外部会议制度

机房出入审批管理制度

外部会议制度

一、展会

1

、年度计划

每年年度总结时，

由营销部会同企划部编制下一年度展会年度计划，

< br>并初步

安排每一次展会的人员、物资和经费预算，呈送董事长和顾问。

2

、展会筹备

2.1

启动

每次展 会，

由营销副总会同企划部牵头，

提前两个月准备，

确定主要成员，

启动参展各项准 备工作，

并制定详细的参展方案，

内容包括人员、

展品、后勤、费用、日程、流程、接待、招待、参观、车辆、礼品、晚宴、总结

等。报请营销总经理，顾问或董事长审批。

2.2

展位

展位由营销副总和企划部确认落实，

获取参展手册、

位置图、< /p>

平面图等相关

资料。

2.3

设计搭建

展位设计由营销副总安排企划部自行设计搭建或委托设计公司，委托设计

的，须呈报 效果图，定稿后签订搭建合同，并详列用料清单。

2.4

人员安排

行政人员——前台接待、后勤支持、现场协调

由营销部副总排定参展的总部行政人员，并确定岗位位置和具体的工作内

容。

业务人员——客户接待、产品介绍、签约洽谈等

原则上每次展会仅省区经理参加，

特别通知的除外。

展会前应进行培训、

动

员，展会时应进行早晚集合、客户接待、 产品介绍、签约洽谈、陪同参观、招待

安排等，展会后进行总结汇报。

< br>

技术人员——产品讲解、签约

由营销部副总排定讲解人员、

签约人员等进行技术支持，

并排 定岗位位置和

具体的工作内容。

布展人员——布展

由营销部副总和企 划部安排人员提前到展，协调搭建、布展、食宿等事宜。

人员至少应包括设计、安装、讲 解、后勤等。

2.5

展品安排

由营销部副总安排培训部、技术支持部和生产车间等部门协同，确定展品、

展品运输 、位置摆放、收回等事宜。

2.6

展会后勤

后勤包括展会期间公司人员和关联公司人员住宿、

交通及路线、

工作餐安排，

相关领导和代理商住宿、

招待、

车辆预订安排，

费用借支登记，

收入登记和保管，< /p>

参观接待联络，纪念礼品安排等。

2.7

费用预算和收入

页脚内容

7

机房出入审批管理制度< /p>

费用是指展会期间发生的与展会相关的费用，

包括展位相关费用、

设计搭建

费用、展品运输费用、公司人员食宿交通费用（包括关 联公司展会支持人员，不

包括业务人员往返业务所在地的费用）

、车辆费用、客户接待费用（食宿行参观

等）

、宣传费用（宣传 资料等）

、办公费用（现场办公用品等）

、礼品费用、晚宴

费用等。

展会期间的收入，由展会后勤统 一保管，可以坐支，展会后经营销总经理，

顾问或董事长审批后，报财务入账冲销。

2.8

日程安排

根据展会举办地，

统一安排参展人员的展会筹备、

布展、

到展、

参展、

撤展、

总结汇报、费用决算等时间，根据工作内容安排参展人员工作日程和应急措施；