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公司邮件书写格式范文
6
篇
1.
称呼：尊敬的某某某，
(
最好用职称
)
2.
有正文，你要表达的意思用书
面语来写，用语气敬辞，请，您，
谢谢等，传文件一定要用附件来上传，并对附件进行正
确命名
(
以实
际情况来命名，避免直接
叫做新建文档
)
，字体，四号，宋体。
3.
有结束语，谢谢您，辛苦了等等，表达感激之情。
4.
写姓名和日期，留下联系方式，以便及时
联系到本人。
关于主题
主题要提纲挈领，添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之
处，在主题
栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容，便于收件
人权衡邮件的轻重缓急，分别处理
。
1.
一定不要空白标题，这是最失
礼的。
2.
标题要简短，不宜过长，
不要让
outlook
用
~~~
才能显示完你
的标题。
4.
标题要能真实反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的
< br>标题，如“王先生收”。也不要用胡乱无实际内容的主题，例如：
“嘿!”或是“
收着!”。
5.
一封信尽可能只针对
一个主题，不在一封信内谈及多件事情，
以便于日后整理。
<
/p>
6.
可适当用使用大写字母或特殊字符
(
如“*、!”等
)
来突出标题，
引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的
字眼
。
7.
回复对方邮件时，应当根据回
复内容需要更改标题，不要
RERE
一大串。
< br>
8.
最最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通
顺之处，切
莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。主题是给别人的第一印
象，一定要慎之又慎。
关于称呼与问候
1.
恰当地称呼收件者，拿捏尺度
<
/p>
邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，
此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应
;
在多个收件人的情
况下
可以称呼大家、
ALL
。
如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“X
经理”;如果不清
楚职务，则应按通常的“X
先生”、“小姐”
称呼，但要把性别先
搞清楚。
不熟悉
的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自已的人也不宜称
呼英文名。称呼全名也是不礼貌
的，不要逮谁都用个“DearXXX”，
显得很熟络。
关于格式，称呼是第一行项格写。
最
简单的开头写一个“HI”，中文的写个“你好”或者“您好”，
开头问候语是称呼换行
空两格写。
结尾常见的写个
Best
Regards
，中文的写个“祝您顺利”之类的
也就可以了，
若是尊长应使用“此致敬礼”。注意，在非常正式的
场合应完全使用信件标准格式，“祝
”和“此致”为紧接上一行结
尾或换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为换行顶格写
。
俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便
邮件
中有些地方不妥，对方也能平静的看待
正文
正文要简明扼要，行文通顺
Email
正文应简明扼要的说清楚事情
;
如果具体内容确实很多，
正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作
为附件进行详细描述。
正文行文应通顺，多用简单词汇和短句
，准确清晰的表达，不要
出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你
的
邮件，千万不要学唐憎。
2.
注意
Email
的论述语气
根据收件人与自已的熟络程度、等级关系
;
邮件是对内还是对外
性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对
方不适。
尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。
正文多用
1234
之类的列表
，以清晰明确。
如果事情复杂，最好
1
、
2
、
3<
/p>
、
4
的列几个段落进行清晰明确的
说明。保持你的每个段落简短不过长，没人有时间仔细看你没分段
的长
篇大论。
4.
一次邮件交待完整信息
最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分
钟之后再
发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人
很反感。
5.
尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查
这是对别人的尊重，也是自已态度的体现。如果是英文
，
最好把拼写检查功能打开，如果是中
文
Email
，注意拼音输入法带
给你
的弱智同音别字。
在邮件发送之前，务必自已仔细阅读一遍，
检查行文是否通顺，
拼写是否有错误。
6.
合理提示重要信息
不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手
段对一些信息
进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会
让人抓不住重点，影响阅读。
7.
合理利用图片，表格等形式来辅助阐述