商务电子邮件格式

商务电子邮件格式

一、一封完整的电子邮件包括以下几个部分：

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主题

?

称呼与问候

?

正文

?

附件

?

语言与编码

?

签名

?

回复邮件

?

发送、抄送、密送

?

主题

< /p>

不能有空白标题；主题要简短，

不宜冗长；一封信尽可能只针对一 个主题，

避免在一封

信内谈及多件事情。

?

称呼与问候

邮件开头要恰当地称呼收 件人，如果对方有职务，则按职务尊称对方，如“

**

经理”< /p>

、

“部长”等。如果不知道对方职务，也可按“

< br>**

先生”

、

“

**

小姐”尊称，但切记要事先弄清

对方性别。对于上 级不宜直呼全名，多个收件人时可用“大家”或“

All

”

。开头写“

Hi

”或

“您好”

，结尾常见的可写“

Thanks and Best Regards

”

，或中文的“祝您顺利”

。

?

正文

正文应简明扼要的说清楚事情，

要注重用词、

语气和行文通畅，多使用敬语。若事情复

杂可用

1

、

2

、

3

、

4

罗列出来，合理利用表格和图片，便于查看。

?

附件

< /p>

如果邮件带有附件，

应在正文中提示收件人查看；

附件数量不宜超过

4

个；

若附 件是特

殊格式，应在正文中说明打开方式，以免影响使用。

?

语言与编码

由于存在中英文编码不同 的问题，

尽量不使用英文邮件，

除非特殊需要；

中文用宋体或

新宋体，英文用

Verdana

或

Arial

，字号用

5

号或

10

号。

?

签名

每封邮件结尾都应署上签名，便于对方清楚发件人信息；签名档包括：姓名、职务、公< /p>

司、电话、传真、地址等信息；引用一个短语作为签名档的一部分也是可行的，如座右铭、

公司口号等。

?

回复邮件

收到他人的重要邮件后应即刻回复一下，

特别是对一些紧急重要 文件；

若处于出差或休

假中，可设置自动回复，以免影响工作； 回复的字数尽量不要少于

10

个字，以示尊重。

?

发送、抄送、密送

TO

：

TO

指接收者。

TO

的人是要受理这封邮件所涉及主要问题的，

理应对邮件予以回应。< /p>

CC

：

CC< /p>

指抄送。

CC

的人只需要知晓邮件的内容 ，

没有义务对邮件予以回应。

但如果

C C

的人有建议或意见的话也可以回复邮件。

< br>BCC

：

BCC

指密送。即收件 人不知道邮件发给了

BCC

的人，一般用于非常规场合。

其中，

TO

和

CC

中的各收件人排列要遵循一定的规律。

如按部门排列；

按职位等级从高到低，

或从低到高。

注意！

当使用职场邮 件对外沟通时，

应谨守商业电子邮件分寸，

不要撰写或传送与职 场毫无关

系的内容，因为在某些情况下，电邮会被保存在企业的公用硬盘或备份档案中。

二、在职场邮件中，最重要的是学会如何正确使用发送、抄送 、密送。

公司邮件内容主要分为两类，一是问题沟通类，二是 信息类。包括报告、申请、征求意

见稿、非正式的小范围的通知、报表、工作小结等。< /p>

1)

问题沟通类是以问题沟通单位形式出现。

类别

公司内

发送

问题责任人

抄送

问题部门责任

< br>人、

企管部

（文

员或经理）

公司间

问题责任人

问题部门责任

企管部（文员

或经理）

受双重领导的部门应当根据沟通单

的内容，即针对 具体业务活动的职

权归属可酌情抄送给系统负责人。

问题责任人 非企管部的沟通单不需

备注

一般不需抄送总经理。