-
英文邮件（商务）格式及常用语
Ⅰ邮件主题：
①
.
主题
（
Subject
）
框的内容应简明地概
括信的内容，
短的可以是一个单词，
如
greetings
；
长的可以是一
个名词性短语，也可以是完整句，但长度一般不超过
35
个字母
。
YES
：
Supplier
training
；
NO
：
professional
trainees from sister company should abide by rule
of local company
（太
长）
<
/p>
②
.
主题框的内容切忌含糊不清。
NO
：像
News about
the meeting
这样的表达；
YES
：应改为
T
omorrow
's meeting canceled
。
一般来说，只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即
可；另外一种较为正规的
格式可将除了少于
< br>5
个字母的介词、连接词和冠词之外的每一个单词的首字母大写。
YES
：
New E-mail
Address
Notification
；
Detailed
calculation
NO
：
detailed
calculation
③
.
视信的内容是否重要，还可以在开头加上
URGENT
或者
FYI
（
For
Your Information
供参考）
，如：
URGENT
：
Submit your
report today!
Ⅱ称呼：
Dear ×
×
(
人名
),
，或者
Dear
Mr./Ms.×
×
(
姓
)
,
，
一般正式的邮件这样就
OK
了，如果和你非
常熟悉的人，也可以直呼其名；然后空一行换行，顶格写，不用空格。
Ⅲ
正文：
①
.
邮件第一段开头可以说到自己是谁
(This is
×
×
(
人名
)
from ×
×
(
公司名
))
，也可以不说；
<
/p>
②
.
感谢读者是邮件开场白的好办法。感
谢您的读者能让对方感到高兴，特别是之后你有事
相求的情况下会很有帮助。
⑴
.Thank you for
contacting us.
如果有人写信来询问公司的服务，就可以使用这句句子<
/p>
开头，向他们对公司的兴趣表示感谢。
⑵
.Thank you for your prompt
reply.
当一个客户或是同事很快就回复了你的邮件，一定
记得要感谢他们；
如果回复并不及时，
只要将
< br>“
prompt
”
除去即可，<
/p>
你还可以说，
“
Thank
you for getting back to
me.
”
⑶
.Thank you for providing
the requested information.
如果你询问某人一些信息，他
们
花了点时间才发送给你，那就用该句表示你仍然对他们的付出表示感激。
⑷
.Thank
you for all your assistance.
如果有人给了你特别的帮
助，那一定要感谢他们！
如果你想对他们表示特别的感激，就用这个句子，“
I truly appreciate for your help in
resolving the
problem.
”
⑸
.Thank you raising your con
cerns.
就算某个客户或是经理写邮件给你对你的工作提出
了一定的质疑，你还是要感谢他们。这样你能表现出你对他们的认真态度表示尊重及感
激
。同时，你也可以使用，“
Thank you for your
feedback.
”
③
.
正文中，段与段之间也是空一行，再顶格写。
注意：正文的内容你需要注意
5C<
/p>
原则：
Clear(
信息明了
)
、
Complete(
内容完整
)
、
Correct(
准确无误
)
、
Con
cise(
简明扼要
)
、
Courteous(
礼貌周到
)
⑴
.
正文中
的人称选择：
I, You, We
等，如果邮件很长的话，<
/p>
you
的使用不能过多；
I
和
We
的区别是显而易见的，生意上、客户之间一般
都是用
We
，你是代表公司的；当然该
用
I
表示你个人的时候还是要用
I
的，视具体情况而定。语气和宾词的运用得当能决定
你的礼貌程度。
如：
NO: You will be pleased
to learn that you have been selected to serve on
our advisory
board. Your prompt
response will be appreciated.
(
好像欠你一样
)
YES: I am pleased that our board has
selected you as the best qualified candidate to
serve on our advisory board. I hope
you
’
ll agree to serve.
(
这就友善多了
)
NO: Your book was well written and
comprehensive. (
不用你来判断我呀
~~)
YES: I thoroughly enjoyed
your book and found an answer to every one of my
questions about performance appraisals.
(
客气一点
,
人家受落
)
⑵
.
< br>切忌主客不分或模糊
例子：
Deciding to rescind the
earlier estimate, our report was updated to
include
$$40,000 for new equipment.
应改为：
Deciding to
rescind our earlier estimate, we have updated our
report to include
$$40,000 for new
equipment. (We
我们是主语
,
不是
report
。
)
⑶
.
句子不
要凌碎
例子：
He decided not to audit
the last ten contracts. Because of our previous
objections
about compliance.
应该连在一起。
< br>⑷
.
结构对称，令人容易理解。
例子
: The owner
questioned the occupant's lease intentions and the
fact that the
contract had been altered
with ink markings.
应改为：
The owner questioned the
occupant's lease intentions and ink alterations of
the contract.
⑸<
/p>
.
单复数不要搞乱，不然会好刺眼，看不舒服。
< br>
例如：
An
authorized person must show that they have
security clearance.
⑹
.
动词主词要呼应。想想这两个分别：
1
）
This is one of
the public-relations functions that is under
budgeted.
2
）
This is one of
the public-relations functions, which are under
budgeted.