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篇一：英文电子邮件格式及范文
<
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英文电子邮件的基本要素是主题、称谓、正文、结尾用语及署名。
电子邮件最重要的部分是主题，假设我们都是很忙的人，在打
开邮箱阅读邮件时，第一眼
看到的就是邮件的主题。
所以，
主题应当做到言简意赅并突出邮件重要性。
英文邮件的主题
需要注意不超过
35
个字母，
< br>将位于句首的单词和专有名词首字母大写。
比如：
Som
e questions
about C++.
在比较正式的
格式中，需要把每个单词的首字母大写（介词、冠词除外）
。
称谓如果是第一次给对方写信，
那么
称谓最好用
“
Dear+
全名”
，
这样会让人感觉比较正式。
如果对方以非正
式口吻来信，我们也可以类似非正式地回复。比如：
“
Hell
o/Hi
Lillian
”
。在
实际通信中可能遇到不知道对方姓名，可以用“
Dear+
对方头衔”
，如“
Dear Presiden
t
”
，或
者“
Dear+Sir/Madam
”形式。英国人习惯在称呼后加“，
”
，美国人习惯在称谓后加“：
”
，有
时也可以不加任何标点，是具体情况而定。
在书写正文时，把最重要的事情写在正文最前面或者邮件内容
较长时写在第一段。为了让
收件人阅读邮件比较舒服，
我们需要
注意邮件正文结构的美感，
邮件段落最好控制在两三段
之内。如
果一封电子邮件涉及多个信息点，我们可以采用分条目的方法，如符号、小标题、
编号来
使得邮件想要表达的内容层次清晰。邮件内容应注意单词的拼写、大小写、
标点、语
法等。所谓以小见大。
结尾语在正文之后添加。
注意一般结尾语中只有第一个单词首字母大写而剩余单
词都小写，
此处与称呼不同。
一般电子邮件：
Sincerely,
Sincerely yours,
私人电子邮件：
Regards,
Best
wishes,
Best regards,
With best wishes,
Wish best regards,
Yours,
Cheers,
As ever,
With love,
Affectionately,
......
在正文最后需要署名
，可以写全名，也可以只写名字。需要辨明性别时可以在姓名后面注
明
< br>(Mr./Ms.)
。对于咱们中国人，为了区分姓和名，可以把我们的姓的字母
全部大写，例如
XIONG
Lillian.
如果写信人代表的是一个组织或部门，应在名字下一行写上自己的职位、所
属部
门。
邮件中常用词汇：
附件
attachment
I am attaching the
report.
我把报告放在了附件中
转发
forwardedI've
forwarded your e-mail to
Alice.
我已经将你的邮件转发给
Alice
保持联系
stay /keep in touch
对方告知决定
. Please let me know
your decision as soon as possible.
写信给别人时一般常用
How are you been
recently?
回复别人邮件时一般常用
I am happy to
receive your e-mail.
实用邮件举例：
工作求职
工作求职类的邮件大体分为申请职位、介绍自己、期待回复、表达谢意几个部分。
i.e.
Dear
Sir/Madam,
I am writing to
apply for the position of ...as posted in your
website.
Introduce
yourself...
Please find attached a copy
of my resume for your
review.
我的简历请见附件，作为参考。
或者：
Please
refer
to
my
attached
resume
for
a
summary
of
my
skills
and
experience.
I
am
looking forward to you.
Thank you very much for your time and
consideration. Yours sincerely,
Lillian Xiong
表达谢意
日常生活中经常会使用到表达谢意的邮件，在国外，参加完朋友邀请去的一次
party
，或者
接受了别人馈赠的礼物等情况下都需要写一封
thanks
letter
。而此类邮件也非常
好写，只要
能够表达自己对收件人的真挚的感激之情即可。
Dear Alice,
Thanks so much for the lovely dinner
last night. It was so thoughtful of you.I would
like to invite
both of you to my house
when you are available.
Best regards,
Lilian
咨询了解
咨询了解类邮件的目的是想要得到关于某人、
物的一些信息。
邮
件具体内容大致包含如下：
1
）告知对方你是如何得知其信息的，比如报纸、网站等。
2
）
说明自
己想要了解的东西，
当咨询信息较多时，
最好列举出来，
as
详细、
清晰
as possible.
3
）末尾用一句话结束总结这次咨询。
I am writing to request
information about sth.
I
would like to request a copy of sth.
最后表达希望时用语：
I look forward to
hearing form you
soon.
期待尽快收到您的回复。
英文电子邮件格式
Dear Mary,
This
is Tom.....
Look forward to
seeing you soon.
Best
regards,
Tom Yu
(
以上每一行
,
或者每个段落
,
都是左对齐的
)
一、主题
主题（
Subject
）框的内容应简明地概括信的内容，短的可以是一个单词，如
greetin
gs
；长
的可以是一个名词性短语，也可以是完整句，但长度一
般不超过
35
个字母。
YES
：
Supplier
training
NO
：
professional
trainees from sister company should abide by rule
of local company
（太长）
主题框的内容切忌含糊不清。
NO
：像
News about
the meeting
这样的表达，
YES
：应改为
Tomorrow's meeting canceled
。
一般来说，只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可。另外一种较为正规的格
式可将除了少于
5
个字母的介词、连接词或冠词之外
的每一个单词的首字母大写。
YES
：
New E-mail
Address
Notification
；
Detailed
calculation
NO
：
detailed
calculation
视信的内容是否重要，
还可以开头加上
URGENT
或者
FYI
（
For Your Information
，
供参考）
，
如：
URGENT
：
Submit
your report today!
二、称呼
1
、
E-mail
一般使用非正式的文
体，因此正文（
Body
）前的称呼（
Salutation
）通常无须使
用诸如
Dear
Mr.
John
之类
的表达。在同辈的亲朋好友或同事间可以直呼其名，但对长辈或
上级最好使用头衔加上姓
。
YES
：
Tommy
，或者
Mr. Smith
。
2
、称呼和正文之间，段落之间，正
文和信尾客套话之间一般空一行，开头无须空格。如：
Jimmy,
I
received your memo and will discuss it with Eric
on Wednesday.
Best,
David
3
、人家的名字千万不要错
,
老一
辈的看到名字错就干脆撵去垃圾桶
.
同样
,
头衔都不要错
.
头衔或学位
,
任择其一吧
.
以下是
一样的
: Howard E. Wyatt, Dr. Howard E.
Hyatt
4
、多过一个男人
,
用
Messrs,
就是
Misters
的意思
,
不过不要跟名字
,
跟姓就行啦
.
YES: Messrs. Smith,
Wyatt, and Fury
。
女人呢
?
YES
：
用
Mesdames,
Mmes., or Mses.
同样不
要跟名字
.
例子
: Mses. Farb, Lionel, and
Gray
。男女一齐呢
?
弄清楚称
呼就行
.
例如
: Dr. and
Mrs.
Harold
Wright
；
Mr.
Harold
Wright
and
Dr.
Margaret
Wright
；
Mr.
and
Mrs.
Harvey
Adams-Quinn
。
5
、有人有自己头衔就要跟紧
,
例如有人有荣誉学位就不喜欢用一般的头衔
,
有时大头不知道
对方头衔
,
干脆用
Ms.
算了
.
Ms. Sarah Gray
6
、职衔短可以一行过
,
长就下一行吧
.
例如
:
Ken Green, President
／
Ken Green
／
Vice President of
International Operations
NO
：
Ken Green
／
Vice President of Unicom
China
YES
：
Ken Green
／
Vice
President, Unicom China
7
、老外的名字有时有
Jr.
或
Sr.,
之前的逗点是随你喜欢的
,
以下都是正确
,
不要笑人
:
YES
：
Michael J.
Smith, Jr.
／
Michael J. Smith
Sr.
8
、用人家的名字总好过人
家的头衔称呼
.
如果没有名字
,
或者是很正规信的信件
,
可以考虑
这些：
Dear
Committee Member:
Dear
Meeting Planner:
Dear
Colleagues: To All Sales Reps:
To Whom It May Concern:
Dear Sir or Madam:
Dear Madam or Sir:
Dear Purchasing Agent:
如果是全公司：
YES
：
Gentlemen or Ladies: Ladies or
Gentlemen:
9
、有时见
到人家用冒号就说人家错
,
其实也未必啊
,
看
:
YES
：
Dear Mr.
Jones: (
非常正规
) Dear Joan:
Dear Jim, Jim,
(
非正规
)
三、结尾部分
A
、书信的结尾致意要留意
,
弄清大家的关系才选择用词
,
例子
:
1
、
Very Formal
非常正规的
(
例如给政府官员的
)
Respectfully yours, Yours respectfully,
2
、
Formal
正规的
(
例如客户公司之间啦
)
Very truly yours, Yours very truly,
Yours truly,
3
、
Less Formal
不太正规的
(
例如客户
)
Sincerely yours, Yours sincerely,
Sincerely, Cordially yours, Yours cordially,
Cordially,
4
、
Informal
非正规的
(
例如朋友
,
同事之类
)
Regards, Warm regards, With
kindest regards, With my best regards, My best,
Give my best to
Mary, Fondly, Thanks,
See you next week!
有时在
we, I, and
you
之间选择是很烦的事
--
如果
是公司代表联络生意之类
,
可以用
:
We will
reimburse you for these legal
expenses. Sinopec will reimburse you for these
legal expenses.
如
果单纯说你自己
,
可以用
: I found the
brochure very informative.
有时可以一起用啦
...: We are
pleased
to
offer
you
the
position
of
sales
director,
and
I
am
looking
forward
to
our
Tuesday
morning meeting.
那么
I
和<
/p>
you
呢
?
好烦
好烦
.
一般来说
,
收信人的利益比较重要
,
名义上都要这样想
.
给人尊重的
语气就一般不会错了
.
多用
you
有时会有隔阂的感
觉
.
You will be
pleased to learn that you have been selected to
serve on our advisory board. Your
prompt response will be appreciated.
(
好像欠你一样
)
I
am
pleased
that
our
board
has
selected
you
as
the
best
qualified
candidate
to
serve
on
our
advisory board. I hope
you
’
ll agree to serve.
(
这就友善多了
)
Your book was well written and
comprehensive. (
不用你来判断我呀
~~)
I
thoroughly
enjoyed
your
book
and
found
an
answer
to
every
one
of
my
questions
about
performance appraisals. (
客气一
点
,
人家受落
)
总之
,
语气
和宾词的运用得当能决定你的礼貌程度
.
< br>B
、
信
尾
客
套
话
（
C
omplimentary
close
）
通
常
也
很
简
明
。
常
常<
/p>
只
须
一
个
词
，
如
：
'Thanks'
，
'
Best'
，
'Cheers'
，
不
需
要
用
一
般
信
函
中
的
'Sinc
erely yours'
或
'Best
regards'
。
C
、签名：不要把
Mr., Ms.,
Mrs., Dr.
之类一起签
,
人家
会笑你的
...
签名也看信件的语气
.
给朋
友或公司
篇二：英语书信范文及格式详解
英文信分垂直式或齐头式和缩进式或锯齿式两种。
英文书信通常由下列五个部分组成
(
以缩进式为例
)
：
A
信头（
< br>Heading
）
信头包括写信人地址和写信日期，
通常写在信笺的右上角。
在比较熟识的朋友之间的通信，
写信人的地址常可略去。地址的写法通常是由
小到大
B
称呼（
Salutation
）
称呼指写信人对收信人的称呼，如
Dear
< br>Xiaojun
，写在信头的下方和信笺的左边。称呼一
般用
Dear?
或
My
dear?
开头，称呼后一般用逗号。
C
正文（
Body
）
这是书信的主体部分，即写信人要表达的内容。
D
结束语（
Complimentary
Close
）
它是书信结尾的恭维话，
相当于中文书信最后的
“祝好”<
/p>
“
致礼”
、
之类
的话语。
“
Best
wishes
”
,