在企业里面如何写邮件以及回复邮件

今天意外在校内上发现了一篇关于在企业里面如何礼貌的写邮件和回复邮件的帖子，很好

用，很实在，很多都是我已经正在用或者没有注意到的地方，

放在这里即 可以警惕自己，做

好改进，

也可以给大家分享一下，

还是比较注重这个邮件礼仪的。

发邮件的礼仪

(ZZ)

关于主题

主题是接收者了解邮件的第 一信息，

因此要提纲挈领，

使用有意义的主题行，

这样可以让收

件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。

1

．一定不要空白标题，这是最失礼的

2

．标题要简短，不宜冗长，不要让

o utlook

用…才能显示完你的标题

3.

标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不 清的标题，如

“王先生收”

4

．一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便 于日后整理

5

．可适当用使用大写字母或特殊字符（如“*

!”等）来突出标题，引起收件人注意，但应

适度，特别是不要随便就用“紧 急”之类的字眼。

6

．回复对方邮件 时，可以根据回复内容需要更改标题，不要

RE RE

一大串。

关于称呼与问候

1

．

恰当地称呼收件者，拿捏尺度

邮件的开头要称呼收件人。

这既显得 礼貌，

也明确提醒某收件人，

此邮件是面

向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、

ALL

。

如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x

经理”；如果不清楚职 务，则应

按通常的“x

先生”、“x

小 姐”称呼，但要把性别先搞清楚。

不熟悉的人不宜直接称呼英文名，

对级别高于自己的人也不宜称呼英 文名。

称

呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dear xxx”，显得很熟络。

2

．

Email

开头结尾最好要有问候语

最简单的开头写一个“HI”，中文的写个”你好”；结尾常 见的写个

Best

Regards

，

中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了。

俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便 邮件中有些地方不妥，对方也能

平静的看待

1. Email

正文要简明扼要，行文通顺

Email

正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多， 正文应只作摘要介

绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。

正文行文应通顺，

多用简单词汇和短句，

准确清晰的表达，

不要出现让人晦涩难懂

的语句。最好不要让 人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。

2. < /p>

注意

Email

的论述语气

根据收件人与自己的熟络程度、

等级 关系；

邮件是对内还是对外性质的不同，

选择

< br>恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。

尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。

电子邮件可轻易地转给他人，

因此对别人意见的评论必须谨慎而客观 。

“邮件门”

就是深刻的教训！

3. Email

正文多用

1234

之类的列表，以清晰明确。

如果事情复杂，最好

1

、

< br>2

、

3

、

4

的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每

个段落简短 不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。

4.

一次邮件交待完整信息

最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，

说准确。

不要过两分钟之后再发一封什

么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很 反感。

5.

尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查

这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文

Email< /p>

，最好把拼写检查功

能打开

;

如果是中文

Email

，注意拼音输入法带给你 的弱智同音别字。

在邮件发送之前，务必自己仔细阅 读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。

6.

合理提示重要信息

不要动不动就用大写字母、

粗体斜体、

颜色 字体、

加大字号等手段对一些信息进行

提示。合理的提示是必要 的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。

7.

合理利用图片，表格等形式来辅助阐述

对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，

单纯以文字形式很难描述 清楚。

如果配

合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。< /p>

8.

不要动不动使用

:)

之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻

Business Email

不 是你的情书，所以

:)

之类的最好慎用。只用在某些你确实需< /p>

要强调出一定的轻松气氛的场合，比如现在－

:)

附件

1.

如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件

2.

附件文件应按有意义的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名

3.

正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时

4.

附件数目不宜超过

4

5. < /p>

如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用

6.

如果附件过大（不宜超过

2 MB

），应分割成几个小文件分别发送，

语言的选择和汉字编码

1.

只在必要的时候才使用英文邮件

英文邮件只是交流的工具，

而不是用来炫耀和锻炼英文水平的。

如果收件人中有外

籍人士，

应该使用英文邮 件交流；

如果收件人是其他国家和地区的华人，

也应采用英文交 流，

由于存在中文编码的问题，你的中文邮件在其他地区可能显示成为乱码天书。

2.

尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件

如果对方与你的邮件往来是采用中文，

请不要自作聪明的发送英文邮 件给他；

如果

对方发英文邮件给你，也不要老土的用中文回复。

3.

对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文。你很难保证你的英文表达水平或收

件 人中某人的英文理解水平存在问题，而影响邮件所涉及问题的解决。