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181
Unit 19
Replacing Merchandise
Introduction
Ⅰ．
The following outlines are
recommended in writing a letter
requesting for
replacement
：
1
．
A positive
opening
—
Point out the
problem of the consignment
and
state
the
request
after
providing
the
reader
with
the
exact
date on
which the delivery is taken.
2
．
Detailed
explanation
—
Explain
details
of
the
problem
and
the
inconvenience it has caused.
3
．
A
positive
close
—
Close
the
letter
with
an
expression
of
appreciation to the reader for his
immediate action to be taken.
Ⅱ．
Main factors resulting in
a claim for replacements
：
Many factors may result in
replacements
，
the most
striking among
which are wrong delivery
and inferior quality.
Chinese Versions of the Texts
Sample Letter
Ⅰ
敬启者：
我们如期收到了经“希望”号货轮运抵青岛的货物和文件。
182
外贸英语函电教师参考书资料
我们对于你方对我方定单的及时兑付不胜感激，除了第
1002
箱中的货物外，一切看起来都准确无误，状态良好。
不幸的是，
当我们打开该箱时，
我们发现箱内货物的质量远
不如其他各箱。
我们确实
希望这个错误是由于粗心装载所致，
毫
无故意成分。
由于我们需要把所订货物完整地交付我方客户，
我们请求贵
方立即将换货发来，并望你方真诚致歉。
同时，该箱货物现存我处，如何处理，敬候贵方明示。
谨
上
Sample Letter
Ⅱ
敬启者：
我们遗憾地提请贵方注意有关与我方第
328/44
号订单上的
8500
袋水泥的严重不符之处。贵方
代理陈先生曾明确声称所提
供的水泥是不渗水的。
然而我方的化
验师却认为这种水泥根本无
法使用。还须指出，我方曾明确告知陈先生这种水泥的用途。
贵方知道，
我方完全可以据此而撤消
合同，
但考虑到我们双
方的长期良好关系，
我方实不愿采取这种严厉的做法。
然而我们
希望尽早得到你
们的换货。
谨
上
Sample Letter
Ⅲ
敬启者：
贵公司
8
月
12
日的来函收悉。感谢您寄
来不良货品之样品
以供检验。
我们已经把这些货品送进工厂鉴定
，
证实是由于疏忽
而将错误的货品装入您的货箱。
Unit 19
Replacing Merchandise
183
我们已经将您对品质极感失望之意反映给工厂，
他们表示了
极大的歉意，此外，本公司立即就安排发运了用于更换的货
品。
并且，我们保证此次所运皆为品质良好的货品。
贵公司如欲以任何合理价格处理此不良货品，
得到您的同意
后，
我们将寄上差额贷项清单。
对于此事给您带来的
不便，
我们
深感抱歉，
并愿采取一切可
能的措施，
以免将来再犯同样的错误。
谨
上
New Words &
Expressions
1
．
do
with
应付，处理
We
don't know what to do with your claim for
replacements.
我们不知如何解决你们提出的换货投诉。
The businessman did not know what to do
with himself in that case.
该商人在此种情况下不知所措。
The whole lot is quite useless to our
users .We would like to know
what you
want us to do with the goods.
整批货物对我方用户完
全
无用，请告知应该如何处理。
2
．
analyst
n.
分析者，分析人员
e
分析
is
分析
analysis
certificate
化验证书，分析证书
analysis list
分析单
ical
分析性的
analytical document
分析性文件
analytical
presentation
分析性报表
184
外贸英语函电教师参考书资料
3
．
intend
v.
打算，计划
We don't
intend to transfer the
responsibility.
我们不想推卸责任。
4
．
definitely
adv.
一定地，无疑地
Definitely
，
this
is due to the mistake of your loading staff.
这一定是由于你们装卸人员的错误所致。
5
．
instead of
代替
We wonder
whether you could use Type B instead of Type C.
我们很想知道你们能否用
B
型代替
C
型使用。
We
prefer
to
ship
whatever
is
ready
instead
of
waiting
for
the
completion of the entire lot.
我们宁可随便装点什么而不等整批货
备妥。
6
．
forwarding
agents
运输代理
forwarding order
托运单
forwarder n.
运输商
7
．
accordingly adv
.
照着
(
办、做
)
，相应地
We must
make clear the actual conditions and arrange
accordingly.
我们必须了解具体情况，以做出相应安排。
Our contract stipulates that the goods
should be packed in seaworthy
packing
，
so you
must act accordingly.
我们的合同规定，货物的包
装应适合海上运输，你们必须按此办理。
8
．
document
n.
文件，文书
document
for claim
索赔文件
document bill
跟单票据
documentary
adj.
有关文件的
9
．
be obliged to
感激
We are much
obliged to you for your prompt delivery.
贵方及时交
货，我方感激不尽。
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