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档案专业名词术语
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一般概念
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档案
（<
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archives
）
：
< br>国家机构、
社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各
< br>种形式的历史记录。
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档案价值（
archival
va
lue
）
：档案对国家机构、社会组织或个人的有用性。
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档案工作
(archives wo
rk
）
：管理档案和档案事业的活动。
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档案管理
(archives management)
：档案的收集、
整理、保管、鉴定、统计和提供利
用的活动。
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档案学
(archial
science)
：
研究档案的形成
规律、性质、特点以及档案工作方法与
发展规律的科学。
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公共档案
(public
archives)
：国家机构或其他公共组织在公务活动中形成的为社会
所有的档案
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私人档案
(private arc
hives)
：私人或私人组织在社会活动中形成的为私人所有的档
案
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文书档案
(administrative
archives)
：反映党务、行政管理等活动的档案
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科学技术档案
(scientific and technical archives)
：
反映科学技术研究、
生产、
< br>基本建
设等活动的档案
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专业档案
(specialized
archives)
：反映专门领域活动的档案
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音像档案
(audio-visual
archives)
：记录声音或影象的档案
,
包括照片、影片、录音
带、录象带等。
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文件
<
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(record;document)
：
国家机构、
社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务
中形成
的各种形式的信息记录。
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子文件
(electronic r
ecord)
：
以数码形式记录于磁带、
磁盘、
光盘等载体，
依赖计算
机系统
阅读、处理并可在通讯网络上传输的文件。
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电原件
(original
document)
：最初产生的区别于复制件的原始文件。
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复制件
(copy; duplicated
document)
：与原件内容相同的复制品。
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文稿
(draft;
manuscript)
：文件起草过程中形成的历次稿子，可分为草稿和定稿两
种。
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文本
(text;
version)
：同一文件由于作用不同而形成不同的版本，可分为正本、副
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本、
试行本、修订本、各种文字文本等。
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正文
( official
text)
：有规范格式和生效标志的正式文本。
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副本
(copy;
duplicate)
：再现正本内容和形式特征的复本，备存查和通知有关方面
之用。
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手稿
(manuscripts)
：由作者用手写或打字等方式制作
的原稿
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文种
( record
type)
：按性质和用途确定的文件种类的名称
.
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档案行政管理部门
( archival
administrative department)
：
具
有政府行政管理职能的档
案事业管理机构。
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案室
(record
office)
：国
家机构、企事业单位或其他社会组织内部设置的集中管理
本单位档案的专门机构。
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档案馆
(archives)
：集中管理特定范围档案的专门机构。
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综合档案馆
( comprehensive archive
s)
：按照行政区划或历史时期设置的管理规定范
围内多种门类
档案的具有文化事业机构性质的档案馆。
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专业档案馆
( specialized
archives)
：管理特定范围专门档案的档案馆。
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部门档案馆
(departmental archives)
：
专门主管部门设置的管理本部门及其直属机构
档案的档案馆。
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企业档案馆
( business
archives)
：企业设置的管理本企业档案的档案馆。
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事业单位档案馆
( institutional archi
ves)
：
事业单位设置的管理本单位档案的档案馆。
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(archival descriptive information
centre)
：
档案资料目录中心
集中管理若干档案馆档
案室
(
特定范围档案资料目录并提供检索服务的专门机构。
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文件中心
( records centre)
：介于文件形成机构和档案馆之间的中间性或过度性文件
管理机构。
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档案收藏
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收集
(acquisition;
collection)
：档案馆、档案室接收及征集档案和其
他有关文献的
活动。
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归档
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(filing)
：办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交
档案室或档案馆保存
的过程。
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移交
<
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(transfer)
：档案室或档案馆等按照国家规定把档案交
给接受方档案馆保存的
过程。
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接收
<
/p>
(accession)
：档案馆、档案室按照国家规定收存档案
的过程。
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征集
(
acquisition)<
/p>
：档案馆按照国家规定征收散存档案、散失档案和其他有关文献
的
活动。
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寄存
(deposit)
：档案所有者在保持其法定所有权的情况下，将档案存放在档案馆
的行为。
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捐赠
(donation)
：档案所有者将档案无偿赠送给档案馆的行为。
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交换
(
exchange)
：国家（地区）之间、档案部门之间、档案部门与其他部门之间
按照法规
或协定互换档案和其他文献的活动。
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馆藏
(
holdings)
：档案馆收藏的档案及其他藏品的总和。
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散存档案
( estray
)
：未保存在法定保管处所的档案
.
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散失档案
(removed archives)
：从原形成国家（地区
）散失到国外的档案。
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档案鉴定
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鉴定
(
appraisal)
：判定档案真伪和价值的过程。
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保管期限
(retention
period)
：对档案划定的存留年限。
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保管期限表
( records retention
schedule)
：规定档案保管期限的文件。
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销毁
<
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(destruction)
：经过鉴定对失去价值的档案作毁灭
性处置的过程。
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销毁清册
( destruction list)
：
登录被销毁档案题名、
数量等内容并由责任人签
署的文
件。
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档案整理
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整理
(
archival arrangement)
：
按照一定原则
对档案实体进行系统分类、
组合、
排列、
编号和基本编目，使之有序化的过程。
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来源原则
( principle of provenanc
e)
：把同一机构、组织或个人形成的档案作为一个
整体加以管
理的原则。
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档案实体分类
(physical archives cla
ssification)
：根据档案的来源、形成时间、内容、
形式等特征对档案实体进行的分类。
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立档单位
(fonds constituting
unit)
：构成档案全宗的国家机构、社会组织或个人。
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全宗
(f
onds)
：一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。
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联合全宗
(combined fo
nds)
：
由两个或两个以上立档单位形成的互有联系不易区分
全宗而作为一个全宗对待的档案整体。
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汇集全宗
(
collected <
/p>
fonds)
：由若干个文件数量很少且具有某些共同特征或联系
的
小全宗组成的作为一个全宗对待的档案整体。
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全宗群
(onds
complex)
：由若
干个具有时间、地区、性质等共同特征的全宗组成
的群体。
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案卷
(
file)
：由互有联系的若干文件组合成的档案保管单位。
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立卷
(
filing)
：将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。
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卷内备考表
(file
note)
：卷内文件状况的记录单，排列在卷内文件之后。
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档号
(archival code)
：以字符形式赋予档案实体的
用以固定和反映档案排列顺序的
一组代码。
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档案检索
检索
(r
etrieval)
：存储和查找档案信息的过程。
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编目
(ataloguing
;de
scription)
：按照一定的规则进行档案著录并将条目组织成目录
的过
程。
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档案信息分类
(archival
information classification)
：
以国家机构、社会组织的职能
分工为基
础，结合档案内容所记述和反映事物的属性关系对档案信息进行的分
类。
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条目
( entry)
：反映文件或案
卷内容与形式特征的著录项目的组合。
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著录
<
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(description)
：对档案内容和形式特征进行分析、
选择和记录的过程。
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标引
( indexing)
：对档案
内容进行主题分析，赋予检索标识的过程
?
分类标引
( classified indexing)
：
对档案内容进行主题分析，
赋予分类号标
识的过程。
?
主题标引
(subject ind
exing)
：对档案内容进行主题分析，赋予主题词标识的过程。
?
受控标引
(controlled
indexing)
：依据主题词表等控制工具进行的标引。
?
自由标引
(free indexing)
：
不用主题词表等控制工具而直接使用关键词等自然语言
进行的标
引。
?
关键词
( keyword)
：标引和
检索过程中，取自文件、案卷题名或正文用以表达文献
主题并具有检索意义的非规范化的
词或词组。
?
主题词
(descriptor)<
/p>
：在标引和检索中用以表达文献主题的规范化的词或词组。
?
档案主题词表
(archives
thesaurus)
：
由表达档案内容主题的自然语言中优选出的
语义相关、族性相关的科学术语
所组成的规范化词典。在档案标引与检索过程中，
它是用以将档案、标引人员及用户的自
然语言转换为统一的主题词检索语言的一
种术语控制工具。
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检索工具
(finding aid
)
：用于存储、查找和报道档案信息的系统化文字描述工具，
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