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职场英语：邮件写作规范详解
一、基本要素
英文电子邮件的基本要素是主题、
称谓、正文、结尾用语及署名。
1.
主题（
Subject
）
：电子邮件最重要的部分是主题，假设我们都是很忙的人，在打开邮<
/p>
箱阅读邮件时，
第一眼看到的就是邮件的主题。
< br>所以，
主题应当做到言简意赅并突出邮件重
要性。英文邮
件的
主题需要注意不超过
35
个字母<
/p>
，将位于句首的单词和专有名词首字母大
写。比如：
Some questions about C++.
在比较正式的格式中
，需要把每个单词的首字母大写
（介词、冠词除外）。例如：
YES
：
Supplier
training
NO
：
professional
trainees from sister company should abide by rule
of local company
（太长）
主题框的内容切忌含糊不清。
NO
：像
News about
the meeting
这样的表达，
YES
：应改为
Tomorrow's
meeting canceled
。
一般来说，
只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可。
< br>另外一种较为正规的格式
可将除了少于
5
个字母的介词、连接词或冠词之外的每一个单词的首字母大写。
YES
：
New E-mail
Address
Notification
；
Detailed
calculation
NO
：
detailed
calculation
视信的内容是否重要，
还可以开头
加上
URGENT
或者
FYI
（
For Your Information
，
供参考）
，
如：
URGENT
：
Submit your
report today!
2.
称谓（称呼
Salutatio
n
）
：如果是第一次给对方写信，那么称谓最好用“
Dear+
全名”，
注意首字母均大写
，
这样会让人感觉比较正式。
如果对方以非正式口
吻来信，
我们也可以类
似非正式地回复。比如：“
Hello/Hi Lillian
”。在实际通信中可能遇到不知道对方姓
名，可
以用“
Dear+
对方头衔”，
如“
Dear President
”，或者“
Dear+Sir/Madam
”形式。
英国人习
惯在称呼后加“
，”，美国人习惯在称谓后加“
：”
，有时也可以不加任何标点，是具体
情况而定。
注意：
（
1
）
在同辈的亲朋好友或同事间可以直呼其名，但对长辈或上级最好使用头衔加
上
姓。
YES
：
Tommy
，或者
Mr.
Smith
。
（
2
）
称呼和正文之间，
段落之间，
正文和信尾客
套话之间一般空一行，
开头无须空格。
如：
Jimmy,
I received your memo and
will discuss it with Eric on Wednesday.
Best,
（
3
< br>）人家的名字千万不要错
,
老一辈的看到名字错就干脆撵
去垃圾桶
.
同样
,
头衔都不要错
.
头衔或学位
,
任择其一吧
.
以下是
一样的
: Howard E. Wyatt, Dr. Howard E.
Hyatt
（
4
）多过一个男性<
/p>
,
用
Messrs
< br>（
[
?
mes
< br>?
z ]
各位先生的意思）
,
就是
Misters
的意思
,
其后不
要跟名字，只跟姓就可以。如：
Messrs. Smith, Wyatt, and Fury
。反正，如果多过一位女性，
用
Mesdames /
Mmes. / Mses.
同样不要跟名字
.
例子
: Mses. Farb, Lionel, and
Gray
。
假如男女
一起呢？
弄清楚称呼就行，例如
: Dr. and
Mrs. Harold Wright / Mr. Harold Wright and Dr.
Margaret Wright / Mr. and Mrs. Harvey
Adams-Quinn
。
（
5
）有人有自己头衔就要跟紧，例如有人有荣誉学位就不喜欢用一般
的头衔
,
有时不知道对
方头衔，就用<
/p>
Ms.
比如：
Ms. Sarah Gray
。
（
6
）职衔短可以一行过
,
长就下一行吧
.
例如
:
Ken Green, President
／
Ken Green
／
Vice President of
International Operations
NO
：
Ken Green
／
Vice President of Unicom
China
YES
：
Ken Green
／
Vice
President, Unicom China
（
7<
/p>
）老外的名字有时有
Jr.
或
Sr.,
之前的逗点是随你喜欢的
,
以下都是正确：
YES
：
Michael
J. Smith, Jr.
／
Michael J.
Smith Sr.
（
8
）
用人家的名字总好过人家的头衔称呼
.
如果
没有名字
,
或者是很正规信的信件
,<
/p>
可以考虑
这些：
Dear Committee Member:
Dear
Meeting Planner:
Dear Colleagues: To
All Sales Reps:
To Whom It May
Concern:
Dear Sir or Madam:
Dear Madam or Sir:
Dear
Purchasing Agent:
如果是全公司：
YES
：
Gentlemen or Ladies: / Ladies or
Gentlemen:
（
9
）有时
见到人家用冒号就说人家错
,
其实也未必啊
,
看
:
YES
：
Dear Mr.
Jones: (
非常正规
) / Dear Joan:
Dear Jim, / Jim,
(
非正规
)
2.
正文（
Body
）
：在书写正文时，把最重要的事情写在正文最前面或者邮件内容较长时
写在第一段。
为了让收件人阅读邮件比较舒服，
我们需要注意邮件正文结构的
美感，
邮件段
落最好控制在两三段之内
。
如果一封电子邮件涉及多个信息点，
我们可以采用分条目的方
法，
如符号、小标题、编号来使得邮件想要表达的内容层次清晰。
邮件内容应注意单词的拼写、
大小写、标点、语法等
。所谓以
小见大。
写信给别人时一般常用
How are you been
recently?
回复别人邮件时一般常用
I am
happy to receive your e-mail.
3.
结
尾语：
在正文之后添加结束语。注意一般结尾语中
只有第一个单
词首字母大写而剩
余单词都小写，此处与称呼不同
。比如：
一般电子邮件：
Sincerely/
Sincerely yours......
私人电子邮件：
Regards/ Best wishes/
Best regards/ With best wishes/ Wish best regards/
Yours /
Cheers
书信的结尾致意要留意
,
弄清大家的关系才选择用词
,
例子
:
（
1
）
Very Formal
非常正规的
(
例如给政府官员的
)
Respectfully yours, Yours respectfully,
（
2
）
For
mal
正规的
(
例如客户公司之间啦<
/p>
)
Very truly yours, Yours
very truly, Yours truly,
（
3
）
Less Formal
不太正规的
(
例如客户
)
Sincerely
yours, Yours sincerely, Sincerely, Cordially
yours, Yours cordially, Cordially,
（
4
）
Informal
非正规的
(
例如朋友
,
同事之类
)
Regards, Warm
regards, With kindest regards, With my best
regards, My best, Give my best to
Mary,
Fondly, Thanks, See you next week!
另外，有时在
we, I, and
you
之间选择是很烦的事
--
<
/p>
如果是公司代表联络生意之类
,
可以用<
/p>
: We will reimburse you for these legal
expenses. Sinopec
will reimburse you
for these legal expenses.
如
果单纯说你自己
,
可以用
I
found the brochure very informative.
有时可以一起用啦
...: We are pleased
to offer you the position of sales director, and I
am looking
forward to our Tuesday
morning meeting.
那么
I
和
you
呢
?
一般来说，
收信人的利益比较重要，
名义上都要这样
想
.
给人尊重的语气就
一般不会错了。
多用
you
有时会有隔阂的感觉，比如：
You will be
pleased to learn that you have been selected to
serve on our advisory board. Your
prompt response will be appreciated.
(
好像欠你一样
)
I am
pleased that our board has selected you as the
best qualified candidate to serve on our
advisory board. I hope you’ll agree to
serve. (
这就友善多了
)
Your book was well written and
comprehensive. (
不用你来判断我呀
~~)
I thoroughly enjoyed your book and
found an answer to every one of my questions about
performance appraisals.
(
客气一点
)
总之，语气和宾词的运用得当能决定你的礼貌程度。
B
、信尾客套话（
Complimentar
y close
）通常也很简明。常常只须一个词，如：
Tha
nks
，
'Best
Cheers<
/p>
，不需要用一般信函中的
Sincerely
yours'
或
Best
regards
。
4.
署名：
在正文最后需要署名，
可以写全名，
也可以只写名字
。
需要辨明性别时可以在姓名
后面注明
(Mr./Ms.)
。
对于咱们中国人，为了区分
姓和名，可以把我们的姓的字母全部大写
，
例如
XIONG Lillian.
如果写信人代表的是一个组织或部门，
应在名字下一行写上自己的职位、
所属部门。不要把
Mr., Ms., Mrs., Dr.
之类一起签，签名也看信件的语气
.
给朋友或公司客户
,
签
Bill
也可以
,
给陌生人就最好用
Gates
或者
Bill Gates
。
ever / With love / Affectionately......
二、
其它注意事项：
A
、文法
1
、切忌主客不分或模糊
例子：
Deciding to
rescind the earlier estimate, our report was
updated to include
$$40,000 for new
equipment.
应改为：
Deciding to rescind our
earlier estimate, we have updated our report to
include $$40,000 for new equipment.
(We
我们是主语
,
不是
report
。
)
2
、句子不要零碎
例子：
He decided
not to audit the last ten contracts. Because of
our previous
objections about
compliance.
应该连在一起。
3
、结构对称，令人容易理解。
例子
: The owner
questioned the occupant's lease intentions and the
fact that the
contract had been altered
with ink markings.
应改为：
The owner questioned the
occupant's lease intentions and ink alterations of
the contract.
<
/p>
4
、单复数不要搞乱，不然会好刺眼，看不舒服。
例如：
An
authorized person must show that they have
security clearance.
5
、动词主词要呼应。想想这两个分别：
1
）
This is one of
the public-relations functions that is under
budgeted.
2
）
This is one of
the public-relations functions, which are under
budgeted.
6
、时态和语气不要转变太多，不要浪费人家的精力啊。
7
、选词正确
像
affect
和
effect
，
operati
ve
和
operational
等等就
要弄清楚才好用啦。
8
、地址上的数字直接用阿拉伯数字吧
,
除了
One
，例子
:
127 Ninth Avenue, North
127 E. 15 Street
5 Park Avenue
One Wingren Plaza
556 - 91 Street
B
、文体
1
、可读性：对象是大学程度的话，用高中的英文就行，不要以
为人人都是语言
大师，多用短句
(15-20
< br>字吧
)
，
技术性的字
,
就更加要简单易明
.
2
、注意段落的开头
.
一般来说
,
重要或强调的事
情都放在信件或段落的开头
,
而句
子就
放在最尾
.
例如
:
（
1
）
.Because
he was unable to attend the meeting personally,
he forwarded his congratulations on
cassette tape.
（
2
）
.He
forwarded his congratulations on cassette tape
because he was unable to
attend the
meeting personally.
两者强调的事情就有分别了
.
3
、轻重有分，
同等重要的用
and
来连接，较轻放在次要的句子里
.
4
、意思转接词要留神
.
例如
: but
(
相反
), therefore
(
结论
), also
(
增添
), for example
(
阐明
).
分不清
furthermore
和
mo
reover
就不要用啦
.
5
、句子开头不要含糊不清的主词。
例子
: These
decisions have been a big disappointment to the
committee members.
They have delayed
further action. They
是指什么呀
?
开头少用
this, that, it, they,
或
which.
6
、修饰词的位置要小心
,
例如
: He could
only reimburse the cost after July 15.
应为
He could
reimburse the cost only after July 15.
7
、用语要肯定准确
.
切忌含糊
.
例如
:The figures
s
how a significant increase.”
怎样
significant
呀
,
改为
: The figures
show an increase of 19%.
8<
/p>
、
.
立场观点一致
.
少用被动语
.
例如
: Partial data should be
submitted by April.
改为
: You should submit
partial data by April.
就很好了
.
C.
格调
1
、式样和句子长度不要太单调
.
千篇一律的
subject-verb-object
会闷死人的
.
有时
短句
跟着长句可以化解一下
.
2
、弱软的词
(e.g. was,
were, is, are...)
可以加强一点
.
例如
: Prunton
products are highly effective in ...
改为
: Prunton products excel
in ...
就有力很多了
.
3
、亲切
,
口语化
是比较受欢迎
!
用宾词和主动的词
,
让人家受落
.
例如
:
（
1
）
.
This information will be sincerely appreciated.”
（
2
）
.
We sincerely appreciate your information.
< br>明显地
,
我们会喜欢第
2
句
.
D
、内容与附件
E-mail
文体的另外一个特点是
简单明了，
便于阅读，
太长的内容可以以附件的方
式发出。一个段落大多仅由一到三个句子组成。
三
、英语电子邮件写作应遵循的五
C
原则
商务英语电子邮件的正文写作应该遵循五
C
原则，即
Correctness
、
Conciseness
、
Com
plete
、
Clarity
和
Courtesy
原则。
1
、准确原则
由于商务英语电子邮件涉及的是商务活动双方的权利、
义务关系，
其准确性对商
务治理与沟通至关重
要。
具体而言，
不仅电子邮件的英语语法、
标点符号和拼写
要做到准确无误，电子邮件内容还要叙述准确，以免引起误会纠纷。
2
、简洁原则
简洁原则是商务英语写作最重要的原则，指在不影响完整性和
礼貌性的前提下，
尽量使用简单句子和简短词语。
一封拖沓冗长
、
措词复杂的电子邮件既浪费写的
时间，
也会给阅读者带来不必要的麻烦，
故商务英语电子邮件应以简明扼要为第
一要务。
在具体写作中，
商务英语电子邮件呈现出的句法特征是句子结构简单明了，
有大
量省略句和不完整句。其词汇特征是用语简洁，语言简明扼
要。
另外，为了节约时间和空间，
电子邮件中可使用缩略语，如
U
表示
y
ou
，
Pls
表
示
please
，
Info
表示
information
，
Qty
表示
quantity
，
P
“
C
表示
piece
，
L
“
C
表
示
L
etter of Credit
，
FOB
表示
Free on
Board
。
例
1 It is very difficult to
sell man hole covers in product must have the
quality certificate issued in France.
例
2
Price
：
FOB Shanghai USD
96
“
PC.
例
3 Hope you can accept it.
例
1
中的两
个单句具有明显的因果关系，
但写并不使用表达因果关系的连接词如
since
、
because
，这
种舍长句、复合句，选短句、简单句，喜并列、弃从属的句
法特征在商务英语电子邮件写
作中十分常见。
例
2
中缩略语的使用，
例
3
中不完
整
句的选择，反映了与普通商务信函相比，商务电子邮件更倾向于非正式文体，
更为口语化
。
3
、完整原则
商务电子邮件内容应力求具体、
明确
、
完整，
提供读者所需要的信息，
尤其
像盘、
询问贸易条件等需要回函的电子邮件，
更需要清楚完整，
因为只有包含具体信息
的邮件，才能达到良好的沟通效果。邮件
是否完整，可以用
5W1H
来检验，即
who
，
when
，
< br>where
，
what
，
why
和
how
。<
/p>
4
、清楚原则
商务英语电子邮件的写作要做到层
次清楚，用词准确。具体表现在：
例
1 We will deliver your
goods soon.
例
2 <
/p>
中
significant
一词意为明显
的、
不小的，
语义模糊，
故可以用具体
数字替换。
例
2
中
soon
表示不久、很快，语义不明确，没有指出具体的供货时间，可改为
具体的年月日。
5
、礼貌原则
商务英语电子邮件应遵循措词婉转、
礼貌的原则。
鉴于电子邮件直接影响到整个
交易的成败，买卖双
方应十分注重措辞方式，要婉转、礼貌，使对方轻易接受。
在写作电子邮件时，可以通过
使用虚拟语气、委婉语气等方法迂回地表达观点，
提出要求。
例
1
If
it
is
not
for
the
larger
orders
we
receive
from
a
numbero
four
regular
customers
，
we
could not have quoted for supplies even at that
price.
-
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