正文的格式多种多样。商业信函最
好使用齐头式。而私人信件通常不用齐头式。在齐头
式书信中，
全部内容包括日期和信尾问候语，
都从左侧顶格开始。
段落开头
不空格，各段之
间空两行。
修正齐头式，是使用最为广泛的一种格式，商业和私人信件都可以使用，尽管在私人信<
/p>
件中不一定要写回邮地址和封内地址。使用没有印刷信头的普通信纸时，这种格式最合适。
与齐头式不同，
发信人地址、日期，
信
尾问候语和签名都从中间开始写。其余部分从左边开
始。
10
）写信人签名
(Writer's
Identification/ Signature)
写信人的签名、名字和头衔
(
如果适用
)
，写在信尾问候语同侧三四行以下的位置。应亲
笔签
上写信人自己的姓名。
如果是用打字机或电脑写的信，
在写信人
签名的上方，
同样应该
打上写信人的姓名。
11
）附注
(Notions)
附注写在写信人签名下两行的位
置，
附注包括参考缩写，
附件的数目和内容以及将收到
这封信副本的人员名单。附注写在左侧。
12
）信尾问候语
(Complimentary
Closing)
信尾问候语是写在信尾的告别话
语，例如
Sincerely,; Sincerely yours,; Yours
sincerely,; Friendly yours,; Truly
yours,; Yours truly,; Cordially yours,; Yours
cordially,
通常位于正文两三行以下。第一个单词的第一个字
母要大写，最后以逗号结尾。
13
）附言
(Postscript
PS or P.S.)
附言用来说明没有包括在
信中的想法和内容。通常在附注下两三行的地方，从左侧顶格
写起。
在促销和私人信件中，
附言也可以用来强调写信人请求收信人采取的行动和做的考虑
。
除以上几个部分外，有时一些英语书信还包括：
（
1
）
附件
(Enclosure)
，
以
Enc.
表示，
如
“
附
有。
。
。
。
。
证明
”
应写为
Enc…Certificate
；
（
2
）再启
(Postscript)
，以
P.S.
表示；
（
3
）抄送件
(Carbon Copy
to…)
，以
c.c.
表示，说明一式多份抄送其他有关人员。这些
都是次要的补充部分。
P.S.
主要在私人信件中使用，事务信件中应避免使用，以免造成写
信人粗心大意的印象。
Enc.
和
c.c.
大都用在商贸信函中。
2
．书写款式
英语书信的款式一般有两种：
齐头式
(Block Style)
和折衷式
(Semi-Block
Style)
。
齐头式常常在商贸、
官
方以及一些正式的信件中使用，
以显示信件内容的严肃性，
真实
性，
可
靠性。而折衷式则显的比较随
便，主要用于家人、朋友、私人之间来往的信件。如果两人之
间不是第一次通信，相互比
较了解，可以省略信内的双方地址。
以下分别介绍齐头式和折衷式信件两种款式。
A:
齐头式信件款式：
（
范文
1
）
【注】
用齐头式信件写信，
其正文与称呼之间空一至二行。
每段的第一句句子不需要空格，
但段与段之间需要空一至二行。
齐头式信件的信尾客套话和签名可以有两种款式。
第一种写
在左下方，
这是最常用也是最正式的。
另外也可以写在
右下方，
这种形式则表示写信人与收
信人之间的关系比较熟悉随
便。下面是另一种齐头式信件的格式。
齐头式信件款式：
（范文
2
）
B:
折衷式信件款式：
用折衷式书写信件，
其正文与称呼之间空一至二行。
第一段第一句的第一个单词必须
在
Dear
称呼的直接下面。
以后每段开头都要与第一段第一个字对齐。
信尾的客套话和签名
都写在右下方。
朋友之间写
信一般都使用折衷式，
而且称呼与正文之间一般不空行。
具体款
式和要求参见后面的一些信件。
以下是一封折衷式信件。
3
．信件书写要求：
写英语信件一般可以使用打字机、电脑，朋友
之间比较随便的信件也可以用钢笔、圆
珠笔甚至彩色笔，但不宜用铅笔。不管你用什么形
式书写，一些重要的信件，签名处必须用
深蓝色或黑色墨水笔签名。
（二）各类常用信件
1
）感谢信
2
）祝贺信
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