-
5
．
2
批次管理
5
．
2
．
1
批次管理的意义
在企业日常业务活动中，管理者经常需要获取以下信息：
某次进货的存货销售情况如何，库存中还有多少？
某种存货本期进过几次货，收发存情况如何？
某供应商今年供过几次货，货物销售情况如何？
以上问题可以通过系统提供的“批次管理”功能得到有效解决。通过为存货定义批号，
可以实现对存货的收发存情况进行跟踪管理。
设置存货的批次管理后，
可统计某一批次所有
存货的收发存情况或某一存货所有批次的收发存情况
，
可以实现对供应商供货质量的跟踪管
理。
批次管理涉及供应链管理系统中的库存管理、销售管理两个模块。
如果与
GSP
模块联用，则
采购到货单中必须录入批次，否则无法生成“药品入库质量
验收单”
5
．
2
．
2
批次管理相关设置
1
．库存管理相关选项设置
⑴设置“批次管理”选项
是否有
“批次管理”
业务只能在库存管理模块中进行设置，
如果未启用库存管理，
不能
使用批次管理功能。
操作步骤：
①
在库存管理系统中，单击“初始设
置”
|
“选项”
，打开“库存选项设置
”对话框。
②
单击“通用设置”页签，在业务设置下选中“有无批次管理”复选框，确定，如图
5
-1
所示。
提示：
?
该选项一旦设置，发生批次管理相关业务后，不能随意更改。
?
使用总账工具向新建账套中导入存
货档案时，
如果新账套的库存管理选项中没有选
“有无批次管理
”复选框，则存货档案导入进来后，批次管理属性自动取消。
⑵设置“自动指定批号（
CTRL+B
）
”选项
指定批次管理后，
在录入相关出库单据时，
批号必须输入。
为方
便操作和管理，
系统提
供
“自动指定批
号”
功能，
用于定义系统分配批号的规则。
系统提供两种自动分配批号的方
法供用户选择。
近效期先出：
如果批次管理的存货同时设置了保质期管理，
那么越接近保质期的存货应
该越先出货，
以有效降低
损失，
称为近效期先出。
选择该选项后，
系统按照失效日期顺序从
小到大进行分配。
批号先进先出：按批号
顺序
从小到大
进行分配。
在库存管理系统“初始设置”
|
“选项”
|
“通用设置”中进行自动指定批号设置，如图
5-1
所示。
提示：
?
近效期先出适用于对保质期管理较
严格的存货，如食品、医药等。
?
非保质期管理的存货，按批号先进先出进行分配。
?
该选项可随时更改。
图
5-1
库存选项设置
示例
< br>5
。
1
：
自动指定批号业务处理规则示例。
假设某存货有三个批次的结存，各批次结存如下：
批号
9905
9906
9907
保质期
365
天
365
天
365
天
生产日期
2002.04.10
2002.04.02
2002.06.08
失效日期
2003.04.10
2003.04.02
2003.06.08
结存数量
100
20
50
如果本次出库数量为
150
，并采用“自动指定批号”选择出库批次。
< br>
如果选择“批号先进先出”
，则本次出库情况如下表，
可以看出存货按批号排序。
批号
9905
9906
9907
保质期
365
天
365
天
365
天
生产日期
2002.04.10
2002.04.02
2002.06.08
失效日期
2003.04.10
2003.04.02
2003.06.08
出库数量
100
20
30
结存数量
0
0
20
如果选择“近效期先出”
，则本次出库情况如下表，可以看出存货按失效日期排
序。
批号
9906
9905
9907
保质期
365
天
365
天
365
天
生产日期
2002.04.02
2002.04.10
2002.06.08
失效日期
2003.04.02
2003.04.10
2003.06.08
出库数量
20
100
30
结存数量
0
0
20
⑶设置“批次存货可用量控制”选项
对于批次管理的存货，可设置“是否允许超可用量出库”
。这里所指的可用量
=
现存量
-
冻结量
+
预计入库量
-
预计
出库量。
选择否，
则不能批次零出库；
选择是，
则可以批次零出库。
在库存
管理系统“初始设置”
|
“选项”
|<
/p>
“可用量控制”中选择“批次存货可用量控制”
选项。并对“预计
入库量”和“预计出库量”所包含的数据范围做出界定。
2
．销售管理相关选项设置
⑴设置“销售是否必填批号”选项
该
选项在销售管理系统“设置”
|
“销售选项”
< br>|
“业务控制”中设置，如图
5-2
所示。
用于确定批次管理的存货，
在销售管理中开具发货单
、
委托代销发货单、
销售发票、
零售日
报、销售调拨单时，是否必须输入批号。
提示：
?
如果在销售管理系统“设置”
|
“销售
选项”中未选择“销售是否必填批号”
，则批
号在销售管理中可
以指定可以不指定。
销售管理指定后，
库存管理不能修改。
未指定的可以
由库存管理指定。建议由仓库管理部门指定，以避免由
于发生错误而不能及时出入库。
图
5-2
销售选项设置
⑵设置“自动指定批号”选项
在销售
管理系统“销售选项”
|
“其他控制”中进行“自动指定批号”
设置，确定批次
管理的存货发货时，参照批号时的排列规则。系统提供“近效期先出”<
/p>
、
“批号顺序发货”两
个选项，其含义同
库存管理对应选项设置。
提示：
?
销售及库存模块皆有关于自动指定
批号规则的设置，
两个设置分别在各自的模块中
起作用。
?
只有对于保质期管理的存货，选择“近效期先出”才有意义。
⑶设置“是否允许批次存货超可用量发货”选项
在销售管理系统“设置”
|
“销售选项”
|
“可用量控制”
|
“是
否允许批次存货超可用量
发货”
，该选项与库存管理分别设置，
用于确定批次管理的存货是否可以零出库。
3
．批次管理相关档案设置
在库存管理中即使设置了“有无批次管理”
，也不能直接对出入库业务产
生作用，还需
要在存货档案定义中将存货设置为批次管理。
<
/p>
存货档案定义既可以在“企业门户”
|
“
基础信息”
|
“基础档案”中设置，也可以在各
个模块的初始设置中进行设置。
进入存货档案后，
单击
“控制”
页签，
选中
< br>“是否批次管理”
选项。
提示：
?
批次管理的存货使用后可以改为非批次管理存货；
非批次管理存
货使用后不得改为
批次管理存货。
一点通：
存货档案设置批次管理的前提：
只有
使用库存管理而且在库存管理中设置批次管理时，
才能在存货档案中设置每一存货
是否批次管理，否则在存货档案中该选项置灰，不可用。
存货档案设置批次管理对后续业务的影响：
< br>若存货为批次管理，
录入入库单据时，
系统要求输入批号
；
录入出库单据时，
系统要求
选择出库
的批号。
提示：红字入库单据和红字出库单据只能手工录入批
号，不能选批号。
4
．批次管理相关单据设置
设置了批次管理的存货后，
还应在相应的单据中增加
“批号”
栏目，
以便在录入出入库
时在单据中录入批号。
需要在表体中增加“批号”的单据有：
采购到货单、采购入库单、产成品入库单、其他
入库单；材料出库单、其他出库单、销售
出库单；销售发货单（退货单）
、销售发票（专用、
普通）
、委托代销发货单（退货单）
、销售调拨单、零售日报。
提示：
?
期初数据中的存货如果有批次管理
,
则需要在“单据设计”中修改“库存期初”的
单据格式，添加“批号”表体栏目，并设置其为必输项。
?
如果与
G
SP
系统联用，
采购到货单中必项录入批次，
< br>否则无法完成正常的药品入库
质量验收单。
5
．
2
．
3
批次管理业务应用
1
．
批次管理的存货入库
批次管理的存货，批号必须录入。
批
次管理的存货，如果没有设置“出库跟踪入库”
，则同批号多次入库记录合并为一条
记录，参照批号时，同批号只显示一条记录。
?
2
．
批次管理的存货出库
出库时，可以录
入或参照选择，如果选择了“自动指定批号”
，还可以由系统自动确定
< br>批号。
⑴输入批号
如果用户输入了某一批号，再进行批次参照时，参照窗中只列出用户所输批号的存量记
录进行参照。
⑵参照选择批号
参照窗中显示存货的
各批次。如果未选择“是否允许批次存货超可用量发货”
，则出库
时批次参照只显示结存大于
0
的记录，
否则出库参照可以在
“显示结存＞
0
”
、
“显示结存
=0
< br>”
和“显示结存＜
0
”
三个选项中组合选择，默认为“显示结存＞
0
”
。
在参照
窗中用户可手工选择多个批次，每选择一个批次，系统自动分配该批次的本次出
库数，可
修改；参照退出时，将存货按照批次拆分为若干行。
在参照窗
中，
也可以按
【自动】
按钮，
则系统自动按照用户设置的
“自动指定批号规则”
自动分配批号，
并将分配的结果显示在参照窗中，
选中批次的
打上选择标志，
并显示各批次
的本次出库数，用户可修改。
⑶自动指定批号
用户输入了仓库、存货、数量等信息后，将光标定位在“批号”
：栏，按下“
CTRL+B
”
，
系统
自动按照用户设置的
“自动指定批号规则”
自动分配批号，
显示在批号栏中，
如果该存
货的现存量已经
小于本次出库数，则给出错误提示。
3
．批次冻结
存货入库后，在存货的保管过程中，企业如果发现某批存货有问题，可将该批存货进行
冻结，冻结的批次不能再进行出入库操作。
冻结的批次进行检
验后，如果有不合格品，可进行不合格品登记，从合格品转为不合格
品；如果有合格品，
将合格品取消冻结。
操作步骤：
①
在库存管理系统中，选择“业务处
理”
|
“批次冻结”
，打开“批次冻结
”对话框。
②
输入查询条件后，确定，进入“批次冻结”窗口，如图
5-3
所示。
图
5-3
批次冻结
③
在“选择”标志一栏双击或单击“全选”
，选中需要冻结或解冻
的记录，显示“
Y
”
;
④
单击【冻结】
，则“库存冻结”一栏显示“
Y
”
，表示该批次存货已冻结。
提示：
?
只要打上冻结标志，
就不能再对此批次进行入库和出库操作；
可进行盘点，
但冻结
的批次盘点单不能生成其他出入库单。
⑤
单击【解冻】
，则取消“库存冻结”栏标志，表示该批次存货已解冻。
5
．
2
．
4
批次管理相关账簿查询
1
．
批次台账
批次台账用于查询批次管理
的存货在各仓库各月份各批次的收发存明细情况，按批号
+
存货
（或批号
+
存货
+
自由项）设置账页的，即一个批号一个存货一个自由项为一个账页。
菜单路径：库存管理“账表”
|
“批次账”
|
“批次台账”
。
2
．
批次汇总表
批次汇总表用于查询库存
各存货各批次的出入库和结存情况，
可对各批次进行详细的跟
踪
。
菜单路径：库存管理“账表”
|<
/p>
“批次账”
|
“批次汇总表”
。
5
．
3
保质期管理
5
．
3
．
1
保质期管理的意义
在医药、
食品等众多行业中，
企业必然需要了解：
有哪些
存货已经到期？又有哪些存货
即将到期？销售发货时能否优先考虑即将到期的存货？针对
这种需求，
用友
ERP-U8
供应链<
/p>
管理提供了“保质期管理”功能。
保质
期管理涉及供应链管理系统中的库存管理、销售管理两个模块。