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设计师在公司写好电子邮件的技巧
若你写了一封「加薪申请」给老板，哪怕对方只回复俩
字「
OK
」
，那也算
是好得令人动容。但如果邮件来自令你头
疼的追求者，哪怕对方把邮件写成了一幅《兰亭
集序》
，可
能也逃不过「
Report
as spam
」的厄运。
所以，本文只探讨：在员工都具备基本的职业素养，同
事之间无冤无仇也没有人来大姨妈的情况下，如何写出让对
方看过之后
觉得专业并乐于回应的邮件。
另外，这只是一篇
blog
上的帖
子，不可能面面俱到，
只拣些皮毛说说。否则应该开个两小时的培训才能说透。
发出去的邮件，泼出去的水
绝大多数「邮件车祸现场」来自一时冲动。
在回复任何邮件之前，
请想想下面这个问题：
在法庭上，
我的这封邮件会
成为对我不利的证据吗
?
如果你觉得自己一
辈子不会上法庭，那么就换一个问题：在微博上，我的这封
邮件会让别人觉得我是一
个坏人吗
?
在数字时代，邮件就是所谓的「白底黑字」
。随便一张
截图
，你的邮件就成了长微博。很多「坏事儿」的邮件，虽
然来自一时脑热，却成了全世界的
把柄，跟随一辈子。
就算你有天大的不满，哪怕去跟人在会议室里大吵一架，
也不要随随便便发
出一封怒气冲冲的邮件。
不要相信有些企业邮箱提供的「撤回」功能。很多人自
以为已经撤回的
邮件，在三秒钟之前其实已经被推送到了那
些黑莓用户的手机里。
如果你使用
Gmail
，
建议开启一个名叫
「
Undo
」
的功能。
它和锤子手机一样，会延迟五秒钟发出你的邮件
。这是天底
下除了破解对方邮箱进去删邮件之外，唯一有用的「撤回」
< br>方法。
写新邮件的最佳顺序
写新邮件的最佳顺序应该是：附件、正文、标题、收件
人。
首先，就像它的名字所暗示的那样，附件是最容易忘记
的东西。所以先把
它贴进邮件吧。
Gmail
有个「附件提醒」
的功能，也需要你自己去开启。如果你在邮件里提到了各种
语言的「附件」而又
忘记了贴上，它都会在你按下「发送」
之后弹出一个提醒。
其次，标题放在正文之后，是因为
大多数邮件客户端会
提醒你「没有标题是否发送」
;
而收件人放在最后，是因为
没有收件人，这封邮件肯定发不出去，这就给了
你足够的时
间来回味这封邮件的疏漏。
而且，随着正文的进行，你有很大
可能会调整邮件的标
题和收件人。所以这样的顺序也比较好，不会等邮件发出去
以后再加各种人进来。
不要把文字变成图片
在过去几年的观察中，我发现人事
和行政部门的同事喜
欢把文字做成图片，再贴到邮件里发出来。
这种做法并不能增加任何有用的信
息，却带来了许多坏
处：
首先，大部分人的审美水平不如专业的设计人员，这就
导致了很多红底黑字或红底黄字、
配合密布着锯齿的
< br>「魏碑」
或「隶书」字体的邮件，非常难以阅读。但发信人还往往觉
得这样很喜庆，营造了一种祥和的氛围。
其次，越来越多的人在手机上读邮件，这会让对方看邮
件的时间成本和流量成本大大提升。我曾经收到过一封总字
数不过
500
字的通知邮件，
但对方做成了五张总计
2
MB
的
PNG
图片，令正在开车的我苦不堪言。
还有，图片上的文字是不可搜索的，这意味着你的这封
邮件在日后被找到的可能性大大降低。我目前还没有发现任
何邮件客户
端或网页版内置了
Evernote
那样的图片文字
自动识别功能。
倒金字塔叙事
如果说我在几年前做记者的时候学到的最重要的事情
是什么，那就是如何说清楚一件事情。
倒金字塔的叙事方法是很有用的：在邮件的开头，用一
段话，言简意赅地概括大意，讲清楚「四个
W
和一个
H
」
谁
(Who)
、什么
(What)
、何时
(When)
、为什么
(Why)
、怎么样
(How)
。如果不能在一开始说清楚问题，大多数人是没有耐
心读到
最后一段并且搞清楚你的真实用意的除非你是一个
有绝对权威的
CEO
。
谁这意味着你需要在邮件开始打招呼的时候就要明确
你的收件人是谁，最好指明唯一的任务所属人
(
所谓的
「
owner
」
)
。如果你只是一个「
Hi
」
开头，却有若干个收
件人，那么谁也
不知道要响应这封邮件
;
而如果你一下子和
多个人打招呼，那么这件事情就会因为所有收件人都觉得事
不关己而告吹。
什么你需要描述
清楚自己的需求或者要求，而不要以
「中国式思维」发些模棱两可的表态，这样对于邮件
沟通没
有任何益处。如果你自己都不知道自己要什么或者要表达什
么，就别发出这封邮件。
何时明确这个需求的时限。
「越快越好」
(
ASAP)
在大多
数时候等于「没有截止日期」
。
为什么请让对方明白这件事情对对方
(
收信人
)
而言的
重要性，或者起码是对团队或公司而言的重
要性，而不是对
你
(
发信人
)
而言的重要性。俗话说：
「谁上班没点事儿呢<
/p>
?
」
即便你是对方的直接汇报对象，在多
数情况下，能够写清楚
为什么也比不写能够得到更有效的响应。
怎么样所有做过乙方的人都知道，
如果你收到一封没有
具体操作指示的邮件，是非常难处理的。除非收发双方已经