-
最强悍外贸开发信！！！
2013-05-10
很多
sales
朋友常常抱怨，开发信效果很差，
100
封里面好几十封退信，剩下的
就是石沉大海，难得有一个
老外回一句“No,
thanks.”就可以让你激动半天。
其实大家有没有想过，
这
样的做法会严重挫伤自己的积极性。
可以试想一
下，当你一天坐
在电脑面前
12
个小时，从
googl
e
和各种黄页搜索到客人信息，
一封一封开发信发出去，晚上满
脸疲惫的回家，等第二天满怀希望上班的时候，
邮箱里爆满各种各样的退信，你是什么感
受？
我以前也是做业务
的，当年大学毕业后从业务助理、跟单做起，后来做
sales
和
sales manager
，
PA
to director
，一直到现在做
buyer
，中间换了几
份工作，
也经历过大部分朋友所经历
的各种问题。
我当时也有这么一段时间，
没
日没夜地发推销信，找新客人，无休止地报价，但效果甚微。
< br>后来跟很多不同的客人熟识了以后，
私底下聊起才发现，
当初的开发信写的是大
大有问题的。
很多老外也是做
sales
的，
也会写开发信，
< br>为什么成交率比我们高
很多？即使不说成交率，回复率也大大高过我们？
很多刚毕业的朋友们都是学国贸
专业出来的，一般都学过外贸函电这门
课，
老师们反复教你们怎
么写商务信函，
怎么回询盘等等，
其实这些教材几乎都
是学院派人士编的，
不是老掉牙过时的东西，
就
是和现实基本脱节的。
很多老师
一辈子都呆在学校里，
连外贸都没做过，
你怎么能指望从他们这里学到写商务信
函的精髓？真正的好的
email
，必须要模仿老外的
行文方式，尤其是英语为母语
的客人！即使你的邮件写得四平八稳，语法精到，整篇下来
没有任何错误，在大
学里可以拿满分作文了，可客人收到以后，还是怎么看怎么别扭。我
觉得，你给
客人写邮件的时候，
必须要忘记中国人的行文和思维
方式，
要按欧美人的习惯去
思考问题和写邮件，
时间，
然后从
inbox
拉到相应的子目录里。
换句话说，
只要
客人的邮箱地址是对
的，也是你要找的
right pers
on
，你的开发信只能停留在他眼前
2-3
秒，就是
决定命运的时刻了。这种情况下，试问你敢不敢把邮件写得很长？
2
）没有明确的主题。一个不明
确的主题，会让客人根本没兴趣去打开陌
生人的邮件。
这个就需
要经验了，
内容要言简意赅，
直接吸引客人通过主题去点
开邮件，
目的就达到了。
至于他看了以后有没
有反应，
就要看实际情况和你内容
的功力了。有些人写邮件会这
样设置主题：
“we
are the
manufacturer of
lights”，又或者“need
cooperation”，或
者“Guangdong
*** trading company
ltd”，或者
“price
list for lights-Guangdong *** trading company
ltd”等等，
ABC inc
代表了客人的公司名，你在写给他的主题上首先加上他公司名，表示
对他们公司的尊重；
Home Depot vendor-solar ligh
t
明确表示你是北美第二大
零售商
Ho
me Depot
太阳能灯供应商，既表明了实力，也勾起他的兴趣；最后的
DEF Co., Ltd.
代表自己公司。这样一来，假设你找对了人，
这个正是
ABC
公司
太阳能灯的
buyer
，又或者是他的某一个主管，突然某一天收到这么一个主题
的
邮件，哇，
home depot
的供应商找上来了，太棒了，应该看看是不是有合作机
会，
是不
是比原有供应商更好？他打开邮件的概率会非常非常大！
再说了，
这个
主题设置的还有一个好处，就是客人即使暂时不回你邮件，只是放在收件箱里，<
/p>
但是将来某一天他突然想让你报报价，
很容易就能找到这封邮件！
只要关键词输
入
home
depot
，保证一下子就找到。
3
）长篇大论的公司或工厂介绍。
这样才能让客人把你当成同类。
到那一天，
你随便写一封邮件，
当大部
分人都看不出这封邮件出自一个中
国人之手，你就出师了！
我先列举一些大部分朋友写
email
时常范的错误，大家可以看看，对比一
下自己，其中
的几条是自己也会有的？接下来再讨论开发信怎么写。呵呵。
1
）邮件写得过长。客人的时间很宝贵，每天要收到数百封邮件，你想想，
一个不认识的人发了一封又长又臭的邮件给你，英语表述又不好，还加了好几
M
的附件，
你会不会认真去看？而且很多老外的时间观念很强，
每天都有几块固定
的时间用来处理
em
ail
，很多长篇大论的邮件，只要不是他的熟人发的，一般会
被直接删除，或者是把你的地址设为垃圾邮件。
我问过很多西欧客人，他们一般处理每一封邮件的时间是
2-3
秒，
也就是大致扫一眼，重要的邮件，一般马上仔细阅读并回复
，不是太重要的，会
在
outlook
里标注上要处理的具体
可以这样写：
We supply solar lights
for Home Depot with high quality and
competit
ive price. Hope to cooperate
with you!
简单一点，
一两句话点到重点，
调起老外的胃口，
让他反过来问你
各种问题，
你的目的就达到了。
做业务久了你就发现，
很少有客人每封邮件长篇
大论的
，即使有，也是极少数的特例，或者是要确认一些细节之类的。
4
）爱炫耀英文水平。以前有个助理，英语八级
，刚毕业的学生，要她给
老外写
email
，总是喜欢把文字写得很出彩，各种语法从句层出不穷，还喜欢用
冷僻词，
让人理解都需要老半天。
如果是英语为母语的客人或者德国、
北欧这些
英语很棒的客人还好一点，
如果你写给韩
国人日本人中东人法国人，
那就要他们
老命了，看一封邮件还得
用上字典或翻译工具，还是半懂不懂，
一看就知道是推销信
。当你一个礼拜就收到一封推销信，你可能会有兴趣看看，
但是如果你一天收到
N
封推销信，
估计就会很厌烦，
直接删掉算是客气的了。
所
以如何把主题写好，
让客人知道这是封推销信，
还是要忍不住打开看看？就要根
据之际情况来判断了。
举个例子吧，假设我是做太阳能灯的公司
DEF Co. Lt
d
，目前公司
最大的客人是美国的
Ho
me Depot
，尽管可能是通过贸易商做的，不是直接合作，
但是完全可以当作一个开发新客人的筹码！如果我要写一封开发信给美国的
ABC i
nc
（这个名字是我编的），我从
google
上了解了一些这个公司的信息，知
道他们是美国的进口商，
有做太阳能灯系列，
希望能试着开发这个客人，
我一般
会这样写主题，
“Re:
ABC
inc/Home Depot vendor-solar light/DEF Co.,
Ltd.”
其中，
你说客人会对你印象好么？
丘吉尔讲过一句话，
具体的内容我忘了，
大致的意思是，
真正的高
手，
你要把
最复杂的东西用最简单的文字表达出来，
全部用最简单的句子，
最简
单的词汇，让小学生都能看懂。
其实把简单的东西复杂化很容易，把复杂的东西简单化就不容易
了，
需要多学多模仿客人的邮件，
用最简单的词汇来表达你要表
达的东西。
外贸
函电的精髓就是，
“简
单简单再简单”，
能用一个词表达的绝对不用两个词或短
语，能
用一句话写清楚的，绝对不写两句。谁能用最少的句子表达同样的意思，
那就是最厉害的
！
举个例子
吧，我以前招助理的时候，会考他们的
email
水平，我把<
/p>
中文意思告诉他们，
然后让他们用英文来模拟一封邮件。
内容很简单，
写一封邮
件告诉客人
Mike
，
上次收到的样品已经寄给工厂了，
但工厂说材料不是
ABS
，
< br>而
是
PP
，价格他们需要重新核
算，但近期内原材料涨价，
希望您能尽快确认，我们好采购原材料并安排生产。
第一个应聘者是这样写的：
Dear Mike,
This
is Jenny from EDF Co. Ltd. We're so pleased to
receive your sam
ples. I already sent
them to our factory last week, and was
informed
the real material is PP, not
ABS as you mentioned last time. What's
the matter?
I'll give
you reply as soon as we get the offer from the
factory. It
will take several days.
Please be more
我现在做
buyer
，也会收到工厂和贸易公司的推销信。贸易公司还稍微好一点，
很多
工厂的业务员，
开发信实在写得不咋地，
简直可以说是惨不忍睹
，
既浪费客
人时间，
也浪费自己时间。
我经常会收到类似的邮件：
“我们是某某照明灯具厂，
地处美丽的长江三角洲东南，
交通便利，
风景优
美，
离上海和杭州仅仅
2
小时车
程，
我们公司成立于
2002
年，
具有丰富的太阳能灯生产和开发经验，
享誉全球，
我们工厂获得
ISO9001
：
2000
质量体系，严格按照
5S
管理，真诚欢迎您来我厂
参观拜访，
希望和您建立
起长久的业务关系，
我们以真诚和服务赢得客户??”
诸如此类
的话，客人会看得很不耐烦，即使你是一个很好的公司或很好的工厂，
第一次就收到这样
一封邮件，任谁都会感到厌烦的。
有朋友会反问，
那是不是完全不写呢？我的回答是，
也不一定，
要
看具体情况。
如果你的公司有突出的优势，
可以写，
但是最好一笔带过就可
以了。
patient. But they also
told me, the raw material increased these
day
s. Could you please confirm the
price quickly after you get it? We'l
l
purchase the raw material and do the production
immediately!
Looking
forward to your reply. Thank you!
Best regards,
Jenny
这封邮件写
得好么？老实说还可以，虽然主动语态和人称多了点，
但是内容都点到了，表达也算通顺
，用的词汇也都是挺简单的，不难懂。但是不
是有点啰嗦？如果能简单一点，是不是更好
？我们看看第二位应聘者写的
email
：
Dear Mike,
asap.
Thank you in advance!
Kind regards,
Tommy
这封呢？我个人觉得比上一封号一点，毕竟主动和被动语态结合，
“We”只出现了一次，不算太枯燥。内容也稍微简单了一点，点到位了。最重要
的是
，他把
purchase the raw material
去掉了，直接用
“We'll
do the
production
asap.”这样更简洁，
毕竟你要
生产，
能不采购原
材料么？所以这是废话。缺点是，我个人感觉
还是啰嗦了一点。
我会这样写：
Hi Mike,
Samples
received and already passed to vendor. The
material was PP,
not ABS. Offer sheet
is preparing and will be sent to
How are you?
We received your all samples. The
factory checked the details, and f
ound
the material was PP, not ABS as you told.
Please give them some more
time to re-check the price, because the
m
aterial is different from the past
orders. However, the material was
increased very quickly! Therefore, please kindly
place the order so
on if the price is ok
for you! We'll do production
you
soon.
By the way, raw
material increased these days, pls make a
decision q
uickly to go ahead after
price confirmed. We'll arrange the mass
pro
duction asap.
Thanks and best regards,
C
几句话点到
主题，表达清楚就可以了。能用一句话表达的，千万不
写两句，省掉一切能省的废话。写
完以后其实可以读一遍，看哪句话可以删掉，
哪句话可以换一种表达方式，
少用第一人称，
多用被动语态！
等到你重新检查的<
/p>
时候，发现已经简单的不能再简单，没词可以删了，那就点“发送”吧
~~
只要做到“简洁”、“清楚”、“准确”，这就是一封好的
email
了。
5
）喜欢用奇奇怪怪的字体。
很多
人为了追求醒目，总喜欢用很夸张的字体，颜色，甚至放大，加粗，再用斜
体等等，
其实一眼看上去会让人很不舒服。
经常跟老外写
的人会发现，
客
人很少
会用奇怪的字体或者粗体，
甚至全部大写来写邮件，
除了少数的
尼日利亚、
非洲客人，我还真没遇到过别的。欧美人一般比较常用的字体就是以下几种：
Arial
，
Verdana
，
Calibri
，
T
imes new roman
，也有一些用
Tahoma
字体的，
但相对少一点。一部分台湾和香港客人会用
PMingLiU
这种字体。至于颜色，一
般都是
黑色或者蓝色，别在一封邮件里出现多种奇奇挂怪的颜色，像彩虹一样，
看着不舒服。<
/p>
一般客人在邮件
里特别加粗，
或者大写，
或者用红色标注的，
< br>肯定是
特别强调的东西。比如有个客人的邮件如下：
Dear C,
Please help to send the samples to my
HK office
BEFORE THIS WEEKEND.
Thanks.
Rio
这就很明显了，
客人用大写的目的是为了提醒并强调，
必须要周末
前寄出！可能这封邮件很简单，你不太容易忽视，但是如果一
封很长的邮件，里
面详细确认各种规格的时候，
突然加了一句要
你周末前寄样品，
是很容易被忽略
的。
6
）主动语态用得太多。英文信函中，如果你仔细
琢磨老外的行文方式，
很少会充满
We
，
I
之类的人称的。相反要多用被动语态。
比如说，我们明天会寄你样品。中国人喜欢说
We'll
send you the samples tomorrow.
这句话没错，语
法正确，意思清楚，
但是老外就不喜欢这样说。他们通常会这样写：
Samples will be sent to you tomorrow.
用得是被动语态，人称就没有了。
7
）经常会问一些毫无意义的话。
比如
Do you want our products<
/p>
？这句话被我列为最傻疑问句排行榜第一名。
如果客人说
No
，你怎么回复？那就没下文了哦。而且本身你是去推销的，你希
望客人感兴趣，
你要引起客人的兴趣。
但是
这句话就大煞风景，
等于一下子就把
客人逼到了绝路上，一定要
说是或者否。
还有诸如
Do you interested in our
products? Are you sourcing for *****? How
i
s your business recently? Would you
like to cooperate with us?
这些
都是毫无意义的话。
开发信还是要直接一点，告诉客人你是
谁，你做什么，你的优势在
那里。只要清楚表述出这
3
点，就完全足够了。其他的东西可以以后慢慢谈。
8
）喜欢用附件和图片。
没法全部在邮件里写清楚的时候，那就只能用
word
< br>或
excel
做报价单了，但是
最好在完成的时候用
acrobat
生成
pdf
格式，
这样就不容易改。
因为
很多老外比
较懒，你辛辛苦苦花了大半天时间做个完整的报价单给他，他只要删掉其中<
/p>
price
这栏，就会把它转给别的供应商报价。
9
）
喜欢插
入
URL
链接。
很多朋友在写开发信的
时候，
总是会在内容里加
上自己公司的网址，
< br>或者在签名的下面加上链接，
这样做，
同样有很大的概率
被
服务器拦截掉的！
最好在客人回复后，
第二次给他写邮件的时候插入这些就没问
题了。
10
）语气过于生硬。其实邮件本身是比较死板
的，在电脑面前阅读那些
冰冷的字眼，和面对面的交谈或者电话沟通是完全不一样的。看
一句话
“Pls
give me reply
today.”
这句话如果面对面
讲，
客人不会觉得有什么问
题，会很高兴说
ok
，或者
no
problem
；如果电话里说，
附件和图片并不是不好，但是第一次发开发信的时候如果有附件或者插入了图
片，
很容易被国外的服务器拦截的。
很多人喜欢第一次联系客人的时候就使
用报
价单，或者打包很多产品图片，或者发电子样本给客人，这样的成功率并不高，
不是被默认为垃圾邮件，
就是直接被客人删了。
只有一种情况除外，
当你收到一
个新客人的询价的时候，那
你回复的时候，就可以插入报价单或者图片了。
第一次联系客人的时候最好全文本，不要出现任何的图片和附件。
即使收到客人询价后第一次报价，如果不是客
人指定，尽量避免用
excel
或
wo
rd
附件，最好是直接在邮件里写明。我一般会这样写：
Item: Solar lantern with
soft handle
Model No.:
HBC-294847/KT
Description:.............
....(
把详细的规格写清楚
)
Packag
也不会有大问题；但如果放在邮件里，是不是
略微生硬了一点点呢？如果改成
用的是疑问句，加上
could, help
这样的字眼显得十分委婉，
但是又明确表达了你希望今天得到答复
的准确意愿。这样不是更好么？
所以
这样
的话在邮件来往中是很普遍的。
除非你和
客人已经非常熟了，
偶尔客套一下即可，
平常就可以不需要了。
所以在我看来，
新手最容易犯的就是以上的
10
个错误，
当然也不排除一些
老
业务员也有有
1-2
个问题。朋友们可以自己对照一下，看这<
/p>
10
个错误中，有
哪些是自己会经常犯的
，
或者是没有意识到的。
如果某个朋友看了后发现自己一
个问题都不会有，那恭喜您了，这篇帖子不适合您，
e: color box
MOQ: 1,000pcs
Pcs/ctn: 20pcs/ctn
Ctn size:
50*40*60cm
GW/NW: 20kg/18kg
Q'ty/20': ....pcs; Q'ty/40': ...pcs
Loading port: Shenzhen
Payment terms: T/T, L/C, D/P, etc.
Valid time: 60 days
FOB
Shenzhen: USD2.39/pc
CIF Valencia:
USD2.45/pc
以上是我随便写的，
只是想说明一点，
报价单少用，
尽量用文字描述清楚，
然后在附件里添加一张
5
00K
以下的清楚图片就可以了。这样做的好处是，避免
很多懒
的客人不去点开附件的
word
或
ex
cel
报价单。其次防止客人把你的报价
单随便转给别人套价格
。如果客人要你报很多款产品，
但是也请您有空的话在这里
多指点一下大家，让各位朋友也包括我多学习学习。
这些只是我个人的一点点经验，自然
希望大家的指正。
呵
呵，坦白说，我以前的
email
写得并不好，后来有个比较热
心的老外
指点过我一些，
然后我开始有意识地去模仿他们的行文
方式和遣词用句，
尽管还
是有这样那样的缺点，
但比一开始已经好很多了。
不怕大家笑话，
我把我刚工
作
的时候写的开发信给大家看看：
Dear Katherine:
This is C from DEF Co. Ltd. in
Shenzhen. Very glad to write to you
h
ere! It's my pleasure to be on service
of you if possible!
Firstly, let me introduce my company
in short. We're ...........
items
meet your interest. If so, I'll be happy to send
you samples f
or evaluation! We
sincerely hope to establish business relationship
with your esteemed company! And I also
hope to be your friend in pri
vate!
If any questions, please
contact me freely! Thank you!
Looking forward to your early reply!
Yours sincerely,
C
DEF Co. Ltd.
****Road, ***city, ***province, China
Tel: ***
Fax:
***
Email: ***
Website: ***
-
-
-
-
-
-
-
-
-
上一篇：海运附加费英文及缩写
下一篇：常见职位职业名称翻译大比拼