-
会议管理
——
会议概述
会议是有组织、有目的地召集人们商议事情
< br>,
沟通信息
,
表达意愿的行为过
程。
会议分为大型会议、中型会议和小型会议三种。
一般而
言
,
会议申报与审批大体有三种形式:口头申报、书面申报、会
议申报。
秘书部门对有关职能部门申报召开的会议
,
要本着精简从严的审批原则
,
严
格把好审批
关。要分析会议是否有必要开
,
能否合并开
,
可否用其他方式解决问题等。会议审批还应遵
循
“
一支笔
”
的原则。
会议管理
——
会前筹备
一、
拟订会议议程、日程
(一)会议议程和会议日程的内容及作用
1
、会议议程的内容
会议议程是为完成议题而做出的顺序计划,
< br>即会议所要讨论、解决的问题的大致安排,
会议主持人要根据议程主持会议。会议
议程是会议具体的概略安排,它通过会议日程
显示出来。大中型会议的议程一般安排如下
:开幕式;领导和来宾致辞;领导作报告;
分组讨论;大会发言;参观或其他活动;会议
总结;宣读决议;闭幕式。
2
、会议日程的内容
会议日程就是根据议程逐日做出的具体安排,它以天为单位,
是会议全程各项活动和
与会者安排个人时间的依据。
3
、会议议程和日程的作用
通过了解会议议程和日程,与会者可以更好地了解会议所要讨
论的问题,清楚会议顺
序计划,即获得有效信息。会议议程更是一个沟通的平台,一个高
效的市场管理工具。
(二)会议议程的制定程序
1
、明确目标和参加者
2
、安排各议程事项的时间
3
、确定每一项议程
4
、决定会议讨论形式
(三)会议日程的编制方法
1
、制定议程表时,应注意议题所涉
及各种事物的习惯性顺序和本公司章程有无对会议
议程顺序的明确规定。
2
、
制定议
程表之前还须明确会议活动的人员、日期和时间、地点、有关的餐饮安排。
3
、
p>
宣布议程,然后说明一些有关此次会议事务性的内容,之后在安排讨论的问题。
4
、
尽量将
同类性质的问题集中排列在一起,
这样既便于讨论,
也便于有关
列席人员到
会和退席。
5
、
保密性较强的议题,一般放在后面。
二、提供会议地点的备选方案
(一)会议地点选择的要求
1
、交通便利。
2
、会场的大小应与会议规模相符。
3
、场地要有良好的设备配置。
4
、场地应不受外界干扰。
5
、选择会议地点应考虑有无停车场
所。
6
、
场地租借的成本必须合理。
(二)会议场地选择的工作程序
1
、
会议的目的与形态
2
、
实质上的需要、与会者的期望
3
、
列出选择会议场地需求的工作清单,确定会议场地
4
、
对会议地点进行确认
考试大编辑整理
5
、签订书面合同
(三)实地考察会议地点的注意事项
1
、
会见能作决策的人,有利于以后解决可能出现的问题。
2
、
只要可能,一定要在酒店建议的日期去参观。
3
、
不要出于个人原因再次参观酒店。
4
、
不要带家属同行参观。
5
、
要考虑
是否以一个普通客人的身份不宣而至,以检查酒店对客人的接待情况。
6
、
p>
要考虑另外一两家酒店作为
“
备选
”
,以免因谈判失败而出现被动局面。
三、布置会场和安排座次
(一)会场整体布局安排
1
、会场整体布局的要求
(
1
)庄重
、美观、舒适
。
(
2
)会场
的整体格局要根据会议的性质和形式创造出和谐的氛围。
<
/p>
(
3
)中大型会议要保证一个绝对的中心
。
(
4<
/p>
)小型会场要注意集中和方便。
2
、会场整体布局的类型
(
1
)较大
型会场的座次安排。
(
2
)中小型会议的座次安排。
3
、会场整体布局安排的工作程序
(
1
)确定
会场形式。
(
2
)合理摆放桌椅。
(
3
)布置附属性设备
(
二
)
主席台的座次和场内座次安排
1
、主席台座次和场内座次的要求
主席台是与会人员瞩目的地方,也是会场布置工作的重点。各
种大中型会议均应该设
主席台。座谈会和日常工作会议一般不设主席台或主席桌。无论是
否设置主席台,都
要注意使会议主持人面向与会人员,避免同与会人员背向现象。另外,
一般会议不必
把众多的领导人都请上主席台,只请讲话人和主持人即可。
2
、主席台的座次和场内座次安排
(
1
)
p>
安排主席台的座次。
会议主席台就坐者都是主办方的负责人、
贵宾或主席团成员,
安排座位时应注意以下惯例:
1
)依职务的高低和选举的结
果安排座次。职务最高者居中,然后按先左后右、由前至
后的顺序依次排列。正式代表在
前居中,列席代表在后居侧。
2<
/p>
)为工作便利起见,会议主持人有时需在前排的边座就座,有时可按职务顺序就座。
3
)主席台座次
的编排应编制成表,先报主管上司审核,然后贴于贵宾室、休息室或主
席台入口处的墙上
,也可在出席证、签到证等证件上表明。
< br>4
)在主席台的桌上,于每个座位的左侧放置姓名台签。
(
2
)安排
场内其他人员的座次
1
)小型会场内座位的安排。分清上下座,一般离会场的入口处远、离会议主席位置近
的座位为上座;反之,为下座。会议的主持人或会议主席的位置应置于远离入口处、
正对门的位置。
2
)中大型会场内座次的安排。常见的安排方法有三种:
①横排法。是按照参加会议人员的名单以及姓氏笔画或单位名
称笔画为序,从左至右
横向依次排列座次的方法。
②竖排法。是按照各代表团或各单位成员的既定次序或姓氏笔
画从前至后纵向排列座
次的方法。将正式代表或成员排在前,职务高者排在前,列席成员
、职务低者排在后。
③左后排列法
。是按照参加会议人员姓氏笔画或单位名称笔画为序,以会场主席台中
心为基点,向左右
两边交错扩展排列座位的方法。
四、发布会议信息
(一)会议信息的内容和类型
1
、会议信息的内容
会议信息的内容包括:会议的报名时间、地点、费用及方法;
会务联系电话与联系人;
会议报到及会议议程、日程;与会者的信息;会议报送的交流信
息;会议的记录和纪
要内容;会议的宣传报道内容;会议的决议内容。
< br>
2
、会议的类型
会议信息分类是根据信息所反映的内容性质和特征的异同,将
信息分成各个类别,使
信息条理化,便于存放和查找,提高信息利用的效率。
(二)发布会议信息的工作程序
1
、传递会议通知信息
2
、分发传递会议文件
3
、沟通传递会议有关情况
(三)注意事项
1
、发布会议信息前要进行报审
2
、要对媒体进行选择
五、安排会议食宿
(一)会议餐饮的常识和工作程序
1
、会议餐饮的常识
(
1
)餐饮
安排的原则是让代表吃好而又不浪费。
(
2
)就餐大体上是一个标准,要适当照顾少数民族代表和
年老体弱者。确定好伙食标
准和进餐方式,照顾南北不同代表的口味。
< br>
(
3
)
秘书人员应提前到现场布置并检查组织工作的落实情况,并事先将座位卡及菜单
p>
摆上。
(
p>
4
)座位的通知除在请柬上注明外,还可在宴会上陈列宴会简图,标
出全场座位以及
全体出席者位置,还可用卡片写好姓名席位,发给本人。
2
、安排会议餐饮
(
1
)根据
会议的经费和人员情况决定会议餐饮的标准。
(
2
)就餐方式可根据会议的规模和性质来确定,提
倡实行自助餐制和分餐制。
(
p>
3
)事先与提供餐饮的单位确定餐饮时间和地点。
< br>
(
4
)事先设计和确定就餐的凭证。
(
5
)要与饭店一起确定菜单,饮食要卫生、可口、品种多。<
/p>
(
6
)事先要准备好干净的饮食用具。
(
7
)给因开会或服务工作误了用餐的人员预
留饭菜。
(
8
)做好饮水、饮料的供应。
3
、会议餐饮的类型和标准
(
1
)早餐
。早餐食物的选择可以是正规的复杂早餐,也可以是自助早餐。
(
2
)会场
休息期间的茶歇。一般供应咖啡、茶或其他饮料。
(
3
)午餐。午餐不宜大吃大喝,以免影响下午
的会议安排。
(
< br>4
)正式晚餐。晚餐食物的选择既要考虑到营养和健康,又要考虑到出席者的口味
和
特色。
(
5
)招待会。应选择健康的、美味的、人们爱吃的配餐。
p>
(二)会议住宿的常识和工作程序
1
、会议住宿的常识
(
1
)要提
前编制住房方案。
(
2
)长者、尊者、领导要适当照顾。
(
3
)具体
安排住宿时,要根据与会人员职务、年龄、健康状况、性别和房间条件综合考虑,
统筹安
排。
(
4
)有时还要按地区集中,统筹安排。
(
5
)不同标准的房间要作合理分配,
一般是根据房间的不同规格并结合代表具体情况列出
住宿表。
(
6
)报经
有关领导审定后,按表分配住宿,做到有条不紊。
2
、安排会议住宿
(
1
)安排
方式的选择。
(
< br>2
)预定会议住宿的程序。
(
3
)确定会议住宿的程序。
3
、会议房间的分配
(
1
)
p>
如果由主办方支付费用,
则需按其职务标准安排住房,
除了部分嘉宾和主办方的领导,
其他与会人员的住宿标准应相近。
(
2
)年龄较大的与会者和女性应尽量安排到向阳、通风、卫生条件较好的房间。
(
3
)注意
尽量不要把汉族与会者与有禁忌的少数民族与会者安排在同一房间。
(
4
)可预
先在会议回执上将不同规格的住宿条件标明,请与会者自己选择预订。
(
5
)预订
住宿地点的工作一定要打出提前量,预订数量上应略有富余。
六、邀请会议嘉宾
(一)
、会议嘉宾的类型和要求
1
、会议嘉宾的类型
(
1
)组织
方的上级领导和政府官员。
(
p>
2
)企业的重要客户和各种利益相关方。
(
3
)社会
名流和电影明星。
(
4
)对实现会议目标有潜在贡献的人。
2
、嘉宾邀请的要求
(
1
)要事
先确定嘉宾名单,并事先与嘉宾沟通确认能否出场。
(
2
)要发出正式邀请函。
< br>
(
3
)要做到有礼貌。
(
4
)要了解嘉宾各自的背景,处理好嘉宾之间的关系。
(
5
)对于难以分辨是否应该邀请的人士,最好能采取
“
宁可邀请,
而不排斥
”
的原则。
(
6
)嘉宾
人数不宜过多。
(二)邀请会议嘉宾的工作程序
<
/p>
(
1
)在邀请参会嘉宾方面,要开会研究
,确定嘉宾名单,而接下来邀请嘉宾的工作就由工
作组负责组织实施。
< br>
(
2
)拟写并发送嘉宾请柬,要使每一份请柬都制作精美。
<
/p>
(
3
)要逐一与嘉宾联络,确认其参会情
况。
(
4
)在会议正式召开之际,要再次与嘉宾联系,并确认如何接送。
七、准备会议资料、会议用品
(一)会议资料的类型和准备
1
、会议资料的类型
(
1
)来宾
资料:会议手册、宣传材料、会议管理性材料。
(
2
)会议资料:开会的请示、提交会议审批的文
件、会上用的文件、会议宣传性文件。
(
3
)沟通资料:来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、
会务组成员通讯录。
2
、会议资料的准备
(
1
)来宾
资料袋内容:会议手册、会议文件资料、分组名单、笔记本、文具、代表证、房
号、餐券
等。
(
2
)会务资料内容:接站一览表、来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、订票登记表、<
/p>
会议讨论分组表、会务组成员通讯录。
(
3
)沟通资料内容:会议参考文件、
会议宣传文件资料、各种记录、各种会议协议和合同
以及相关资料。
(二)会议用品的类型和准备
1
、会议用品的类型
(
1
)必备
用品和设备是指各类会议都需要的用品和设备。
1
)会议内设备主要包括灯光设备、音响设备、空调设备、通风设备、录音
、摄像等设备以
及必要的安全设施等。
2
)常用物资有电脑、打印机、复印
机、传真机、照相机、摄像机或小型
DVD
、胶卷、饮用
水、一次性水杯、电池、裁纸刀、剪刀、胶带纸、双面胶、回形针、大头针、胶水、白板笔、<
/p>
白粉笔等。
(
2
)特殊用品是指一些特殊类型的会议所需用品和设备。例如
,选举会议、谈判会议、庆
典会议、展览会经常需要的特殊用品和设备,如伴奏带、投票
箱、旗帜、仪仗队、鲜花等。
2
、准备会议用品
(
1
)检查
空调设备,必要时做好开机准备,一般要在会议前两小时预热或预冷。
(
2
)检查
好灯光、扩音设备。
(
3
)检查黑板、白板,确保已擦干净,准备好粉笔、指示棒、板擦等用具。
(
4
p>
)如有陌生人或外来人参加会议,摆放好姓名牌,注意文字大小适当,清楚易认。
(
5
)在每人座位前摆放纸笔。
(
6
)多媒体电视需要安放投影机、屏幕、录音设备等。
p>
(
7
)如果有选举、表决、表彰的议程,还需要准备好投票箱、计数设备和奖励用品。
(
8
)会期较长的会议,要安排好茶水饮料,并指定专人服务。
(
9
)如果
是电话、广播会议,须提前检查线路,保证音响效果良好。
八、安排会议礼仪服务
(一)会议礼仪的种类
1
、会议的通用礼仪
(
1
)会议
文书礼仪。
(
2
)迎送礼仪。
(
3
)参会礼仪。
(
4
)服务
礼仪。
2
、主持人的礼仪
3
、会议发言者礼仪
4
、会议参加者礼仪
(二)安排会议礼仪服务的工作程序
1
、选择会议礼仪服务人员
(
1
)从组
织内部员工中选择。
(
2
)聘请专业礼仪公司或礼仪人士承担会议主要的礼仪服务。
2
、分解工作程序
3
、培训会议礼仪服务人员
(
1
)对会
议工作的宗旨和合作精神的培训。
(
2
)对会议礼仪知识和工作技能的培训。
(
3
)对会议的设备和用品的使用常识培训。
4
、准备服装用具
(
1
)礼仪
服务人员的服装应统一并且与会场环境协调。
(
2
)迎接一般的与会者不需要献花。
5
、礼仪执行
(
1
)接待
礼仪及程序。
(
2
)引领。
(
3
)乘车
的座次安排。
九、检查会议常用视听设备是否正常
(一)会议常用视听设备的选用
音响手段与视觉手段可以分开单独使用,也可以合在一起使用。
常用的设备类型有表决系统、同声传译系统、发言讨论系统、
多媒体投影仪、幻灯机、投影
仪、录像机、电视机、摄像机、灯光设备等。
对于会议使用的设备,应设专人操作与维护。来源于考试大
(二)检查会议常用视听设备的工作程序
1
、确定工作人员的职责。
2
、预演和检查会场视听设备
会议管理
——
会中服务
一、
安排会议值班
(一)会议值班工作的内容和意义
1
、会议值班工作的内容
(
1
)值班
电话记录。
(
2
)值班接待记录。
(
3
)值班日记。
(
4
)做好
信息传递。
2
、会议值班的意义
会议值班起着沟通上下、联系内外、协调左右的作用,保证了
会议的顺利进行。
-
-
-
-
-
-
-
-
-
上一篇:新中国成立前
下一篇:天安门前有玄机,你知道几个这下全知道了!