商务信函初次建立联系

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商务信函初次建立联系

篇一：题：英语商务信函实例：如何初次建立联系

题：

英语 商务信函实例：

如何初次建立联系

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（

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）

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篇二：商务信函的格式和范文

商务信函的格式和范文

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商务信 函属于商务礼仪文书范畴，是指企业与企业之间，

在各种商务场合或商务往来过程中所使 用的简便书信。其主

要作用是在商务活动中用来建立经贸关系、传递商务信息、

联系商务事宜、沟通和洽商产销；询问和答复问题、处理具

体交易事项。

其种类包括联系函、

推销函、

订购函、

确认函、

索赔函等多种。

文种特性

〔一）语气口语性

每一封商务信函的往来都是不同的企业之间或者企业

领导者彼此之间的一种情感交流。人都是感性的，所以商务

信函更多地体 现了感性的一面。而不是人们想象的商务信函

应该用一种特殊的“生意腔”

，信函读起来使人感到非常热

情、友好，就像朋友之间的谈话那样简单、自然 、人性化。

无论是歉意的道歉函，还是善意的劝说函，或者购买函，完

< br>全可以通过信函中的语气、语调来表现。

（二）内容直接性

企业每天都要阅读大量信函文件。 商务信函不需要用华

丽的词句。所以，商务信函要写得简明扼要，短小精悍，切

中要点。用简洁朴实的语言来写信函，使信函读起来简单、

清楚、容易理 解。当涉及数据或者具体的信息时，如时间、

地点、价格、货号，等等，要用语精确，使 交流的内容更加

清楚，这更有助于加快商务活动的进程。

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（三）态度真诚性

商务信函要能够充分体现真诚、礼貌。不管说什么，都

要带着诚意去说。把写好的商务信函拿起来读一遍，确保如

果此时对方 正在电话中与你通话，他一定能够感受到你的自

然、真诚和礼貌。这里所说的礼貌，并不 是简单用一些礼貌

用语，而是体现了一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境

（四）主旨单一性

商务信函具有纯粹的业务性，一般要求专文专事，内容

集中单一，围绕公务，突出主旨。

（五）格式规范性

商务信函结构类似于一般的书信， 有称呼、有正文、有

署名。外贸商务函、电的写作则必须依照国际惯例，用英语

或对方国家所使用的语言书写，在文法和书写格式上也要符

合对方的语言 规范和习惯。

（六）地位平等性

商务信函是两个平等法人之间的往来文书，反映双方平

等、互惠互利的关系。商务信函的写作应相互尊重，以礼相

待。

（七）要求时限性

商务信函是在商务活动的每个环节中形成的，每封信函

都是一定时限内的双方意愿的明确表达。因此，接收对方的

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信函后必须及时回复。目前，信函的传递越来越多地使用图< /p>

文传真、

电子邮件等快速传递形式，

以适 应这一特点的需要。

商务信函一般由三部分组成：信头、正文、信尾。

（一）信头

信头即信函的开头，

由发信人名称及 地址、

标题、

函号、

称谓、收信人地址 和单位等组成。

1

发信人名称及地址

发信人名称及地址一般写明发信人 企业单位名称及详

细地址。还包括电话号码、电报挂号、专用电码、电传、传

2

．标题

作为商务信函，它与一般的普通信 件不同，只要不是企

业单位个人与个人之间的交流，商务信函一般可以有标题。

标题位置在信文首页卜方，居中书写，其内容是标明事由。

事由要求

概括出函件 的主旨、中心，使收信人通过标题就对信文

的主要内容有大致的了解。常见的商务信函标 题有以下两种

形式：

(1)

由事由加文种名称“函”构成 ，如“关于要求承付

打印机货款的函”

、

“推销函”

、

“订购函”

、

“索赔函”等。

(2

）先写“事由”二字，加冒号提示，然后直接标写该

信函的内容，如“事由：机动车索赔”

。

3< /p>

函号

函号即编号，分为对方编号和己方编号。在外贸业务信

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函的信头上注明编号，可保证信函便于管理和查阅。

函号位置一般出现在标题右下方或 信头的左上方。常见

的有两种形式：

一是仿效行政公文发文字号 的格式，

采用

“

x

函〔

xxxx

〕

x

号”或（

xxxx)

“函第

x

号”的形式；二是采用

直接编号的形式，如“第

x

号”

。

4

称谓

称谓是对收信人或收信单位的称呼，一般写受文者的尊

称，这是商务信函必须的一项。其位置一般在标题或函号的

左下方，单 独占行，顶格书写，后面用冒号。书写时有以下

两种称谓：

(1)

泛 指尊称。

“尊敬的”后加称谓并加冒号，如“尊敬

的先生”

、

“尊敬的女士”等。尊称中可以使用职务，如“尊

敬的办公室主任”

、

“尊敬的财务部部长”