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微智汇电子杂志【总第十四期】
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商务电子邮件
练就职场达人
(2012-07-07 11:48:20)
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载
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标签：
杂谈
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智汇文摘
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智汇编者按：
< br>电子邮件在商务交流和工作协作中十分重要，如何写好一封电子邮件，体现职业性、专业
< br>性又不缺乏必要的人情？如何更好地利用电子邮件出色的完成工作？如何规避或应对好可
< br>能的邮件政治？
这一集的微智汇杂志给您带来三篇关于电子邮件的精彩分享！
电子邮件的礼仪与禁忌
/
作者
:Meghan
Casserly
“
我们电
子邮件往来了一个上午。
”
玛丽亚
·<
/p>
卡托尼（
Maria Cutrone
）
说道。她是一位在巴
尔的摩工作的网页设计师，现年
30
岁。当时，她正同一位同事合作一个项目，但两人无法
见面商议。是否
应该叫客户推迟期限以完成测试，或者他们应该把还未完全准备好的产品
给客户？
“
发送了
10
封电子
邮件后，我真的沮丧至极。我们离解决这个问题还远着呢。我
得做些什么。
”
对于卡托尼来
说，
“
做些什么
”
就是把邮件抄送给他们的直属主管。
“
我真的觉得这样做是
对的。我以为，他会了解正在发生什么，然后介入进来，做出我们无法做出的决定。结束
争论。
”
这样对吗？
错了。不幸的是，卡托尼的抄送行为是自己职业生涯的一步错着。她的同事大怒，而主
< br>管不仅能看到两位下属往来的邮件内容，还认为卡托尼的抄送行为是一种利己和不成熟的
< br>表现。不久之后，卡托尼离开了这家公司，她表示自己因此很尴尬，但也更为明智。
她以最好的意图所做出的决定，在同事和主管看来
却是最坏的恶意。他们不认为卡托尼
这样做有效率，而是具有破坏性；她并不友好，反而
很小气。
据专家了解，这样
的人不止卡托尼一个。在日常沟通中，电子邮件占据了大部分
——
尤
其是在商业领域。根据皮尤研究中心（
Pew
Research Center
）的调查，大部分受雇的成年人
（
62%
）在工作场所使用互联网或电子邮件。然而，社交暗
示和礼仪却常常被忽视。
问
题似乎在于，通过电子邮件沟通能够激起最坏的竞争行为或控制行为。
“
这是一种已有
的非常怪异的动态
”
，切丽
·
克尔（
Cherie K
err
）表示。她是
EvecuProv
的创立者，
EvecuProv
是一个高管指导研讨会系列，
常常从即兴喜剧中汲取灵感。她还是《礼貌还是
无礼：商务人士的电子邮件礼仪》（
The Bliss or “Diss” Connection: Email
Etiquette for the
Business Professional
）一书的作者。
“
人们会通过电子邮件
做或说自己在当面不会说或做的
事情。如果面对面交谈，他们绝对不会拉来上司介入；但
是，电子邮件沟通无需看着对方
的眼睛，这就让人有胆量以竞争或傲慢的方式行事。
”
“<
/p>
电子邮件刚刚兴起之时，艾米莉
·
波斯特
（
Emily Post
）还没出现。
”
玛莎
·
伊根（
Marsha
Egan
）同意地说道。她著有《收件箱排毒
及优秀电子邮件的习惯》（
Inbox Detox and the
Habit of Email Excellence
）。波
斯特是美国礼仪专家，以《社交规范蓝皮书》为所谓的
“
美
国风范
”
建立起一套标准。
“
因此，人们得建立自己的规则。甲觉得完全没问题的行为，在
乙看来可能会觉得无礼。也就是说，一切礼仪的基础都是尊重。
”
伊根表示，卡托尼决定将
老板拉入自己与同事的分歧之中，这种行为就缺乏尊
重。
伊根和克尔以卡托尼的
失误及其他严重的电子邮件失礼行为为例，解释了为什么即便是
最好的意图也会被误读，
以及可能的话，有什么更好的解决方式。
伊根和克尔是怎么说的，我们姑且保密，针对这个案例，您不妨思考一下：卡托尼主要
失误有哪些？如果您是卡托尼，您在处理她所面对的问题时会怎么写邮件？
怎样写出好的商务电子邮件
/
作者
:
锦囊妙具
确保你的邮件被人阅读并被认真对待
你是否觉得你的收件人并没有如你所愿回答你的问题？或者他们经常漠视你的邮件，漏<
/p>
掉你要表达的重要内容？你确定你发出的邮件都能让收件人留下印象么？
< br>
写邮件的时候，只要遵循以下一些简单的原则
，你就可以给收件人留下良好的印象，得
到你想要的答复。
主题栏和标题栏
一般新闻的标题具有两个功能：抓住你的视线；简述大
意，这样读者就可以决定是否要
继续阅读。而
Email
的主题栏也必须满足上述两点。仔细选择几个关键词，这样让你的收
件
人一眼就看到重点。如果你要写的
Email
是一长串定期汇报
中的一篇，比如每周项目简
报，请在标题栏中标注日期。如果你需要收件人答复或立即应
对，请加上
“
请于
11
月
7
日
前回复
”
等字样。
每个人都不想收到垃圾邮件。如果你的标题栏写的明确清晰，你的邮件被阅读的机会也
会大大增加，否则只能错误地沦落到垃圾邮件箱里。当然，就如同没有标题的新闻是荒唐
的，请你也千万不要不设邮件标题。没有标题栏的邮件通常被作为垃圾邮件对待。
糟糕的例子
主题：开会
吉姆你好，
我想提醒你下星期我们有个会。请告诉我你有没有其他问题！
祝好！
马克
这封电子邮件之所以糟糕有以下几个原因。
首先，让我们来看标题。正如你所见，标题是
“
开会
”
。为什么这是
一个糟糕的标题呢？
这是因为没有提到任何会议的信息。如果你的日程表上排满了会议，
你可能会猜想马克说
的会到底是哪一个。并且这封邮件没有任何关于会议主题的信息，比
如何时何地开会。
并且，没
有说明任何时间地点的开会邮件，让别人觉得这是垃圾邮件。所以它很可能会
被删掉。<
/p>
这封邮件的语气看起来像是一
个友好的提醒，这倒没有错，但是没有说出关键信息。如
果吉姆没有听说过任何要开会的
事情，或者完全忘记了这事，他还要回复邮件来确认信息。
推荐的例子
主题：提醒
10
月
5
日
10am
按期举行例会，讨论
PASS
方案
吉姆，
你好。
我想通知你我们
10
月
5
日，周一，
10
：
00am
的会
议按期召开。地点在
A
会议室，我们会
讨论新
PASS
方案。
如果你有任何问题，请致电
3024
。
祝好，
马克
这就可以看出标题栏具体的好处了，收件人甚至都无需打开邮件就可以得到大部分信息。
而且这样的标题栏还可以起到提示的作用，只要收件人打开邮箱就可以看到会议时间和地
点。
每封邮件一个议题
电子邮件的一个好处就是你不需要支付费用。所以，如果你要交代一堆事务，不如每个
内容写一封邮件。这样，你的收件人就可以依照自己的时间安排回复邮件。有些内容可能< p>
只需要一个简短的回复，这样他可以立即回复。而其他的议题可能需要更多和时间和考量。
分开写邮件，你会得到更加清晰的回复，也帮助收件人更好地管理他们的邮件。
< br>
如果你确实需要将内容都放进一封邮件，因为
有可能这些问题彼此相关，请考虑用数字
标注你的要点，并且分行，分段落。这样可以让
你的观点更加明显，并且让收件人更加愿
意逐条回答问题。
对于传统的商业信函，每一封邮件都必须清晰简练，在
第一段中表述重点。语句要简短
和精炼。文中得涵盖恰当的信息，文字直白，言之有物。
糟糕的例子
主题：销售报告修改
杰姬你好，
谢谢你上周发来的报告。
我昨天仔细阅读了报告，我觉得你需要在第二章的销售数据中添
加更多具体信息。报告的
文笔应该更加正式，因为执行官会阅读你的报告，报告必须显示
我们的职业素养和专业素
质。
还有，我想告诉你我周五与公关部有一个会议，讨论新的
广告活动。
11
点开始，我会在小
会议
室召开会议。
请告知你是否能来。
谢谢！
莫妮卡
莫妮卡的标题写得非常清楚，而且她也清晰地表达了她希望杰姬改进的地方。但是她哪
里做的欠妥呢？
其实第二
段关于会议的内容相当重要，但是她却把它加在一个要求修改报告的邮件里。
如果杰姬不
立即将会议安排记录在日程表里，她必须要记得在一封题名为
“
销售报告修改
”
的邮件里有会议信息，而这多么不符合逻辑。把
这两个信息放在一封邮件里，结果可能是
这两件事都被忘记。让我们看一个优秀的例子：
优秀的案例：
主题：销售报告修改
杰姬你好，
谢谢你上周发来的报告。
我昨天仔细阅读了报告，我觉得你需要在第二章的销售数据中添
加更多具体信息。报告的
文笔应该更加正式，因为执行官会阅读你的报告，报告必须显示
我们的职业素养和专业素
质。
谢谢你的努力
莫妮卡
主题：周五
10/9, 11am
公关部门会议
还有，我想告诉你我周
五与公关部有一个会议，讨论新的广告活动。
11
点开始，我会
在小
会议室召开会议。请告知你是否能来。
谢谢！
莫妮卡
把两个邮件分开，杰姬可以更加快速地找到她要处理的邮件。
同时，杰姬还可以更好地管理她的邮件，只要她修改好
了报告，她就可以删除这封邮件，
但是留着提醒本周末开会的那封邮件。
明确你想要的回复
确保一定要在邮件中告知你想要的答复，比如电话，或
者开会。然后，附上你的联系方
式，包括你的姓名、职务和电话号码。就算是公司内部邮
件也要附上相关信息。如果你给
收件人提供方便的联系方式，他们回复的可能性就更大。
糟糕的例子
主题：企划
林，
你收到我上周发出的企划书了么？我没有收到你的回复。
你能打电话来，我们讨论以下么？
谢谢！
彼得
这封邮件漏掉了许多重要信息。
首先邮件里没有提到企划的具体内容。如果林收到了好几封企划呢？或者彼得使用邮寄，
还不是电子邮件呢？还有，作者并没有告诉林如何跟他联系。他的办公室电话号码，手机
号码，商业联系信息，这些林都必须自己查找。并且，他并没有在邮件署名时给出自己的
全名和职位。
优秀的案例：
主题：核查是否收到景观建设的企划
亲爱的林，
我想问你上周收到我们关
于景观建设的企划书了么，我附在邮件附件里。我没有收到你的
回复。
< br>
你能在周四前给我电话，我们可以讨论以下么？周四我们的促销活动就要结束，
我想确保
你不错过机会。
最好打我的移动电话。
谢谢！
彼得舒尔
欧文
佳美景观设计公司
555.135.4598 (office)
555.135.2929 (cell)
彼得现在给了林所有她必须知道的信息。她知道彼得上周用电子邮件方式发出了企划书，
并且希望她在周四前回复，并且联系他的移动电话。更重要的是彼得附上了他的职务，这
样林就知道她要打交道的人是谁，联系方式是什么。
标题使用内容缩写
EOM
如果你只要发出一个简短的讯息，你可以使用缩写方式
EOM
（
End Of
Message
）技巧。
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