过来人告诉你写邮件的九点经验

过来人告诉你写邮件的九点经验

邮件每个人每天都写，但天天写也 不等于会写。过来人告诉你一些关于写邮件的经验。

发出去的邮件，泼出去的水

在数字时代，邮件就是所谓的“白底黑字”

。随便一张截图，你的邮件 就成了长微博。很多

“坏事儿”的邮件，虽然来自一时脑热，却成了全世界的把柄，跟随 一辈子。

就算你有天大的不满，< /p>

哪怕去跟人在会议室里大吵一架，

也不要随随便便发出一封怒气冲 冲

的邮件。

不要相信有些企业邮箱提供的“撤回”功能。很多人自以为已经撤回的邮件，

在三秒钟 之前

其实已经被推送到了那些黑莓用户的手机里。

如果你使用

Gmail

，建议开启一个名叫“

Undo

”的功能。它和锤子 手机一样，会延迟五秒

钟发出你的邮件。

这是天底下除了破解对 方邮箱进去删邮件之外，

唯一有用的

“撤回”

< br>方法。

写新邮件的最佳顺序

写新邮件的最佳顺序应该是：附件、正文、标题、收件人。

这种顺序使你有足够的时间来弥补邮件的疏漏，比如忘加附件 、没写标题。

不要把文字变成图片

这种做法并不能增加任何有用的信息，却带来了许多坏处：

首先，

大部分人的审美水平不如专业 的设计人员，

这就导致了很多红底黑字或红底黄字、

配

合密布着锯齿的“魏碑”或“隶书”字体的邮件，非常难以阅读。但发信人还往往觉得这样

很喜庆，营造了一种祥和的氛围。

其次，越来越多的人在手机上读邮件，这会让对方看邮件的时间成本和流量成本大大提升。

我曾经收到过一封总字数不过

500

字的通知邮件，但对方做成了五张总计

2

MB

的

PNG

图片，令正在开车的我苦不堪言。

还有，

图片上的文字是不可搜索的，

这 意味着你的这封邮件在日后被找到的可能性大大降低。

我目前还没有发现任何邮件客户端 或网页版内置了

Evernote

那样的图片文字自动识别功

能。

用对方的语言和思维方式

你不能要求他人对你的工作了如指掌，也不能假定自己对其他部门的业务知根知底。

比如营销部门在和运营部门打交道的时候，

就应该把广告上那些冠冕堂皇的表达方式分解成

运营部门所能够理解 并执行的业务指标，

少提

“最近的增长情况”

< br>之类模糊的概念，

多用

“过

去< /p>

15

个月中

A

分类下

B

属性等于

C

的商品的销售量（而非销售金额）逐月占比”

。

从人情世故上说，< /p>

这样的邮件也能够让对方产生

“这人比其他那些瞎指挥的家伙强点 儿”

的

印象。沟通起来也顺畅。

多用点，少用面

通俗易懂的邮件，多是分好了点，一二三四五，言简意赅。而 且点和点之间没有重复，逻辑

清楚。

更好的邮件，

是把复杂的事情分成几个大块，

< br>每块下面几个小点，

以重要性和紧急程度排序，

把不可泄 漏的重点用黄底标出，层次清楚，皆大欢喜。

多说事实，少说道理

这是很难做到的一点。而且这也是外国人做得比中国人做得普遍要好的一点。

比如你在针对一个逾期项目发出邮件的时候，

最好的方法是问人什么时候能做好，

其次的方

法是说这 个项目逾期了，

最差的方法是说

“你们技术部门能不能不要三天 打鱼两天晒网这么

简单的需求都做不出来”

。

< br>

可能技术部门是有来自比你的需求更重要的需求需要 紧急处理？也有可能负责你的需求的

工程师家里出了一些意外需要临时请假？还有可能是 你的需求邮件其实因为垃圾的企业邮

箱系统被搞丢了？

在邮件中施以“诛心之论”不但容易伤了和气，也往往会让发 件人陷入巨大的被动之中。