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邮件的格式范文
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电子邮件范文
电子邮件如今作为因特网上应用最广的网络服务，已经成为人们日
常工作和生活
不可或缺的通讯手段之一。下面是我为你带来的邮件的格式
范文，欢迎参阅。
电子邮件格式
一、关于主题
1.
一定不要空白标题。
2.
标题要简短，不要让
outlook
用
....
才能显示完标题。
3.
最好写上来自
**
公司的邮件，以便对方一目了然，又便于留存。
时间可以不用注明，一般邮箱
会自动生成，写了反而累赘。
4.
标题要能真实反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不
清的
标题。
5.
一封信尽可能只针对一个主题
，不在一封信内谈及多宗事情，
以便于日后整理。
6.
可适当用使用大写字母字符
(
如
等
)
来突出标
题，引起收件人注意，但应适度，
特别是不要随便就用
紧急
之类的字眼。
7.
回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要
RE
一
大串。
8.
最重要的一点，主题千万不可
出现错别字和不通顺之处，切莫
只顾检查正文却在发出前
忘记检查主题。
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二、关于称呼与问候
1.
恰当地称呼收件者，拿捏尺度。
2.
邮件的开头要称呼收件人。在
多个收件人的情况下可以称呼大
家、
ALL
。
关于格式，称呼是第一行顶格写。
3.
Email
开头结尾最好要有问
候语
最简单的开头写一个
HI,
中文的写
个
你好
或者<
/p>
您好
，
开头问候
语是称呼换行空两个写。
结尾常见的写个
Best Regards,
< br>中文的写个
祝您顺利
之类的。若
是尊长应使用
此致敬礼
。
注意，
在非常正式的场合应完全使用
信件标
准格式，
祝
和
此致
<
/p>
为紧接上一行结尾或者换行开头空两格，而
顺利
和
敬礼
为再换行顶格写。
三、正文
1.
Email
正文要简明扼要，行文通顺。
若对方不认识你，第一件应当
说明的就是自己的身份，姓名或你代
表的企业名称是必须
通报的以示对对方的尊重，点
名身份应当简明扼要，最好是和本邮
件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺利地
理解邮件来意。
正文应简明扼要的说清楚事情，如果具体内容确实很多，正
文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。
正文行文应通顺，多用简单词
汇和短句，准确清晰的表达，不要出
现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才
能看完你的邮件。
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2.
注意
Email
的论述语气
根据收件人与自己的熟络程度
、等级关系
;
邮件是对内还是对外性
质
的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。
20xx
年执业医师资格考试
医学综合笔试
临床执业医师
口腔执业
医师
中医执业医师
尊重对方，请、谢谢之类的语气要经常出现。
3. Email
正文多用
34
之类的列表，以清晰明确。
如果事情复
杂，最好
1
、
2
、
3
、
4
的
列几个段落进行清晰明确的说
明。保持你的每个段落简短干练。
4.
一次邮件交待完整信息
最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。
5.
尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查
这是对别人的尊重，也是自己
态度的体现。在邮件发送之前，务必
自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有
错误。
6.
合理提示重要信息
7.
合理利用图片，表格等形式来辅助阐述。
对于很多带有技术介绍或讨论
性质的邮件，单纯以文字形式很难描
述清楚。可以配合图表加以阐述。
< br>
四、附件
1.
如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件。
2.
附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，
方便收件人下载后管理。
3.
正文中应对附件内容做简要说明，特别是带
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有多个附件时。
4.
附件数目不宜超过
4
个，数目较多时应打包压缩成一个文件。
5.
如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影
响使用。
6.
如果附件过大
(
不宜
超过
2MB)
，应分割成几个小文件分别发
送。
五、语言的选择和汉字编码
1.
只要必要的时候才使用英文邮件。
2.
尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件。
3.
对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文，准确表达
邮件中涉及的问题。
4.
选择便于阅读的字号和字体。
中文用宋体或者新宋体，英文就用
Verdana
或者
Arial
字型，字
号用五号或
10
号字即可。
不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不要用背
景信纸，特别
对公务邮件。
六、结尾签名
1.
签名信息不宜过多。
电子邮件消息末尾加上签名是必要的。签名档可包括姓名、职
务、
公司、电话、传真、地址等信息，但不宜行数过多，
一般不超过
4
行。
2.
不要只用一个签名档
对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进
行简
化。过于正式的签名档会让对方显得疏远。你可以在
OUT
LOOK
中设置多个
签名档，灵活调用。
3.
签名档文字应选择与正文文字匹配，字号一般应
选择
比正文字体小一些。
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七、回复技巧
1.
及时回复
Email
收到他人的重要电子邮件后，
即刻回复对方一下，往往还是必不可
少的，
< br>这是对他人的尊重，理想的回复时间是
2
小时内，特别是
对一些
紧急重要的邮件。
对每一封邮件都立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低
的邮
件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过
24
小时。如果事情复杂，
你无法及时确切回复，那至少应
< br>
该及时的回复收到，说明正在处理。
如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人
，以
免影响工作。
2.
进行针对性回复
当答复问题的时候，
最好把相关的问
题抄到回件中，
然后附上答案。
3.
回复不得少于
10
个字
4.
不要就同一问题多次回复讨论
如果收发双方就同一问题的交流回复超过
3
次，这只能说明交流不
畅，说不清楚。此时
应采用电话沟通
等其他方式进行交流后再做判断。电子邮件有时并
不是最好的交流方式。
对于较为复杂的问
题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越
RE
越高，
这将导致邮件过长不可阅读。
此时应立即对之前的讨论的结果进
行小结，删减不必要的内容，突出有用信息。
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