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外贸英语函电中礼貌的表现
摘要：
随着全球经济一体化进程的不断发展，
世界范围内的经济交流与合作也在
不断增多。
我们给贸易伙伴的
每一封信都代表着自己所在公司的形象，
显示着公
司的水平和实
力。
本文通过大量实例的比较，
论述外贸英语函电应坚持的礼貌
原
则，归纳出当代商务英语信函中的礼貌表现。
关键词：
外贸英语函电；礼貌；原则
；表现
21
世纪是经济日益全球化的世纪，
中国与世界各国的交往日益频繁，
国际贸
易事业发展迅猛。
但随着科学技术的发展，
国际间的贸易往来更多地使用传真与
电子邮件来传递外贸函电。
因而，
外贸英语函电成为一种便宜而有效的沟通媒介。
< br>“一封好的外贸函电，
可以带来截然不同的效果，
使你所
要表达的意思焕然一新，
给对方深刻的印象，
使您的职业道路畅
通无阻。
一封好的外贸函电有助于促进和
发展同客户的关系，在
促进达成新的业务方面起着积极的作用。
”
< br>一
、
外贸英语函电的定义
外贸英语函电是一种最常见的商业联系媒介，
它是一种通过电脑或者
打字机
“书信”来完成的人际间交往。实际上外贸函电是一种“推销”函，写信人总是<
/p>
在推销着什么，可能是一种产品、一项服务、一项专利、一个观念，甚至是推销
自己或树立自己所在公司的形象等。
二
、
外贸英语函电写作原则
1
、礼貌原则（
courteousness
）
商业信件要简洁明了，
既要注意信件的措词得体，
又要符合商业
信件礼貌周
到的原则。
写信时要注意礼节，
不要盛气凌人，
避免出现命令或粗鲁等不恰当的
口吻。写信
过程中除了多使用诸如
please
；
your kind inquiry
；
I would
appreciate it
if
you
would
等短语外，还需做到以下几点：语气要真诚、善解人意以及考虑周<
/p>
全；
避免使用伤害、
贬低的短语，
如：
your neglectful attitude
；
impatience
；
we deny
your claim
等；避免使用含有性别歧视的词语，如
businessman
；
chairman
等。
2
、正
确原则
(correctness)
正确性不仅仅指英语语法、
标点符号和拼写，
更重要的是书信
的内容要叙述
正确，不要说过，不宜漏说略述。避免使用一些语意模糊的词语或短语，如
：
majority
；
a great
of time
；
minority
等
，这些表达易造成混乱、误解，甚至引起不
必要的纠纷。这一点对商务文件、信函等尤为
重要。
3
、明晰原则（
clearness
）
信
要写得清清楚楚、
明明白白，
毫无晦涩难懂之处，
以至于收信人看了之后
不会误解写信人的意图。信的每段宜一个话题为妥，采
用篇幅较短的段落阐述，
每段段首以主题句开门见山提出每段的主要观点。段与段之间应
使用过渡语衔
接，诸如：
firstly
；
secondly
；
howeve
r
；
moreover
；
in contrast
等短语，使整封信
自然流
畅，明白易懂。
4
、简洁原则（
conciseness
）
一封拖沓冗长、
措辞复杂的书信不仅写时费时，
对方
阅读更浪费时间，
有时
甚至看不懂。
故
撰写商业信件时要长话短说，
避免罗嗦，
用尽可能少的简单的文
字，完整清楚地表达需要表达的意思，这一点符合商务英语简易化的趋势。
5
、完整原则（
comp
leteness
）
信函的内容力求
完整，
需回答来信所提出的所有问题和要求，
或是包括写信
人希望收信人作出积极反映的一切问题及情况。
< br>6
、具体原则（
concreteness
）
使所表达的内容准确而又生动。当涉及到数据或
具体的信息时，比如时间、
地点、价格、货号等等，尽可能做到具体。这样会使交流的内
容更加清楚，更有
助于加快事务的进程。
7
、体谅原则（
conscientiousness
）
体谅原则强调对方的情况而非我方情况
，
要体现一种为他人考虑、
多体谅对
方
心情和处境的态度。当撰写商务英语文书时，要将对方的要求、需要、渴望和
感情记在心
中，寻找最好的方式将信息传递给对方。
以上七个原则是外贸
函电写作中的指导原则
,
对于写好一封外贸函电起着非
常重要的作用。
三、外贸英语函电的礼貌
从上述原则中，可以发现礼貌是书面外贸函电中最基本的原则是重中之重。
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我们这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语，比如
your
kind
inquiry
；
your
esteemed
order
等就可
以的，而是要体现一种为他人考虑，多体谅对方心
情与处境，
并
且在文字表达的语气上应表现出一个人的职业修养，
显得客气而得
体。
最重要的礼貌是及时回复对方，
最感人的礼貌是从不怀疑
甚至计较对方的坦
诚。
商务交往中肯定会发生意见分歧，
但礼貌和沟通却可以化解分歧而不影响双
方的良好关系。外贸函电中无
论是索赔、抱怨及拒绝接受等措辞均要力求客气，
委婉、礼貌地作答。
< br>
四、外贸英语函电中礼貌的表现
1
、外贸英语函电的首尾
（
1
）信件开头的问候语
虽说这些都是客套话，但是在外贸函电中却是一种礼貌的表现。
如果对方是女士，
不论婚否，
如无职称
，
可用
“
Ms.
”
。
如对方愿用
“
< br>Miss
”
或
“
Mrs.
”
，
宜尊重对方意见
。
如不知对方是男士还是女士，
则可根据信的内容，
选择一个合
适的尊称。如果你不知道对方的姓名，可以用最客气的方式来问
候他
/
她；如果
你知道对方的名字，<
/p>
则可以标明对方姓名，
显得更亲切些；
如
果收信人是你的朋
友或关系亲密的同事，就直接用名字，不用姓。
（
2
）信件结尾的敬语
结束语与开首的称呼语一样，
也是客套语，
但是在外贸函电中也是一种礼貌
的表现。
如果既是你的业务伙伴，
又是朋友，
则
可用非正式的礼貌用语，
只要给出最
真诚的祝福，所以可以用：
Best Wishes
或者
Best regard
。
如果只是你的业务伙伴，
而且是第一次合作时，
则要用正式的礼貌用语，
既
要表现出你真挚的祝福，
也要表明你的严肃态度，
所以可以用：
Since
rely
；
Sincerely
yours
；
Truly
yours
；
Yours
truly
；
Yours very
truly
。
有时也用
Respectfully
或
Respectful
ly yours
。在所有的结束语中，这是正式程
度最高的，
在外贸函电中使用最少，
因为它一般用于写给政府官员或教会神
职人
员的信中；
Best
正式程度最
低，
但常用于比较熟悉的收信人；
Sincerely
用的最多。
2
、外贸英语函电的语气
无论何时，只要有必要，别忘了“谢谢”，“请您??”之类的词语，而且
既要热情友好，
又要审慎仔细。
由于您写的信函都是有其目的性
的，
所以您信函
里所采用的语气语调也应该符合您的目的。
在写之前先不妨仔细考虑一下，
您写
这封信
函是想达到一个什么样的目的，
您希望对收信人产生一种怎样的影响呢？
是歉意的，劝说性的，还是坚决的，要求性的。这完全可以通过信函中的语气语
调来表现。
因此，一定要避免以下十种语气：
（
1
）不信任的语气
“
If what you say is true
…
”
；
“
If
…as you al
lege
”之类的语句往往让人觉得你是
在怀疑别人的可信度。这样不利于激发对方作出对你有益的举动。
（
2
）指责的语气
无论何时，
如果你想激发对方做出对你有益的举动，
切忌指责对方，
你可能会因
为使用
“
You neglected
”
；
“
You forget
”
；
“
You omitted<
/p>
”
等指责性语句而冒犯对方。
（
3
）自以为是的语气
自以为是，
认定对方会按自己的意见去做，
是不礼貌的。
例如下述句子就说
明了这一点：
You would of course rather
continue to do business with
us because
…
这种自以为是的观点，有一种强加于人的意味，结果往往适
得其反，使对
方不易接受。
（
4
）简慢的语气