-
如何写商务信函
(
一
)
结构
国际商贸信函较私人社交信和一般公事信复杂，一封完整
的英文商贸信函可以包括
13
个部分：
1
、信头
(The Letter
Head);
2
、案号和日期
(The
Reference and Date);
3
、封内地址
(The Inside
Address);
4
、经办者行
(The
Attention Line);
5
、称呼
(The
Salutation);
6
、事由行
(The Subject
Line);
7
、信的正文
(The Body
of Letter);
8
、结束礼词
(The
Complimentary Close);
9
、签名
(The
Signature);
10
、拟
稿人和打字员姓名首写字母
(Initials);
11
、附件
(Enclosure);
12
、抄送
(Carbon Copy
Notation);
13
、附言
(Postscript)
(
二
)
格式
国际商贸
信函是从事国际商务活动的重要联系工具，在打
字、
书写时应遵
循国际上往来信函的通用格式，
不可按自己的习
惯任意为之。<
/p>
现在国际商业书信通用的排列格式主要有三种：
齐
列式
(The Block
Style)
、缩行式
(The Indented
Style)
、混合式
(The
Modified Block
Style)
。
1
、
齐列式
。除信笺上部已印好的信头外，
2
、
凡用打字
机打出的部分均自
信笺的左线边缘向右打出，各行左缘起始处完全排齐，因
而称为齐列式，采取这种格式既便于打字，又整齐美观，是现今
最通
用、最流行的英文书信格式。
2<
/p>
、缩行式。用缩行式排列的信函，其主要特点是：日期排
在信笺的
右上方
;
封内地址，按昔日习惯，下一行要比上一行往
右缩进
2~3
个字母，但现代书信也常按齐列式
沿左线边缘排齐
;
信的正文，每段开头大约向后缩进
3~5
个字母，一般与称呼行
Dear
后称呼排齐。
3
、混合式。混合式兼有齐列式和缩行式的特点，大部分项
目按齐列式
格式排列，但日期和结束礼词的排
列同于缩行式，即日期
可置于信笺右上方，
结束礼词放在正文下
的右边或居中，
事由行
多与左线边缘排齐，但也可居中。
(
三
)
信封的写法
在寄往国外信函的信封上，书写收信人和收信人地址以及
寄信人和寄信
人地址的位置，
都不同于国内信封的写法，
其主要
特点是
|
：
1
、寄信人姓名、地址写在信封的左上角，商贸机构所
用的信封，通常已在左上
角印好寄信人地址
;2
、收信人姓名地址
写在信封中央偏下位置，现在的流行写法，除缩略语外，已不用
标点符号
;3
、邮票贴在信封右上角，现国外来函大多已在右上角
印妥邮资
;4
、寄信人和收信人姓名、地址现多用齐列式，
也可用
缩行式。其排列顺序与汉语相反，先写姓名，后写地址，写地址
< br>应由小至大，
即先写机构名称，
依次写门牌、
街道城市名、
州
(
省
)
名及邮区代号，最后写国名
;5
、关于信件类别，投递方式及其他
事项说明，写在信封左边寄信人地址下
，或写在左下角。
如怀疑信件能否送交收件人，可在信封最下缘标明
IF
UNDELIVERED PLEASE RETURN
TO ,
意为
无法投递，请退
交
(
四
)
具体内容<
/p>
建立贸易关系
建立贸易关系
(Establishing
Business
Relations)
是双方业务
往来的基础，
要扩大贸易往来，
就必须在巩固发展已有的业务的
基础上，不断物色新的贸易对象，不断拓展业务
关系。
建立贸易关系的方法大体<
/p>
(
如广告、
函电等
)
来建立联系。
在
现代经济生活中，
后者由于传播速度快，
扩散面广而被广泛采用。
无论采用哪种方法，
都必须事先做好市场调研，
市场调
研一般着
重这几个方面：
1
、该市场的
商业习惯，海关条例，特别是习惯
作法和付款条件
;2
、进出口机构及其国内商业联络途径
;3
、市场
购买力，消费者的兴趣、爱好
;4
、同
类商品的竞争情况
;5
、贸易
制度、关
税制度和进出口管制条例
;6
、港口条件、地理、社会、
政治情况。
新的
贸易对象的名称、地址，一般可以从这几个方面来获
得：
1
、代理商、推销小组的推荐
;2
、现有来往
的银行或客户的
介绍
;3
、贸促会和商
会的介绍
;4
、驻外使馆商务处的介绍
;5
、各
种传播媒体。
在与新的贸易对
象联系前，
应该对其进行资信调查，
调查的内容包括资金情况，
经营能力、商业信誉等等。
建立贸
易关系的函电，可以介绍本机构所经营的业务，寄
送商品目录、价格表及样品等。为了促
进交易，也可以询问对方
的愿望和要求。
建立贸易关系的函电，必须热情诚恳，除注意礼貌外，不
必过于谦虚，一定要给对方留下一个良好的印象。
1
、询盘
询盘又称询价。指交易一方欲购买或出售某种商品，向另
一方发出的探询买卖该商品及有关交易条件的一种表示。
按询盘
的内容可分为一般函询和具体询盘。
一般询盘是买方仅仅为了了
解情况向卖方要商品目录本、价目单、样本、形式发标
(
作报价
单用
)
，等等。具体询盘是买方有做买卖的要求，指定商品要求
卖方报盘。
询盘可以口头发出，也可采用书面形式
，或通过电报、电
传等。通常由买方发出。买方的询盘只表示一个意愿，没有必须
购买的义务
;
卖方也没有必须回答的义务。但
一般卖方要尽快答
复，向买方开盘或正式报盘。买方的询盘往往不限于一个对象，
可同时向几个客户发出，选择条件最优惠者供进一步磋商时参
考。
询盘也可以由卖方了出，旨在主动探询
客商对某种商品是
否有需求。
询盘是联系客户的一种方法，
也是了解市场行情的一
种手段。
一般来讲，写询价函的目的是为了解情况，而其读者又需
马上了解信函的内容。因此，语言的表达要以简单、清楚和切题
为原
则。
最好在信的开头就写出你想问的问题，
但一定要把询问
的问题和要求写清楚、
具体，
而且要彬彬有
礼。
询价函一般包括：
1
、
商
品
的
大
体
情
况
(General <
/p>
Information);2
、
商
品
目
录
(Cata
logue);3
、价目单
(Price-list)
和数量
(Quantity);4
、样品或样本
(Samples);5
、款式、型号
(Pattern);6
、估算
(Estimate);7
、付款方式
(Terms of Payment);8
、交货时间
(Shipment)
。
2
、报盘、递盘、还盘和接受
报盘
(Offer)
又称发盘。是商业交易磋商中买卖双方必经的
过程。通常是一方先向另一方提出
某种交易条件
(
如：商品名称、
数量、
规格、交货期以及付款条件等
)
，而另一方愿接受此条件，
即交易合同成立。
卖方的
Offer
称为
Selling Offer
，
买方的
Offer
，
称
为
Buying
Offer
。
报盘有实盘
(Firm
Offer)
和虚盘
(Non-firm
Offer)
两种形式。
实盘又称
不可撤销的发盘
，
< br>指由发盘人向受盘人提
出完整、明确、肯定的交易条件，并愿在一定期限内按所提
条件
与受盘人达成交易的一种肯定表示。
虚盘是卖方所作的非承
诺性
表示。
往往附有保留条件，
它没有
买方只要接受就可以成交的权
限。
还盘
(Counter
Offer)
又称还价。指交易一方收到对方报盘
后，不同意或不完全同意报盘中的内容，但又有意达成交易，为
进一步洽商，便向对方提
出新的条件，修改条件或其他要求，均
称为还盘。
递盘
(Bid)
又称递价，出价。在商品交易中，如卖方手中货
少，行市又看涨，或对当前市场情况
不清楚，再则是不知买方有
无诚意购买，
卖方常要求买方先递价
，
连续收到各地客户递价之
后，以便集中对比，然后决定与谁成
交，这样比较主动。
接受
(Acceptance)
指买方在实盘有效期内无条件地完全同
意报盘的全部内容，
并同意据此订立合同的一种表示。
接受一经
发出，不能任意撤销。
3
、订货
订货是买方向卖方提出的要求，要求卖方按定单所列的各
项条件供货。定单的取得，大致有两种情形：
1
、经卖方报盘，
或买方的还盘，
最后由买方接受而成效，<
/p>
由买方制定定单发给卖
方
;2
、买方根据卖方事先所送的产品目录、价目表、甚至样品，
直接定货
(
或称定购
)
。
定货可随时以书信的形式写成，亦可用
事先印妥格式的定
单。
定单或定货书信一经卖方确认，
一般就成为对买卖双方都有
法律约束力的合同。因此，它们的制定或撰号
必须准确和清楚，
以免引起不可更正的麻烦。
订货同询盘和报盘一样，可采用电话、电报或书信方式提
出，以电话或电报方式提出者，通常均另以书面确认之。
另外，卖方接到买方的订单后应认收。认收时，最好重复
一下订单的条件。
有时卖方因某种原因不能接受买方的订单。
在
这种情况下，可选用三种方法：
1
、送上代用品
;2
、还盘
;3
、拒绝
接受。
采用送上代用品的方法要特别慎重，因客户可能对代用品
不满意而拒收。如送代用品，事先未获得客户同意，其货物最好
用试
销方式，
并负责往返运费。
拒绝接受订单是在确实无他选择
时再用。
此种信函必须非常仔细缮写，
而且
要为友谊和今后交易
留有余地。最好采用还盘的方法或劝说买主接受。
/4
、装运
装运
(Shipment)
，
装运条件是买卖合同中必不可少的一项重
要条
款。它包括装运时间、装运港、运输方式、装卸时间、装运
单据等。就外贸而言，装运大
多数由远洋轮来承担，即不定期货
船或是定期班轮。
随着国际贸
易的迅速发展，
集装箱的使用为公
路、
铁路和航空运输提供了高效率的运输形式，
而且使海运的运
费降
低了一半。
装运时间，即装运期通
常是指货物装上运输工具的时间或
期限。在按
FOB
、
C F
和
CIF
价格条件成交的情况下，卖方的装
运时间以提单上签署的日期为依据，
如提单日期在合同规定的装
运期内，卖方就履行了合同的交货义
务。但在
FOB
条件下，通
常是由买方
租船或派船或订舱位，
如买方未能在合同规定的期限
内履行派船
或订舱义务，买方应承担卖方由此而遭受的一切损
失。
不管交易是按
FOR
、
C
F
还是
CIF
成交的，合同一般规定
货物装运完毕后，卖方必
须立即向买方发出装船通知
(Shipping
Advice
)
，其内容包括合同号
(
或订单
)
、商品名称、数量、货值、
船名及启航日期
等。对于按
FOB
和
C
F
成交的交易，买方收到
卖方的装船通知后应立即办
理保险，
并准备接货。
如因卖方未及
时
发出装船通知，
致使买方未能及时办理保险，
而在此期间货物<
/p>
在运输途中遭到的损失，应由卖方负责。
在对外贸易中，货物装运后，卖方必须向买方提供装运单
据，作为履行合同并提取货款的依据。装运单据的种类和份数，
在每
笔具体交易中由买卖双方商定。
装
运前买方将装运要求以书面形式通知卖方洽办，说明装
船方式，
包装规定和唛头等，
称为
装运须知
shipping
instructions.
如果从一港至另一港无直达船
，那就需要转船。为了避免
今后可能发生争议，卖方应先征得买方同意。因此，在合同中
或
信用证中必须制订
允许转船
的条款。
装运涉及面很广，包括报关、预定舱位、租船等等。通常
书写有
关装运的信函有几种目的：催促早日装运
;
修改装船条款
;
寄发装船通知
;
寄
送装船单据等等，趁通知买方货已装船的机会，
卖方还可表达进一步发展业务的愿望。<
/p>
发出装运通知，可以采用定型函稿或
普通函件，但在
FOB
和
C F
价格条件下，
一般须以电报通知买方，
以便买
方办理保险
和准备派船接受。
交出装运通知，意味着合同的具体实现，虽然还不是交易
的终结，但
对买卖双方都有重要意义。因此，除通知船已出运，
以及在
FO
B
条件下货物备妥通知买方派船以外，还可以利用这
个机会，<
/p>
在通知出运的同时，
向客户表示完成合同的愉快心情和
继续发展贸易的良好愿望，
也可以对买方的合作表示感谢，
还可
以进一步开展推销活动等等。
5
、支付
当今世界的贸易活动中，国家之间、企业之间经常会产生
债权债务关系。卖方获得一定的债权，买方负有一定的债务。这
种债
权债务关系必须在一定时期内清算、
结算。
为实现债权债务
的清偿，卖方收入货币，买方支付货币，这些收付均通过一定的
支付
方式来实现。
现在用得较多的国际贸易支付方式有三种：
即
汇付、托收和信用证。
(
一
)
汇付
< br>(Remittance)
汇付是指付款人
(
买方
)
根据合同中约
定的条件将货款通过
银行汇寄给收款人
(
卖方
)
的支会方式。参与汇款业务的有四个当
事人，他们是：付款方、收款方、汇出行、即受付款方委托汇出
的款项的银行、
汇入行，即受汇出行委托，解付汇款的银行。如
由付款方主动向收款人汇付，称为顺汇法
;
如由收款方开出以付
款人为抬头的汇
票，主动向付款方索取，叫做逆汇法，又称出票
法。汇款时买方
(
付款人
)
可采用信汇、电汇、和票汇
三种形式。
(
二
)
托收
(Collection
)
托收是指由顾客委托银行代为收了各种款项的业务。即出
-
-
-
-
-
-
-
-
-
上一篇：小论文怎么写 基本结构
下一篇：道教符咒的写法