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整理了部分邮件的书写方式及常见问题。
今天,
JACK
就和大家分享“写英文电邮”的进阶版,让大家发出的邮件不但被阅读,被回复,而且足以解
决问题。
1
标题:决定了对方是否打开邮件
<
/p>
教授、
老板每天都会收到数以百计的电子邮件,
< br>如何让他们在第一时间打开我的邮件
——
取
个好标题
!
举个例子:发简历求职邮件的时候,如何写邮件的标题呢?
大家可能会写这样的标题:
1.
Resume - Tom
2. Hi,
I’m
Tom.
3. Tom Smith - Apply for Senior
Consultant - Resume Attached
在上面
3
种表达中,最合适的是第
3
种,写清楚了
姓名
+
< br>应聘职位
+
简历
,这
3
个信息是简历邮件标
题必须包含的,可以让收件
人一目了然,知道这封邮件是干嘛用的。
另外,也可以
添加
1-2
个加分项
,例如你毕业的名校、岗位所需的核心技能等。
还要一个小细
节需要我们注意
——
邮箱号码
。
现在,垃圾邮件、广告邮件横飞,大家对于邮箱号码,以及它的后缀
有着天生的辨识力。所以,
千万不
要把邮箱号码设置成毫无意义
的一团乱码。
不然很可能被收件人判为垃圾邮件
...
注意事项
(
1
)
邮件标题想仔细,务必简明又达意
。
(
2
)
p>
邮箱号码尽量正式,可以用
“
姓名拼音
p>
”
,
“
英文名
p>
”
+
“.”
或
“_”
+
”
姓
”
等
格式,例如:
liming@ /
jack_li@
(
3
)不要用一些很不正式的邮箱去发正式的邮件,比如中国人常用的
邮箱,完全可以通过申请一个绑
定的
foxmail
邮箱号而变得十分正式。
p>
(
4
)发邮件之前想清楚邮件性质,并了解
清楚对方的常用邮箱,尤其对于你的教授,不要在网上找到一个
邮箱就毫不犹豫地发邮件
过去。
2
正文:决定了对方是否回复邮件
<
/p>
如果等了很久,确定对方已经打开了邮件,却没有收到回复,那可能是出了下面
3
个问题:
(
1
)邮件有主要收件人和被抄送人。被抄送人只需大致了解该邮件的内容
,没有回复的义务。检查一下
是否把希望回复的人放到了抄送人名单
。
(
2
)招呼语
(
Salutation
)<
/p>
用错,有时会导致对方直接关闭邮件。
例如:收件人有
A
、
B
、
C
,而招呼语只写了
Dea
r A
即便
A
是这件事的主要负责人,或
A
的职级最高,但看到这样的招呼
语,
B
和
C
关
掉邮件或不回复的概率高达
80%
,
所
以,收件人多时,尽量用通用的招呼方式。
又例如:收件人是
A
,而招呼语写了
To whom
it may concern
如果
A
是一个个人邮箱,请不要用上述招呼语,知道
A
的姓名就用姓名,不知道则用职称(例:
Dear Professor
p>
),否
则
A
的感受
就是:你给我写邮件,上来就是:
“
那谁!
”
(
3
)邮件太长、太冗余,结构不清晰,目的不明确,对方还没看完(还没有勇气看完)就去处理别的急事
了。
注意事项:
p>
(
1
)把希望得到反馈的人放入收件人列表
,而非抄送列表。
(
2
)使用正确的招呼语和称谓,大部分情况下,
Dear
XXX
不会错,如果是非常正式的邮件,最好用
Dear
Mr. / Ms. / Prof. / Dr. +
“<
/p>
对方的姓
”
;如果不是很正式的邮件,则
可以
Dear +
“
对方的名
”
或
“
昵称<
/p>
”
。
(
3
)邮件内容务必简明扼要,观点目的清晰。
(
4
)来而无往非礼也,自己首先要养
成回复他人邮件的习惯,不要觉得我的回复没有意义,很多时候一句
“
< br>谢谢
”
,
“
收到
”
就会让对方的好感大增。
(
5
)如果无法立即回复邮件,可以设
置自动回复,以免给别人留个不好的印象。
3
逻辑、表达:决定是否能解决问题
如果你已经收到了对方的回复邮件,但对方却并没有帮你解决邮件中的相关问题,那你会
不会是犯了下面
几项大忌呢?
(
p>
1
)你的邮件没有描述事件背景
(
2
)你大篇幅讲了你遇到的问题,却没有讲你
需要对方做什么
(
3
)你掺杂了过多自己的主观判断、情感,而没有客观地描述事物
例如:你想表达
Tom
在这件事上言行不一,坑了你
,你或许会说:
Tom is a liar!
(
Tom
是个骗子)
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